Les managers ont besoin de factures prêtes pour les projets, avec des tarifs et des conditions clairs. Everhour garde le travail facturable lié à la bonne tarification.
Renseignez vos informations, ajoutez des lignes, puis cliquez sur Imprimer une fois prêt.
| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Utilisez cette page pour transformer le travail client géré en une facture qu'un contact financier peut examiner sans devoir rechercher le contexte. Une facture de manager rattache généralement chaque frais à un projet, un contrat, une autorisation, un jalon, un groupe de tâches ou un plan de ressources approuvé. L'objectif est un document de facturation finalisé avec suffisamment de détails pour soutenir le paiement, la revue interne et la tenue de dossiers ultérieure.
Une facture de projet doit indiquer la date et le numéro de facture, le client, le contrat ou l'autorisation, les descriptions des postes, les quantités ou heures, les unités de mesure, les prix unitaires, les prix étendus, les conditions de paiement et les coordonnées du destinataire du paiement. Ajoutez une personne de contact pour les anomalies lorsque le contrat l'exige, en particulier pour les clients gouvernementaux ou les grandes entreprises qui acheminent les questions de facturation via un bureau de facturation spécifique.
La facturation à prix fixe fonctionne lorsque l'accord définit un montant unique pour un périmètre défini. La facture peut indiquer le jalon, le livrable ou la phase, puis facturer le prix convenu sans ajuster le montant uniquement en fonction des coûts réels constatés. Ce format convient à des travaux comme une phase d'implémentation terminée, un forfait mensuel de management ou un livrable de projet documenté.
La facturation en temps et matériaux nécessite davantage de détails justificatifs. La facture est basée sur les heures de travail multipliées par des taux horaires fixes spécifiés, plus les coûts réels des matériaux. La facturation en heures de travail retire la partie matériaux, de sorte que la facture se concentre sur les catégories de main-d'œuvre, les heures et les taux fixes. Le travail à remboursement de coûts nécessite des justificatifs pour les coûts engagés admissibles, comme la main-d'œuvre directe, les déplacements directs, les autres coûts directs et les coûts indirects correctement imputables, sous réserve du contrat.
Les factures aux États-Unis ne suivent pas de régime national de facture avec TVA ou GST, et les entreprises ordinaires du secteur privé n'utilisent pas un formulaire fédéral de facture prescrit. La taxe de vente et d'utilisation relève des règles des États et des collectivités locales, la taxabilité, le nexus, le type de produit ou de service et la localisation du client déterminant la réponse. Une facture de manager doit afficher le traitement correct de la taxe de vente pour la transaction au lieu d'utiliser un taux national générique.
Les conditions de paiement proviennent du contrat, de la politique du client et du droit applicable. Les factures de contrats fédéraux constituent une exception nationale claire : une facture correcte selon les règles FAR inclut des champs spécifiques, et la date d'échéance standard du paiement est généralement la plus tardive entre 30 jours après la réception d'une facture correcte par le bureau de facturation ou 30 jours après l'acceptation par le gouvernement. Les pénalités de retard dans le secteur privé suivent le contrat et la juridiction.
Une facture ponctuelle fonctionne pour un jalon simple, une approbation client unique ou des frais à prix fixe clairs. Elle fonctionne aussi lorsque le manager a déjà sous les yeux les heures approuvées, les tarifs, les dépenses, le traitement fiscal et les conditions de paiement. Le risque augmente lorsque la même équipe facture chaque mois plusieurs projets, catégories de main-d'œuvre, barèmes de tarifs ou dépenses refacturées.
Un workflow géré devient nécessaire lorsque le travail suivi doit alimenter la facturation sans ressaisie. Everhour sépare les taux de coût internes des tarifs facturables côté client, prend en charge les valeurs par défaut par personne et les remplacements par projet, conserve l'historique daté des tarifs et tarifie le travail facturable par projet, membre ou tâche. Cette structure aide les managers à garder alignés le coût de la main-d'œuvre, les revenus client et la tarification des factures.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Une facture de manager doit inclure le nom du client, la date et le numéro de facture, la référence du projet ou du contrat, les descriptions des postes, les quantités ou heures, les unités de mesure, les prix unitaires, les montants totaux, les conditions de paiement, les coordonnées du destinataire du paiement et un contact pour les anomalies de facture lorsque le contrat l'exige. Pour le travail basé sur contrat, la référence du projet ou de l'autorisation est importante parce qu'elle relie les frais au périmètre approuvé.
Une facture en temps et matériaux doit afficher les heures de main-d'œuvre directe, le taux horaire fixe pour chaque catégorie de main-d'œuvre ou personne, ainsi que les coûts réels de matériaux ou refacturés. Le format le plus clair sépare la main-d'œuvre des coûts remboursables, puis ajoute suffisamment de description pour montrer au client quelles tâches de projet ou ressources ont produit les frais.
Une facture de manager aux États-Unis n'utilise pas de régime national de facture avec TVA ou GST. La taxe de vente et d'utilisation est imposée et administrée par les États et les juridictions locales. Le traitement correct dépend des règles des États et des collectivités locales, du nexus, du produit ou service vendu et du lieu où le client reçoit les biens ou services.
Une facture à prix fixe n'a pas besoin d'heures pour calculer le prix lorsque l'accord prévoit la facturation d'un montant convenu pour un travail défini. Les managers ajoutent souvent des noms de jalons, des descriptions de livrables ou la période couverte pour rendre les frais plus faciles à approuver. Ajouter des heures pour le contexte est un choix commercial, sauf si le contrat les exige.
Les références de contrat manquantes retardent l'approbation parce que l'examinateur ne peut pas faire correspondre la facture au bon de commande, à l'énoncé des travaux, au jalon ou au budget autorisé. Les incohérences de tarifs créent le même problème dans la facturation en temps et matériaux. La facture doit utiliser les mêmes catégories de main-d'œuvre, tarifs et conditions que ceux qui apparaissent dans l'accord client.
Everhour sépare les coûts et les tarifs facturables, puis permet aux managers d'utiliser des tarifs par défaut par personne ou des remplacements par projet. Les changements de tarifs datés conservent les anciens calculs, tandis que les tarifs par projet, par membre et par tâche personnalisée gardent la tarification des factures alignée avec le modèle de facturation du client.
Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable et les dépenses non facturés en factures client. Les managers peuvent prévisualiser le détail, regrouper les postes par projet, tâche, personne ou date, et exporter des brouillons de factures vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks.
Suivez le travail approuvé au bon tarif facturable, puis transformez-le en factures avec moins de modifications manuelles. Everhour donne aux managers une facturation de projet plus claire et une meilleure visibilité sur les revenus.
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