Les factures aux États-Unis dépendent des règles de taxe sur les ventes propres à chaque État et des conditions contractuelles. Everhour garde les tarifs facturables liés au travail suivi.
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| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Un logiciel de facturation pour les États-Unis doit vous aider à créer une facture complète pour un acheteur, un client ou une agence sans imposer un format de TVA ou de GST qui ne s'applique pas. Les factures ordinaires du secteur privé sont principalement des documents de tenue de registres et de contrat. L'IRS Publication 583 cite les factures comme documents justificatifs des transactions commerciales et des recettes brutes, mais il n'existe pas de formulaire fédéral prescrit pour les factures du secteur privé.
Une facture pratique a tout de même besoin des éléments de base : coordonnées du vendeur et de l'acheteur, numéro de facture, date de facture, date d'échéance du paiement, descriptions des postes, quantités ou unités de temps, tarifs, remises, taxe sur les ventes le cas échéant, total dû et instructions de paiement. Pour les services, la description doit montrer le travail livré. Pour les produits, elle doit identifier les articles vendus et la base de livraison ou d'exécution.
Les États-Unis utilisent une taxe d'État et locale sur les ventes et l'usage, et non un régime national de facturation avec TVA ou GST. Le logiciel de facturation doit vous permettre d'ajouter la ligne correcte de taxe sur les ventes uniquement lorsque la vente est imposable dans la juridiction concernée. Le taux peut dépendre de l'État, de la juridiction locale, de l'imposabilité du produit ou du service, du nexus et du lieu où le client reçoit les biens ou services.
L'État de Washington donne un exemple clair de la raison pour laquelle un taux national unique ne fonctionne pas : sa taxe sur les ventes comporte une part d'État de 6,5 % plus une part locale qui varie selon la ville ou le comté. L'imposabilité des services change aussi selon l'État. La Californie taxe généralement les ventes au détail de biens meubles corporels et seulement certains frais de service ou de main-d'œuvre, tandis que le Texas définit 16 grandes catégories de services imposables.
Les factures de contrats fédéraux nécessitent plus de structure que la plupart des factures privées. FAR 32.905 définit une facture correcte comme incluant le nom et l'adresse du contractant, la date et le numéro de facture, les références du contrat ou de la commande, les descriptions, quantités, prix unitaires et prix étendus, les conditions d'expédition et de paiement, les détails de versement, les coordonnées de contact en cas de défaut, ainsi que le TIN ou les données bancaires EFT lorsque les procédures de l'agence les exigent.
Les délais de paiement diffèrent également dans le travail fédéral. FAR 32.904 fixe généralement la date d'échéance de la plupart des paiements de factures de contrats fédéraux à la plus tardive des deux dates suivantes : 30 jours après que le bureau de facturation reçoit une facture correcte ou 30 jours après l'acceptation par le gouvernement des biens ou services. Les acheteurs privés suivent les conditions de paiement du contrat, du bon de commande ou de la politique de facture acceptée.
Un outil de facture ponctuelle suffit lorsque vous avez besoin d'un document propre pour une vente unique, une petite prestation de service ou un client qui a déjà accepté le prix et les conditions. Il doit vous fournir un numéro de facture, des postes modifiables, des contrôles de taxe sur les ventes, des conditions de paiement et un dossier téléchargeable. Cette configuration fonctionne lorsque la facturation ne dépend pas de journaux de temps continus ni de changements de tarifs.
Un flux de travail géré devient nécessaire lorsque le temps suivi, les tarifs de projet, les dépenses, les approbations et la facturation récurrente alimentent la facture. Everhour sépare les coûts et les tarifs facturables, prend en charge les tarifs par défaut par personne et les remplacements par projet, et conserve l'historique daté des tarifs. Cette structure aide les équipes à tarifer le travail par projet, membre ou tâche avant que la facture n'atteigne la comptabilité.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Un logiciel de facturation pour les États-Unis n'a pas besoin d'un champ d'immatriculation à la TVA ou à la GST aux États-Unis, car les États-Unis n'utilisent pas de régime national de facturation avec TVA ou GST. Les vendeurs qui réalisent des ventes imposables peuvent avoir besoin d'une inscription à la taxe sur les ventes au niveau de l'État, comme un permis de vendeur, et la facture doit indiquer la taxe sur les ventes d'État et locale applicable lorsque cela est requis.
Le paramètre le plus important est la juridiction imposable de la vente. Les taux d'État et locaux varient, et l'imposabilité peut changer selon le produit, le type de service et le lieu de livraison. Un vendeur doit aussi savoir s'il a un nexus dans cet État. South Dakota v. Wayfair portait sur une loi couvrant les vendeurs réalisant plus de 100 000 $ de ventes ou 200 transactions à destination de l'État.
Les factures privées n'ont pas automatiquement besoin d'un EIN ou d'un TIN. Les entreprises fournissent souvent un Taxpayer Identification Number via le Form W-9 lorsque le payeur doit déposer des déclarations d'information auprès de l'IRS. Les factures de contrats fédéraux incluent un TIN uniquement lorsque les procédures de l'agence l'exigent, le logiciel de facturation doit donc prendre en charge ce champ sans l'imposer à chaque facture privée.
L'erreur courante consiste à traiter la taxe sur les ventes comme une ligne nationale forfaitaire. Les États-Unis n'ont pas de taux national unique de taxe sur les ventes, et l'imposabilité des services varie selon l'État et le type de service. Une facture correcte sépare la charge commerciale du traitement de taxe d'État et locale applicable, puis conserve la facture comme document justificatif pour les recettes et les registres.
Everhour sépare les coûts internes des tarifs facturables présentés au client, afin que les rapports puissent calculer le coût de la main-d'œuvre, les revenus et le bénéfice avant la facturation. Les équipes peuvent définir des tarifs par défaut par personne, remplacer les tarifs par projet, conserver l'historique daté des tarifs et tarifer le travail facturable par projet, membre ou tâche.
Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable suivi et les dépenses en factures client, en excluant le travail non facturable. Les utilisateurs peuvent sélectionner le temps non facturé, prévisualiser le détail, regrouper les postes par projet, tâche, personne ou date, et exporter les factures vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks.
Utilisez une facture ponctuelle pour les factures simples. Utilisez Everhour lorsque les tarifs, le temps, les dépenses et les approbations doivent rester connectés du travail de projet à la facturation client.
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