Les factures de recherche nécessitent un périmètre, un temps et des justificatifs de dépenses clairs. Everhour garde le travail de recherche facturable organisé par projet.
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| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Une facture de chercheur doit transformer le travail effectué en une demande de paiement claire. Le travail pratique consiste à identifier le client ou le sponsor, nommer le projet, décrire le service de recherche, indiquer la période de facturation et afficher le montant dû. Pour le travail de conseil, cela signifie généralement le temps multiplié par un taux de rémunération indiqué. Pour le travail à forfait, cela signifie rattacher les frais à la phase, au livrable ou au jalon convenu.
La facturation de recherche nécessite souvent plus de justificatifs qu'une facture de service générique. Une facture utile sépare les services professionnels des dépenses remboursables, nomme le projet ou l'attribution, et fournit suffisamment de détails pour l'examen. Une ligne telle que « Examen du protocole et analyse des données, 1er-15 mai, 12 heures à 125 $ par heure » donne au payeur un service, une période, une quantité, un taux et un objectif au même endroit.
Les frais de recherche financée par subvention dépendent de la documentation, pas seulement d'un total. Les accords de conseil doivent décrire le service, estimer le temps requis, indiquer le taux de rémunération et inclure des dispositions de résiliation. Les honoraires de provision nécessitent des preuves que des services de bonne foi étaient disponibles ou ont été rendus. Les montants de salaires et de rémunérations imputés aux projets de recherche soutenus par subvention nécessitent l'appui d'un système adéquat de répartition de la paie et d'une politique institutionnelle appliquée de manière cohérente.
Les descriptions de frais doivent utiliser le travail de recherche dont le projet avait réellement besoin. Les directives du NIH identifient des activités facturables telles que la rédaction de rapports et d'articles, l'élaboration de protocoles, la gestion de données propres au projet, la coordination des sujets de recherche, la consultation avec des collègues et des étudiants diplômés, et la participation à des réunions ou conférences de projet. Les déplacements ne figurent sur la facture que lorsqu'ils bénéficient directement au projet, respectent la politique de déplacement de l'organisation et utilisent le billet d'avion commercial raisonnable le moins cher pour les voyages en avion.
Les États-Unis n'ont pas de système national de facturation avec TVA ou GST et pas de formulaire fédéral prescrit pour les factures du secteur privé. Pour les factures ordinaires de chercheurs, le contenu relève principalement de la tenue des dossiers et du contrat. Les factures servent néanmoins de documents justificatifs pour les dossiers d'entreprise, la facture doit donc indiquer le vendeur, l'acheteur, la date, le numéro de facture, la description du service, le montant, les conditions de paiement, ainsi que tout détail fiscal ou d'enregistrement requis par la règle étatique ou locale applicable.
Le traitement de la taxe sur les ventes et l'usage dépend de l'État, de la juridiction locale, du nexus et du type de service. La Californie taxe généralement les ventes au détail de biens personnels tangibles et seulement certains frais de service ou de main-d'œuvre, tandis que le Texas définit 16 grandes catégories de services taxables. Les factures de contrats fédéraux suivent un parcours plus strict : FAR 32.905 définit les champs d'une facture conforme, et FAR 32.904 utilise généralement une norme de délai de paiement de 30 jours pour la plupart des paiements de factures de contrats fédéraux.
Une facture ponctuelle suffit pour une courte mission de conseil, un examen expert unique ou un livrable de recherche à forfait. Elle fonctionne lorsque le périmètre est étroit, que le payeur a besoin d'un PDF et que personne ne doit rapprocher l'effort continu, le travail non facturable ou le soutien propre à une subvention sur plusieurs projets. Conservez le dossier de sauvegarde avec les notes de temps, les reçus de dépenses, les e-mails d'approbation et l'accord signé.
Un workflow géré devient nécessaire lorsque les équipes de recherche suivent le temps entre clients, subventions, études, ou tâches internes et facturables. Everhour peut séparer le temps facturable et non facturable grâce au statut de facturation du projet, aux contrôles non facturables au niveau des tâches, aux taux de tâche personnalisés et aux exceptions de taux par membre. Les rapports d'administration peuvent afficher le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût avant l'envoi de la facture.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Une facture de chercheur doit inclure le nom du chercheur ou de l'organisation, les détails du client ou du sponsor, la date et le numéro de facture, la référence du projet ou de l'attribution, la période de service, la description du service, la quantité, le taux, les dépenses, les conditions de paiement et les instructions de règlement. Pour le conseil financé par subvention, la facture doit s'aligner sur l'accord qui décrit le service, le temps estimé, le taux de rémunération et les conditions de résiliation.
Un chercheur peut facturer une provision lorsque le contrat l'autorise et que les frais sont appuyés par des preuves que des services de bonne foi étaient disponibles ou ont été rendus. Pour le travail financé par subvention, une ligne de provision doit éviter les formulations vagues. La facture et les justificatifs doivent relier la provision à des services de recherche nommés, à une disponibilité, à des livrables ou à des obligations de conseil.
Les déplacements de recherche peuvent apparaître sur la même facture lorsque le payeur accepte les dépenses remboursables et que le déplacement bénéficie directement au projet. Les dossiers justificatifs doivent suivre la politique de déplacement de l'organisation. Pour la recherche financée au niveau fédéral, les voyages en avion imputés comme coût direct doivent utiliser le billet d'avion commercial raisonnable le moins cher.
Une facture de chercheur aux États-Unis n'a pas besoin d'un numéro de TVA ou de GST parce que les États-Unis n'utilisent pas de régime national de facturation avec TVA ou GST. La taxe sur les ventes et l'usage est gérée par les États et les juridictions locales. La taxabilité des services varie selon l'État et le type de service, la facture doit donc suivre la règle qui s'applique à la vente.
Les directives du NIH ne permettent pas à une personne d'être payée à la fois comme consultant et comme employé au titre de la même subvention NIH. Cette erreur peut créer un problème de documentation avant l'examen de la facture. Le rôle de facturation doit correspondre à l'arrangement approuvé, et les frais de salaire ou de rémunération nécessitent l'appui de la répartition de la paie et des dossiers d'effort de l'institution.
Everhour permet aux administrateurs de définir le statut de facturation du projet, de marquer des tâches spécifiques comme non facturables, d'utiliser des taux de tâche personnalisés et d'appliquer des exceptions de taux par membre. Les rapports peuvent afficher le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût, afin qu'une équipe de recherche puisse garder l'effort interne hors de la facture destinée au client.
Suivez le travail de recherche facturable par projet, gardez les tâches non facturables visibles et utilisez les rapports Everhour pour examiner le temps, les montants et les coûts avant la facturation.
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