La facturation de la recherche suit souvent les conditions du client, de l'institution ou de la subvention. Everhour garde les tarifs et le temps de projet organisés avant la facturation.
Renseignez vos informations, ajoutez des lignes, puis cliquez sur Imprimer une fois prêt.
| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Une facture de chercheur doit aider un client à rattacher le montant facturé à un projet, une étude, une subvention, un dossier ou une mission de conseil définis. Incluez votre nom ou raison sociale, les informations du client, le numéro de facture, la date de facture, les conditions de paiement, les instructions de paiement et une description claire du travail effectué. Les factures américaines du secteur privé ne suivent pas un format fédéral unique, de sorte que le contrat et la politique interne du client contrôlent généralement les champs requis.
Pour les services de recherche, décrivez le travail en termes pratiques : revue de littérature, développement de protocole, gestion des données, analyse statistique, rédaction de rapports, réunions de projet ou coordination des sujets. Les factures de conseil financées par subvention nécessitent couramment le périmètre du service, le temps estimé ou réel, le taux de rémunération et des justificatifs suffisants pour montrer que des services bona fide étaient disponibles ou ont été fournis.
Les postes doivent séparer le temps professionnel des dépenses remboursables. Une simple facture de conseil en recherche peut indiquer « Développement de protocole, 12 heures à 125 $ par heure », puis ajouter les déplacements approuvés, les frais d'accès aux données ou d'autres coûts directs sur des lignes distinctes. Les déplacements imputés à un projet de recherche financé au niveau fédéral nécessitent un bénéfice direct pour le projet, une conformité avec la politique de déplacement de l'organisation et le tarif aérien commercial raisonnable le plus bas pour les voyages en avion.
Les montants de salaire ou de rémunération imputés à des projets de recherche soutenus par subvention nécessitent une ventilation de paie ou des relevés d'effort selon une politique institutionnelle appliquée de manière cohérente. Les coûts de soutien aux participants nécessitent aussi un traitement cohérent conforme à une politique écrite lorsqu'ils sont classés ainsi. Une facture propre ne mélange pas le soutien salarial d'employés, les honoraires de consultants, le soutien aux participants et les déplacements dans une seule ligne vague « services de recherche ».
Une erreur courante de facturation de la recherche consiste à facturer la même personne à la fois comme employé et comme consultant dans le cadre de la même subvention NIH. Les directives du NIH n'autorisent pas ce double rôle pour une personne dans le cadre de la même subvention, donc la facture doit correspondre au rôle approuvé et au circuit de paiement. Si le chercheur travaille par l'intermédiaire d'une institution, la facture peut nécessiter un acheminement institutionnel avant d'atteindre le sponsor ou l'entité intermédiaire.
Les factures américaines n'utilisent pas non plus de numéro national de TVA ou de GST. La sales and use tax dépend des règles étatiques et locales, du nexus, de la taxabilité du produit ou du service, et du lieu où la vente a lieu. Les services de conseil en recherche ne sont pas taxés selon une règle nationale unique. La Californie taxe généralement les ventes au détail de biens corporels et seulement certains frais de service ou de main-d'œuvre, tandis que le Texas répertorie 16 grandes catégories de services taxables.
Un modèle ponctuel suffit pour une facture de conseil unique, un petit livrable de recherche à prix fixe ou une simple demande de remboursement avec reçus joints. Il fonctionne lorsque le client vous a déjà fourni le code projet, les conditions de paiement, les règles de dépenses et les justificatifs requis. La facture finalisée doit être facile à lire, numérotée, datée et liée au bon périmètre de recherche.
Un flux de travail géré compte lorsque plusieurs chercheurs facturent à des tarifs différents, que les projets utilisent des budgets propres aux subventions ou que le temps doit alimenter la facture sans ressaisie. Everhour sépare les coûts et les tarifs facturables, prend en charge les tarifs par défaut par personne et les remplacements par projet, et conserve l'historique daté des tarifs. Cette structure vous aide à tarifer le travail de recherche par projet, membre ou tâche avant la préparation de la facture.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Une facture de chercheur doit inclure le nom du chercheur ou de l'organisation, les informations du client, le numéro de facture, la date de facture, les conditions de paiement, la référence du projet ou de l'attribution, la description du service, le temps ou les unités, le tarif, les dépenses remboursables, les taxes le cas échéant et les instructions de paiement. Le travail financé par subvention nécessite souvent des détails justificatifs montrant le périmètre du service, le temps ou l'effort, le tarif, la base des dépenses admissibles et le bénéfice pour le projet.
Décrivez le service professionnel, le projet de recherche qu'il soutient, la période, les heures ou l'effort facturés et le taux de rémunération. Les accords de consultant pour la recherche financée par subvention doivent décrire le service, estimer le temps requis, indiquer le taux de rémunération et inclure des dispositions de résiliation. Les retainers nécessitent des preuves que des services bona fide étaient disponibles ou ont été effectués.
Les frais de déplacement de recherche peuvent figurer sur la facture lorsque le contrat, la politique institutionnelle ou les conditions d'attribution autorisent le remboursement. Pour la recherche financée au niveau fédéral, les déplacements facturés comme coût direct nécessitent un bénéfice direct pour le projet, le respect de la politique de déplacement de l'organisation et le tarif aérien commercial raisonnable le plus bas pour les voyages en avion. Gardez séparés les billets d'avion, l'hébergement, les repas, le kilométrage et les frais d'inscription.
Une facture de chercheur américaine nécessite la sales tax uniquement lorsque les règles étatiques ou locales rendent la vente taxable et que le vendeur a l'obligation de collecte requise. Les États-Unis n'ont pas de régime national de facture de TVA ou de GST. La taxabilité des services varie selon l'État et le type de service, donc une facture de service de recherche doit suivre les règles applicables au lieu du client et au service spécifique vendu.
Le remboursement d'une attribution fédérale doit être payé dans les 30 jours calendaires suivant la réception d'une demande de paiement correcte par l'agence fédérale ou l'entité intermédiaire. Les bénéficiaires et sous-bénéficiaires doivent être autorisés à demander le paiement aussi souvent que nécessaire lorsque le virement électronique de fonds est utilisé, ou au moins mensuellement lorsque les virements électroniques ne sont pas utilisés.
Everhour sépare les taux de coût internes des tarifs facturables destinés au client, afin que les équipes de recherche puissent déclarer séparément le coût de main-d'œuvre et la valeur facturable. Les admins peuvent définir des tarifs par défaut par personne, remplacer les tarifs pour des projets individuels, conserver l'historique daté des tarifs et tarifer le travail facturable par projet, membre ou tarif de tâche personnalisé.
Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable suivi et les dépenses en factures client. Les utilisateurs peuvent sélectionner le temps et les dépenses non facturés, prévisualiser le détail de la facture, regrouper les postes par projet, tâche, personne ou date, et exporter les factures vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks.
Suivez le temps de recherche par projet, membre ou tâche, puis tarifez-le avec le bon tarif daté. Everhour relie le travail facturable à la préparation des factures et au reporting.
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