La facturation de la recherche suit souvent des conditions de contrat, d'institution ou de subvention. Everhour garde le temps projet et les rapports organisés.
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| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Une facture de chercheur transforme le travail de projet en dossier de facturation qu'un sponsor, une université, une entreprise ou une agence peut examiner. Le résultat utile est un document qui nomme le projet, décrit le service de recherche, indique la période de facturation, liste les frais au temps passé ou au forfait, sépare les dépenses approuvées et précise les conditions de paiement. Pour le travail du secteur privé aux États-Unis, aucun formulaire de facture fédéral unique ne régit les factures commerciales ordinaires.
La recherche financée par subvention ajoute une pression documentaire plus stricte. Les coûts de consultant doivent être justifiés par un accord qui décrit le service, estime le temps requis, indique le taux de rémunération et inclut des dispositions de résiliation. Les charges de salaires et traitements sur des projets soutenus par une subvention nécessitent des répartitions de paie ou des relevés d'effort selon une politique institutionnelle appliquée de manière cohérente. La facture doit rendre le travail traçable sans transformer le document en dossier complet de subvention.
Une facture de recherche pratique commence par les informations du vendeur et du client, le numéro de facture, la date de facture, la date d'échéance, la référence du projet ou de l'attribution, les dates de service et les instructions de paiement. Les lignes doivent décrire le travail dans des termes que le réviseur reconnaît, comme la revue de littérature, l'élaboration de protocole, la gestion des données, l'analyse statistique, la coordination des sujets, la rédaction de rapports ou les réunions de projet. Chaque ligne doit montrer la base de la facturation, comme les heures et le taux, les frais d'étape ou le montant fixe approuvé.
Les dépenses exigent la même discipline. Les voyages facturés comme coût direct doivent bénéficier directement au projet, respecter la politique de voyage de l'organisation et utiliser le tarif aérien commercial raisonnable le plus bas pour les déplacements en avion. Les coûts de soutien aux participants nécessitent l'appui d'une politique écrite et un traitement cohérent entre les financements fédéraux lorsqu'ils sont facturés. Les provisions d'honoraires exigent des preuves que des services de recherche authentiques étaient disponibles ou ont été rendus, et pas seulement une étiquette de prépaiement.
La facturation de la recherche varie selon le payeur. Un client industriel privé peut attendre une facture de conseil avec des lignes de périmètre, des taux, des dépenses et des conditions net 30. Un département universitaire peut exiger un bon de commande, un code projet ou un contact institutionnel. Une facture de contrat fédéral suit les champs de facture correcte du FAR, y compris les informations du contractant, les dates, le numéro de facture, les références du contrat, les descriptions, les quantités, les prix, les conditions, les détails de remise et les données TIN ou EFT lorsque les procédures de l'agence les exigent.
Une erreur fréquente consiste à mélanger des rôles ou des catégories de coûts sans justification. Selon les directives du NIH, une personne ne peut pas être payée à la fois comme consultant et comme employé au titre de la même subvention NIH. Le remboursement des financements fédéraux a aussi un rythme de demande de paiement : les agences ou les entités intermédiaires doivent payer dans les 30 jours calendaires suivant la réception d'une demande de paiement correcte, et les bénéficiaires utilisant l'EFT doivent être autorisés à demander un paiement aussi souvent que nécessaire.
Une facture ponctuelle convient lorsqu'un chercheur facture un client pour une mission courte, un rapport unique ou une revue définie. Elle suffit lorsque le périmètre est simple, le taux est fixe, les dépenses sont minimales et le payeur n'a pas besoin de rapports d'effort récurrents. La facture a tout de même besoin de dates, descriptions, taux, conditions de paiement et traitement fiscal clairs selon les règles étatiques et locales, le cas échéant.
Un flux de travail géré convient aux projets récurrents, aux financeurs multiples, à la recherche en équipe ou à la facturation qui dépend du temps approuvé et du travail documenté. Everhour peut conserver le temps enregistré, les budgets, les coûts et les données de projet dans des rapports personnalisables avec colonnes, filtres, regroupement, plages de dates, exports et envoi planifié par e-mail. Cette couche de reporting aide à transformer l'activité de recherche en dossiers pour la facturation, la revue de projet et la transmission à la facturation.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Les factures de recherche du secteur privé aux États-Unis ne suivent pas un formulaire de facture fédéral prescrit unique. Les entreprises peuvent utiliser tout système de tenue de registres qui montre clairement les revenus et les dépenses, les factures servant de documents justificatifs. Les contrats, la politique institutionnelle, les conditions d'attribution de subvention et les portails de payeurs contrôlent souvent le format en pratique.
La facture doit correspondre à l'accord. Le conseil facturé à l'heure nécessite des dates, des heures, des taux et des descriptions de service. Le travail de recherche au forfait nécessite des étapes ou livrables liés au périmètre contractuel. Le soutien de consultant financé par subvention doit relier le service, le temps estimé et le taux de rémunération afin que le payeur voie pourquoi la charge appartient au projet.
Les voyages peuvent apparaître sur une facture de recherche lorsque l'accord ou l'attribution l'autorise et que le déplacement bénéficie directement au projet. Les voyages financés par subvention doivent aussi respecter la politique de voyage de l'organisation. Les déplacements en avion facturés comme coût direct doivent utiliser le tarif aérien commercial raisonnable le plus bas selon les règles de coûts de recherche citées dans les directives fédérales.
Les États-Unis n'utilisent pas de régime national de facture TVA ou GST. Les règles de taxe sur les ventes et d'utilisation dépendent de la loi étatique et locale, du rattachement fiscal, de l'emplacement de l'acheteur et du caractère taxable du service ou de l'article spécifique. Un vendeur réalisant des ventes taxables peut avoir besoin d'un enregistrement au niveau de l'État, comme un permis de vendeur ou un compte de taxe sur les ventes.
Les règles des financements fédéraux autorisent les bénéficiaires et sous-bénéficiaires à soumettre des demandes de paiement aussi souvent que nécessaire lorsque le transfert électronique de fonds est utilisé. Sans transferts électroniques, ils doivent être autorisés à soumettre des demandes au moins mensuellement. L'agence ou l'entité intermédiaire doit effectuer le paiement dans les 30 jours calendaires suivant la réception d'une demande de paiement correcte.
Everhour Reporting permet aux équipes de créer des rapports avec plus de 45 colonnes, filtres, regroupements, plages de dates et exports. Une équipe de recherche peut regrouper le temps par projet, membre, tâche, client ou statut de facture, puis partager des rapports planifiés pour la revue de facturation avant de préparer la facture.
Everhour suit le temps facturable et non facturable via le statut de facturation du projet, les contrôles non facturables au niveau des tâches et les taux de tâche personnalisés. Les administrateurs peuvent déclarer le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût afin que le travail de recherche facturé à un client reste séparé de l'activité interne ou non justifiée.
Suivez les heures de recherche approuvées, regroupez le travail par projet et exportez des rapports prêts pour la facturation. Everhour donne aux équipes de recherche des dossiers plus clairs pour les factures, les demandes de remboursement et la facturation de projet.
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