Les bons de commande aux États-Unis nécessitent des champs fournisseur, taxe et approbation clairs. Everhour garde la trace des rapports ultérieurs organisée.
Renseignez vos informations, ajoutez des lignes, puis cliquez sur Imprimer une fois prêt.
| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Utilisez un bon de commande des États-Unis pour autoriser un achat avant que le fournisseur n'envoie une facture. Le document doit identifier l'acheteur, le fournisseur, le numéro de bon de commande, la date d'émission, les détails de livraison, les conditions de paiement et la personne ou le service qui approuve la dépense. Les lignes doivent indiquer les descriptions, quantités, prix unitaires, totaux et tout projet, service ou code de coût nécessaire au suivi interne.
Un bon de commande ne remplace pas la facture du fournisseur. Pour les dossiers fiscaux fédéraux, les entreprises peuvent choisir tout système de tenue de registres adapté à l'entreprise s'il indique clairement les revenus et les dépenses, et les factures sont des documents justificatifs, et non un format de facturation du secteur privé prescrit au niveau national. Un bon de commande soutient la même trace documentaire en montrant qui a approuvé l'achat, ce qui a été commandé et quelle facture devra y correspondre plus tard.
Un bon de commande propre rend possible le rapprochement à trois éléments : le bon de commande, la facture du fournisseur et le reçu ou le bon de livraison doivent correspondre. Utilisez les noms exacts des articles, les périodes de service, les quantités, les prix et le lieu de livraison. Ajoutez les coordonnées de l'acheteur et les informations de versement du fournisseur si le fournisseur en a besoin avant la facturation, mais gardez le bon de commande centré sur l'autorisation plutôt que sur la preuve de paiement.
Pour les services, décrivez le périmètre dans des termes que le fournisseur peut facturer. Une ligne comme « Conseil en implémentation, 10 heures à 150 $ par heure, projet ACME-24 » est plus facile à approuver et à rapprocher que « services de conseil ». Pour les biens, incluez les SKU ou numéros de pièce, les conditions d'expédition et la destination. Joignez les références de contrat lorsque les prix ou les conditions de paiement proviennent d'un accord distinct.
Les États-Unis n'utilisent pas de régime national de facturation TVA ou GST. Les obligations de taxe de vente et d'utilisation au niveau de l'État et local dépendent de la juridiction applicable, du lien de rattachement fiscal, de l'assujettissement fiscal du produit ou du service et du lieu où la vente a lieu. Washington, par exemple, a une part de taxe de vente d'État de 6,5 % plus une part locale qui varie selon la ville ou le comté et qui est collectée en fonction de l'endroit où le client reçoit les biens ou services.
Un bon de commande pour ce pays doit laisser de la place à la taxe de vente sans prétendre qu'il existe un taux national unique. Ajoutez des champs pour le lieu de livraison, les notes d'assujettissement fiscal, la référence du certificat d'exemption et la taxe de vente estimée lorsque l'acheteur s'attend à ce que le fournisseur la facture. Les vendeurs qui réalisent des ventes taxables peuvent devoir s'enregistrer au niveau de l'État, par exemple avec un permis de vendeur de Californie pour les détaillants exerçant une activité en Californie et vendant des biens meubles corporels taxables.
Un modèle de bon de commande ponctuel suffit pour un achat occasionnel, une petite commande fournisseur ou une approbation interne simple. Il vous donne un dossier numéroté, le détail des lignes et un document que le fournisseur peut citer sur la facture. La limite apparaît lorsque plusieurs personnes approuvent les dépenses, que les projets ont besoin d'une visibilité budgétaire ou que les dossiers d'achat doivent être reliés au travail facturable des clients.
Un flux de travail géré évite que le bon de commande, les relevés de temps, les coûts et le statut des factures se dispersent entre des feuilles de calcul. Everhour Reporting peut regrouper et filtrer les données de projet, les coûts, les champs de facturation, le statut des factures et les métadonnées personnalisées dans plus de 45 colonnes de rapport. C'est important lorsque des coûts fournisseurs approuvés ou des services achetés doivent apparaître dans la facturation client, la rentabilité du projet ou les rapports financiers planifiés.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Les entreprises du secteur privé aux États-Unis utilisent généralement les bons de commande comme documents contractuels et de contrôle interne, et non parce qu'un format fédéral de bon de commande s'applique aux achats ordinaires. Un bon de commande signé ou accepté peut tout de même devenir une partie de l'accord commercial entre l'acheteur et le fournisseur, les champs doivent donc correspondre au devis, au contrat, aux conditions de livraison et à la politique d'approbation.
Un bon de commande peut inclure une taxe de vente estimée, mais il ne doit pas appliquer un taux national de TVA ou de GST. La taxe de vente et d'utilisation est étatique et locale. Le bon de commande doit capturer le lieu de livraison, le statut d'exemption, les articles ou services taxables et tout permis de vendeur ou détail de compte dont le fournisseur a besoin pour l'État concerné.
Le nom, l'adresse, le contact et les informations de versement du fournisseur figurent généralement sur le bon de commande. Un numéro d'identification du contribuable est couramment collecté via le Form W-9 lorsque le payeur en a besoin pour les déclarations d'informations de l'IRS, plutôt qu'imprimé sur chaque bon de commande. Les détails de permis de vendeur d'État ou de compte de taxe de vente s'appliquent lorsque la transaction les exige.
Les achats fédéraux ont des règles de facturation en aval plus strictes que les achats ordinaires du secteur privé. FAR 32.905 définit les champs appropriés des factures fédérales, y compris les détails du contractant, les dates, le numéro de facture, les références de contrat ou de commande, les descriptions, les quantités, les prix, les conditions de paiement, les informations de versement et les données TIN ou EFT lorsque les procédures de l'agence les exigent. Un bon de commande fédéral doit soutenir ces champs de facture ultérieurs.
Les lignes vagues causent les retards les plus évitables. Un bon de commande qui indique « services professionnels » donne aux comptes fournisseurs trop peu d'éléments pour faire le rapprochement avec la facture du fournisseur, le reçu, le budget du projet ou l'intention de l'approbateur. Utilisez des descriptions précises, des dates de service, des quantités, des tarifs, le lieu de livraison et le code interne de projet ou de coût de l'acheteur.
Everhour Reporting permet aux équipes de créer des rapports avec plus de 45 colonnes, des filtres, des regroupements, des plages de dates et des exports. Les responsables finance ou projet peuvent examiner le temps facturable, les coûts, le statut des factures, les champs projet, client, membre et métadonnées dans une seule vue de reporting au lieu de reconstruire le contexte lié aux bons de commande à partir de fichiers séparés.
Suivez le temps de projet, les coûts et le statut des factures dans Everhour, puis utilisez les rapports personnalisables pour relier le travail approuvé, les dossiers de facturation et la rentabilité des projets.
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