Les factures aux États-Unis n'ont pas de format fédéral unique, et Everhour garde le temps facturable prêt pour une facturation client plus claire.
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| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Utilisez cette page pour préparer une facture pour un client aux États-Unis, une relation avec un contractant ou un flux de facturation de projet. Les factures ordinaires du secteur privé aux États-Unis sont principalement des documents de tenue de registres et de contrat. La Publication 583 de l'IRS répertorie les factures comme des documents justificatifs qui montrent les transactions commerciales ainsi que les montants et sources des recettes brutes, mais l'IRS ne prescrit pas un formulaire national unique de facture pour le secteur privé.
Une facture pratique doit tout de même inclure un nom de vendeur clair, le nom de l'acheteur, le numéro de facture, la date de facture, la date d'échéance du paiement, la description de chaque ligne, la quantité ou les heures, le prix unitaire, les taxes ou ajustements le cas échéant, le total dû et les instructions de paiement. Ajoutez le bon de commande, la référence du contrat, le nom du projet et la période de service lorsque l'acheteur utilise des approbations ou un rapprochement avec la comptabilité fournisseurs.
Les États-Unis n'utilisent pas de régime national de facture VAT ou GST. Les règles étatiques et locales de sales and use tax décident si vous devez collecter une taxe, quel taux s'applique et quelle immatriculation à la sales-tax vous devez avoir. L'État de Washington, par exemple, applique une part étatique de 6,5 % plus une part locale qui varie selon la ville ou le comté et qui est collectée selon l'endroit où le client reçoit les biens ou services.
L'imposabilité des services varie aussi selon l'État et le type de service. La Californie taxe généralement les ventes au détail de biens meubles corporels et seulement certains frais de service ou de main-d'œuvre, tandis que le Texas définit 16 grandes catégories de services taxables. Traitez la taxe de vente comme une décision juridictionnelle, pas comme une ligne de facture par défaut. Conservez la documentation relative au nexus, aux certificats d'exemption, au lieu de livraison et à la classification du produit ou du service.
La plupart des factures commerciales suivent le contrat, le bon de commande ou les instructions de facturation du client. Les achats fédéraux ont une règle nationale plus stricte. FAR 32.905 définit une facture correcte de contrat fédéral comme incluant le nom et l'adresse du contractant, la date et le numéro de facture, les références de contrat ou de commande, les descriptions, les quantités, les prix unitaires et les montants totaux, les conditions d'expédition et de paiement, les informations de versement, les coordonnées de contact pour les défauts, ainsi que les données TIN ou EFT lorsque les procédures de l'agence les exigent.
Le calendrier de paiement fédéral a aussi une base spécifique. FAR 32.904 fixe généralement la date d'échéance de la plupart des paiements de factures de contrats fédéraux à la plus tardive des deux dates suivantes : 30 jours après la réception d'une facture correcte par le bureau de facturation ou 30 jours après l'acceptation par le gouvernement des biens ou services. Les clients privés suivent la condition de paiement prévue dans l'accord, comme paiement à réception, net 15 ou net 30.
Une facture ponctuelle fonctionne lorsque vous facturez un seul projet, un forfait ou une mission courte avec des lignes simples. Elle suffit lorsque vous pouvez vérifier le travail, le traitement fiscal, la condition de paiement et les coordonnées du client sans extraire des données de plusieurs systèmes. Elle devient fragile lorsque la facturation dépend d'heures approuvées, de taux mixtes, de travail non facturable, de dépenses ou d'une facturation client répétée.
Everhour convient au côté des flux de travail gérés de cette limite. Les administrateurs peuvent définir le statut de facturation d'un projet, marquer des tâches spécifiques comme non facturables, appliquer des taux de tâche personnalisés, définir des exceptions de taux par membre et produire des rapports sur le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût. Cette structure garde les totaux de facture liés aux enregistrements de travail qui les sous-tendent.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Les États-Unis n'ont pas de formulaire fédéral prescrit pour les factures du secteur privé. Les entreprises choisissent un système de tenue de registres adapté à l'activité s'il montre clairement les revenus et les dépenses. Les factures restent importantes parce qu'elles étayent les recettes brutes, la facturation client, les décisions de taxe de vente et les dossiers de paiement contractuel.
Une facture aux États-Unis ne doit pas utiliser la VAT ou la GST sauf si la transaction implique un régime fiscal étranger qui s'applique réellement. Les États-Unis utilisent des sales and use taxes étatiques et locales. Les vendeurs qui réalisent des ventes taxables peuvent avoir besoin d'une immatriculation étatique à la sales-tax, comme un seller's permit en Californie pour les ventes au détail taxables.
Appliquer un taux générique unique de taxe de vente à tous les clients aux États-Unis crée des litiges. Les taux et l'imposabilité dépendent des règles étatiques et locales, du lieu de livraison, du type de produit ou de service, du nexus et des exemptions. Un client dans une ville peut se voir appliquer un taux total différent de celui d'un client dans une autre ville du même État.
Les factures privées n'ont pas universellement besoin d'un EIN. Les entreprises fournissent souvent un Taxpayer Identification Number via le Form W-9 lorsqu'un payeur doit déposer des déclarations d'information auprès de l'IRS. Les factures de contrats fédéraux incluent un TIN uniquement lorsque les procédures de l'agence l'exigent, de sorte que le contrat ou le processus d'intégration du client contrôle la demande.
Il n'existe pas de mandat fédéral général d'e-invoicing pour le secteur privé concernant les entreprises ordinaires aux États-Unis. Les agences fédérales ont reçu l'instruction de faire passer les achats fédéraux appropriés à la facturation électronique d'ici la fin de l'exercice 2018, et la plateforme de traitement des factures du Trésor américain sert les agences fédérales et les fournisseurs plutôt que toutes les entreprises privées.
Everhour permet aux administrateurs de définir le statut de facturation de chaque projet, de marquer des tâches individuelles comme non facturables, d'appliquer des taux de tâche personnalisés et de définir des exceptions de taux par membre. Les rapports peuvent montrer le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût, afin que la revue des factures commence à partir d'enregistrements de travail catégorisés.
Everhour peut transformer le temps et les dépenses non facturés en factures, puis exporter les factures vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks sous forme de brouillons. Le statut, le numéro, la date d'émission et le montant de la facture se synchronisent ensuite avec Everhour, ce qui garde les rapports de facturation connectés au suivi comptable.
Utilisez Everhour pour classer le travail facturable avant la revue des factures. Le statut de facturation du projet, les contrôles de tâches non facturables, les taux personnalisés et les rapports administrateur gardent la facturation client liée au temps vérifié.
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