La facturation aux États-Unis dépend des règles de taxe de vente des États, et Everhour garde le travail facturable organisé avant la facturation.
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| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Une facture pour les États-Unis doit donner à l'acheteur suffisamment de détails pour approuver le paiement et au vendeur suffisamment d'éléments pour ses registres de revenus. L'IRS considère les factures comme des pièces justificatives pour les transactions commerciales et les recettes brutes. Pour les travaux ordinaires du secteur privé, il n'existe pas de formulaire fédéral prescrit pour les factures du secteur privé ; le format découle donc du contrat, des exigences du client, du processus comptable et des règles de taxe de l'État.
Commencez par les bases pratiques : nom du vendeur, nom de l'acheteur, numéro de facture, date de facture, date d'échéance du paiement, postes, quantités, tarifs, remises, taxe, total dû et instructions de paiement. Ajoutez un numéro de bon de commande, un nom de projet, une période de service ou une adresse de livraison lorsque l'acheteur utilise ces champs pour acheminer les approbations. Une facture claire réduit les échanges avant le début du paiement.
Une facture de service nécessite généralement une ligne pour chaque activité facturable, par exemple « Revue de conception, 1-7 mars, 6 heures à 90 $ ». Une facture de produit nécessite les noms des articles, les quantités, les prix unitaires et les détails de livraison. Les deux formats nécessitent un sous-total clair, toute remise, toute taxe de vente applicable et le montant final dû en USD, sauf si le contrat autorise une autre devise.
Les factures de contrats fédéraux ont des règles nationales plus strictes que les factures commerciales ordinaires. FAR 32.905 définit une facture correcte avec le nom et l'adresse de l'entrepreneur, la date et le numéro de facture, les références du contrat ou de la commande, les descriptions, les quantités, les prix unitaires et étendus, les conditions d'expédition et de paiement, les détails de versement, les coordonnées en cas de défaut, ainsi que le TIN ou les données bancaires EFT lorsque les procédures de l'agence les exigent. FAR 32.904 utilise généralement un délai de paiement standard de 30 jours pour la plupart des paiements de factures de contrats fédéraux.
Les États-Unis n'utilisent pas de régime national de facture avec TVA ou GST. Les règles de taxe de vente et d'utilisation des États et des localités déterminent si la taxe doit figurer sur la facture, quel taux s'applique et quelle inscription du vendeur s'applique. Washington, par exemple, a une part de taxe de vente d'État de 6,5 % plus une part locale qui varie selon la ville ou le comté et qui est collectée en fonction de l'endroit où le client reçoit les biens ou services.
L'imposition des services varie également selon l'État et le type de service. La Californie taxe généralement les ventes au détail de biens meubles corporels et seulement certains frais de service ou de main-d'œuvre, tandis que le Texas définit 16 grandes catégories de services taxables. Les vendeurs à distance doivent également vérifier les règles de nexus. La loi du Dakota du Sud, examinée dans South Dakota v. Wayfair, s'appliquait aux vendeurs livrant plus de 100 000 $ de biens ou de services dans l'État ou réalisant 200 transactions distinctes ou plus par an.
Un outil de facture ponctuelle suffit lorsque vous avez besoin d'un document simple pour une vente unique, un petit projet ou un client qui veut seulement un PDF avec des conditions de paiement claires. Il fonctionne mieux lorsque le traitement de la taxe de vente est déjà connu, que les postes sont définitifs et que personne n'a besoin d'approuver les feuilles de temps avant la facturation.
Un flux de travail géré compte lorsque le temps facturable alimente les factures chaque semaine ou chaque mois. Everhour prend en charge le statut de facturation des projets, les contrôles non facturables au niveau des tâches, les tarifs de tâche personnalisés, les exceptions de tarif par membre et les rapports administrateur pour le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût. Cette structure garde les totaux de facture liés au travail approuvé au lieu de les reconstruire à partir de notes dispersées.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Aucun formulaire fédéral unique de facture du secteur privé ne s'applique aux entreprises ordinaires des États-Unis. La facture doit néanmoins contenir suffisamment de détails pour justifier le paiement, la comptabilité et les registres fiscaux. Les coordonnées du vendeur et de l'acheteur, le numéro de facture, la date, les postes, les conditions de paiement, le traitement fiscal et le total dû sont standard, car ils rendent la transaction vérifiable et plus facile à approuver pour l'acheteur.
Une facture aux États-Unis n'utilise pas de régime national de TVA ou de GST. Les règles de taxe de vente et d'utilisation des États et des localités s'appliquent lorsque cela est requis. Le vendeur doit vérifier l'État, la juridiction locale, l'imposition du produit ou du service, l'emplacement du client et les règles de nexus avant d'ajouter la taxe de vente à la facture.
Une facture aux États-Unis n'affiche généralement pas de numéro d'inscription à la TVA ou à la GST, car le pays n'a pas de système national de facture avec TVA ou GST. Les entreprises utilisent un permis de vendeur d'État ou un compte de taxe de vente lorsque cela est requis pour les ventes taxables. Un TIN ou EIN est couramment traité via Form W-9 ou les procédures des agences fédérales, plutôt qu'imprimé sur chaque facture privée.
L'imposition des services dépend de l'État et du type de service. La Californie taxe généralement les ventes au détail de biens meubles corporels et seulement certains frais de service ou de main-d'œuvre. Le Texas définit 16 grandes catégories de services taxables. Traitez chaque État comme son propre ensemble de règles avant d'ajouter ou d'omettre la taxe.
Il n'existe pas d'obligation générale de facturation électronique pour le secteur privé aux États-Unis. Les achats fédéraux sont différents : l'OMB a donné instruction aux agences fédérales de faire passer les achats fédéraux appropriés à la facturation électronique d'ici la fin de FY 2018, et l'Invoice Processing Platform du Trésor sert les agences fédérales et les fournisseurs. Les entreprises privées suivent les exigences des clients, des contrats, de la comptabilité et des États.
Everhour permet aux administrateurs de définir le statut de facturation des projets, de marquer des tâches spécifiques comme non facturables, d'appliquer des tarifs de tâche personnalisés et de définir des exceptions de tarif par membre. Les rapports peuvent afficher le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût, afin que les totaux de facture reflètent le travail qui doit réellement être facturé.
Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable non facturé et les dépenses en factures client. Les données de facture peuvent être regroupées par projet, tâche, personne, date ou autres ventilations, puis exportées vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks sous forme de brouillons pour revue comptable.
Suivez le travail facturable et non facturable avant le jour de facturation. Everhour donne aux équipes des contrôles de facturation de projet, des exclusions au niveau des tâches, des tarifs personnalisés et des rapports de facturation qui soutiennent des factures client plus claires.
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