Everhour relie les rapports prêts à la facturation aux workflows de facturation des États-Unis, où la taxe de vente et les règles de paiement dépendent de la transaction.
Renseignez vos informations, ajoutez des lignes, puis cliquez sur Imprimer une fois prêt.
| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Préparez une facture claire pour un client, acheteur, organisme ou acheteur professionnel aux États-Unis. Le résultat pratique est un document avec les informations de votre entreprise, les informations de l'acheteur, le numéro de facture, les dates, les postes, les taxes le cas échéant, les conditions de paiement et les instructions de versement. Pour le travail dans le secteur privé, les États-Unis n'ont pas de formulaire fédéral prescrit pour les factures du secteur privé.
La facture reste importante comme document commercial. L'IRS Publication 583 cite les factures parmi les pièces justificatives qui enregistrent les transactions commerciales et indiquent les montants et les sources des recettes brutes. Considérez la facture à la fois comme une demande de paiement et comme une source de tenue de registres. Une facture vague peut déclencher des questions du client, des frictions lors d'un examen fiscal et des litiges sur le périmètre, le calendrier ou les livrables.
Commencez par les noms du vendeur et de l'acheteur, les adresses postales, la date de facture, le numéro de facture, la date d'échéance de paiement et une brève description du travail ou des biens. Ajoutez les postes avec la quantité, le prix unitaire, le prix étendu, les remises, les dépenses remboursables, le sous-total, la taxe, le total dû et les instructions de paiement. Pour les services, indiquez le projet, la période couverte et le livrable ou la catégorie de tâche.
Un poste clair peut se lire ainsi : « Maintenance du site web, du 1 avril au 30 avril, 10 heures à 85,00 $, 850,00 $. » Si le client exige un bon de commande, un code de département, un code de projet ou un numéro de contrat, placez-le près des informations de l'acheteur ou dans un champ de référence. Pour les achats fédéraux, FAR 32.905 définit les champs d'une facture correcte, notamment les informations sur le contractant, les dates, le numéro de facture, les références de contrat ou de commande, les postes, les conditions de paiement, les informations du bénéficiaire et les données TIN ou EFT requises.
Les États-Unis n'utilisent pas de régime national de facture TVA ou GST. Les obligations de taxe de vente et d'utilisation viennent des juridictions étatiques et locales, et le traitement correct dépend du nexus, de l'imposabilité du produit ou du service et du lieu d'origine de la vente. Les taux des États varient également. Washington, par exemple, a une part étatique de 6,5 % plus une part locale qui varie selon la ville ou le comté.
N'ajoutez pas une ligne TVA générique à une facture des États-Unis. Si vous réalisez des ventes imposables, utilisez le traitement de taxe de vente étatique et local qui s'applique à cet acheteur et à cette transaction. L'imposabilité des services varie aussi : la Californie taxe généralement les ventes au détail de biens meubles corporels et seulement certains frais de service ou de main-d'œuvre, tandis que le Texas définit 16 grandes catégories de services imposables. Les vendeurs à distance doivent également examiner les règles de nexus des États.
Une facture gratuite suffit lorsque vous facturez un seul client, connaissez le traitement de la taxe de vente et n'avez pas besoin de réutiliser des entrées de temps. Elle suffit aussi pour des frais de projet simples, une demande d'acompte ou une facture ponctuelle de remboursement. Conservez les documents sources derrière la facture, notamment les contrats, les journaux de temps, les reçus, les approbations et les instructions de l'acheteur.
Un workflow géré devient nécessaire lorsque le temps facturable, les coûts de projet, les approbations et les rapports client alimentent chaque facture. Everhour Reporting prend en charge les rapports personnalisables avec plus de 45 colonnes, le regroupement, les filtres de métadonnées, les exports, l'envoi planifié et les vues de rentabilité. Cela permet aux équipes d'examiner les montants facturables, non facturables, facturés et non facturés avant qu'une facture ne soit envoyée au client ou au système comptable.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Non. Pour la facturation ordinaire du secteur privé, les États-Unis n'ont pas de formulaire fédéral prescrit pour les factures du secteur privé. Les entreprises peuvent choisir tout système de tenue de registres adapté à l'activité s'il montre clairement les revenus et les dépenses. Une facture utile doit tout de même contenir les informations complètes sur le vendeur, l'acheteur, la date, le numéro, les postes, le total, la taxe et le paiement.
Placez la taxe de vente applicable près du sous-total et du total, soit sous forme de ligne fiscale récapitulative, soit avec assez de détails pour correspondre au processus de vérification de l'acheteur. Le taux correct et l'imposabilité viennent des règles étatiques et locales. Une facture des États-Unis ne doit pas utiliser le vocabulaire de la TVA ou de la GST sauf si une exigence transfrontalière distincte s'applique réellement.
Incluez un EIN ou un TIN uniquement lorsque le processus de l'acheteur l'exige. Les entreprises fournissent couramment un Taxpayer Identification Number via le Form W-9 aux payeurs qui doivent déposer des déclarations d'information auprès de l'IRS. Les factures de contrats fédéraux incluent un TIN uniquement lorsque les procédures de l'agence l'exigent, suivez donc les instructions du contrat et de l'agence.
Utilisez la condition de paiement figurant dans le contrat, le bon de commande ou la politique du client. Les entreprises privées peuvent convenir de Net 15, Net 30, paiement à réception, facturation par jalons ou d'une autre condition écrite. Pour la plupart des paiements de factures de contrats fédéraux, FAR 32.904 utilise 30 jours après réception d'une facture correcte ou acceptation par le gouvernement, avec des exceptions spécifiques.
Il n'existe pas de mandat fédéral général de facturation électronique dans le secteur privé pour toutes les entreprises des États-Unis. Les achats fédéraux sont différents : l'OMB a demandé aux agences fédérales de faire passer les achats fédéraux appropriés à la facturation électronique d'ici la fin de l'exercice 2018. L'Invoice Processing Platform du Treasury sert les agences fédérales et les fournisseurs, pas toutes les factures des entreprises privées.
Everhour Reporting permet aux équipes de créer des rapports de revue de factures avec des colonnes pour le temps facturable, le temps non facturable, le statut de facture, les coûts de main-d'œuvre, le profit, le client, le projet, le membre et la tâche. Les rapports peuvent être regroupés, filtrés, exportés en CSV, Excel/XLSX ou PDF, et planifiés par e-mail avant la clôture de la facturation.
Everhour marque le temps comme facturé après son inclusion dans une facture, afin que le même temps approuvé ne réapparaisse pas comme travail non facturé. Cela prend en charge la facturation récurrente des clients lorsque les factures mensuelles reposent sur le temps, les taux, les dépenses facturables et une transmission claire à la comptabilité.
Utilisez Everhour Reporting pour examiner le travail facturable, les montants non facturés et la rentabilité des projets avant la facturation. Everhour fournit aux équipes une prise en charge exportable des factures à partir des mêmes données de temps que celles utilisées pour la gestion.
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