Everhour relie le temps de projet suivi aux workflows de facturation, afin que les managers puissent transformer le travail approuvé en factures client plus claires.
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| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Les managers facturent généralement par rapport à un périmètre de projet, une autorisation ou un contrat. Le travail pratique consiste à montrer au client quel travail a été livré, quelles ressources ou catégories de main-d'œuvre ont été utilisées, quelles dépenses sont remboursables et quelles conditions de paiement s'appliquent. Une facture claire donne aux équipes finance suffisamment de détails pour approuver le paiement sans demander au chef de projet de reconstruire l'historique de facturation à partir d'e-mails, de journaux de temps et de feuilles de calcul.
Pour les entreprises privées américaines ordinaires, aucun formulaire fédéral unique de facture ne s'applique. Les factures restent importantes comme pièces justificatives pour les registres commerciaux, car elles indiquent les montants et les sources des recettes brutes. Les contrats fédéraux sont l'exception nationale la plus claire. Une facture correcte selon les règles FAR inclut les informations du contractant, la date et le numéro de facture, les références du contrat ou de la commande, les postes, les conditions de paiement, les coordonnées de règlement, ainsi que des données bancaires TIN ou EFT supplémentaires lorsque les procédures de l'agence les exigent.
Un projet à prix fixe facture le montant convenu pour un périmètre défini. Cette facture doit permettre de faire facilement correspondre le jalon, le livrable ou la phase avec l'accord. Une ligne telle que « Phase de mise en œuvre 2, forfait fixe, 7 500 $ » fonctionne lorsque le contrat rattache ce montant à une phase nommée. La facture ne doit pas suggérer que le montant change simplement parce que le coût réel de la main-d'œuvre a été supérieur ou inférieur.
La facturation au temps et aux matériaux nécessite plus de détails, car le montant provient des heures de main-d'œuvre directe à des taux horaires fixes spécifiés, plus les coûts réels des matériaux. La facture d'un manager doit indiquer la catégorie de main-d'œuvre, les heures, le taux, le montant total et les dépenses refacturées. Un contrat en heures de main-d'œuvre supprime la partie matériaux, de sorte que la facture se concentre sur les catégories de main-d'œuvre, les heures et les taux fixes. Le travail à remboursement des coûts exige un justificatif des coûts engagés admissibles, notamment la main-d'œuvre directe, les déplacements directs, les autres coûts directs et les coûts indirects correctement imputables lorsque le contrat les autorise.
Une facture de projet basée sur un contrat doit identifier le contrat ou l'autorisation, la date de facture, le numéro de facture, les descriptions des articles, les quantités, les unités de mesure, les prix unitaires, les prix totaux, les conditions de paiement, les coordonnées de règlement et une personne à contacter en cas de défaut lorsque le contrat l'exige. La facture doit également contenir suffisamment de contexte de projet pour que l'approbateur puisse relier la charge à un bon de commande, un cahier des charges, un ordre de travail ou une ligne budgétaire client.
Les factures américaines n'utilisent pas de régime national de facture VAT ou GST. La sales and use tax relève des États et des collectivités locales, et le traitement correct dépend du nexus, de la taxabilité du produit ou du service, et du lieu auquel la vente est rattachée. Washington, par exemple, applique une portion de sales tax d'État de 6,5 %, plus une portion locale basée sur l'endroit où le client reçoit les biens ou services. La Californie taxe généralement les ventes au détail de biens meubles corporels et seulement certains frais de service ou de main-d'œuvre, tandis que le Texas définit 16 grandes catégories de services taxables.
Une facture gratuite ponctuelle fonctionne lorsque le manager a un petit nombre de factures client, des données sources propres et un contrat qui indique déjà le prix, la date d'échéance, le traitement fiscal et les instructions de paiement. Elle fonctionne aussi pour un simple jalon à forfait fixe où un poste et une courte description racontent toute l'histoire. Le risque commence lorsque les heures, les taux, les dépenses, les avenants et le travail non facturable vivent dans des systèmes séparés.
Un workflow géré devient important lorsque le temps facturable suivi par client ou par projet devient la source de la facture. Everhour prend en charge ce transfert en séparant le temps facturable et non facturable grâce au statut de facturation du projet, aux contrôles de non-facturation au niveau des tâches, aux tarifs de tâches personnalisés, aux exceptions de tarifs par membre et aux rapports administrateur avec temps facturable, temps non facturable, montant facturable et coût. Cette structure maintient la facturation de projet plus proche de l'enregistrement de travail approuvé.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Le contrat contrôle le modèle de facturation. Le travail à prix fixe facture le montant convenu pour un périmètre défini. Le travail au temps et aux matériaux facture les heures de main-d'œuvre directe à des taux horaires fixes spécifiés, plus les coûts réels des matériaux. Le travail en heures de main-d'œuvre facture uniquement les heures de main-d'œuvre. Le travail à remboursement des coûts facture les coûts engagés admissibles dans les conditions du contrat et nécessite généralement des justificatifs de coûts.
Les factures ordinaires du secteur privé américain ne suivent pas un format fédéral unique de facture fiscale, et les États-Unis n'utilisent pas de régime national de facture VAT ou GST. Les factures soutiennent néanmoins les registres fiscaux fédéraux, car elles documentent les transactions commerciales, les recettes brutes et les dépenses. Les factures de marchés publics fédéraux suivent les exigences FAR lorsque le vendeur facture un contrat du gouvernement américain.
Un approbateur client a besoin de la référence du contrat ou de l'autorisation, du numéro de facture, de la date de facture, des descriptions des postes, des quantités, des unités de mesure, des prix unitaires, des prix totaux, des conditions de paiement et des coordonnées de règlement. Une personne à contacter en cas de défaut doit également figurer sur la facture lorsque le contrat l'exige. Les chefs de projet doivent faire correspondre le libellé de la facture au cahier des charges ou au bon de commande.
Les factures au temps et aux matériaux et à remboursement des coûts doivent séparer la main-d'œuvre des coûts remboursables. Les lignes de main-d'œuvre doivent inclure les heures, les catégories de main-d'œuvre, les taux et les montants totaux. Les lignes de dépenses doivent inclure la catégorie, le montant et les justificatifs exigés par le contrat. Combiner les deux dans une ligne vague rend l'approbation plus difficile et affaiblit le dossier derrière le montant facturé.
Le calendrier de paiement du secteur privé découle du contrat, de la politique du client et du droit applicable. Les contrats fédéraux américains utilisent un repère spécifique : la date d'échéance standard est généralement la plus tardive entre 30 jours après la réception d'une facture correcte par le bureau de facturation ou 30 jours après l'acceptation par le gouvernement des fournitures ou services. Les pénalités de retard privées suivent les conditions contractuelles et le droit applicable.
Everhour permet aux administrateurs de définir le statut de facturation du projet, de marquer des tâches spécifiques comme non facturables, d'utiliser des tarifs de tâches personnalisés et de définir des exceptions de tarifs par membre. Les rapports administrateur peuvent afficher le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût, afin que les managers puissent examiner le travail prêt à facturer avant de facturer un client.
Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable non facturé et les dépenses non facturées en factures client. Les lignes de facture peuvent être regroupées par projet, tâche, personne, date ou autre ventilation disponible, et les factures peuvent être exportées vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks comme brouillons.
Suivez le travail de projet facturable et non facturable, examinez les rapports de facturation administrateur et facturez à partir des relevés de temps approuvés avec Everhour, afin que la facturation des managers reste liée à l'activité réelle du projet.
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