Everhour relie le temps d'agence, la facturation et le reporting, tandis que les factures de design doivent toujours présenter clairement le périmètre, les droits et les conditions de paiement.
Renseignez vos informations, ajoutez des lignes, puis cliquez sur Imprimer une fois prêt.
| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Une facture d'agence de design doit transformer un travail approuvé en demande de paiement que le client peut vérifier rapidement. Pour un projet de branding, cela signifie que la facture identifie l'agence, le client, le numéro de facture, la date de facture, la date d'échéance, le nom du projet, les lignes, les montants et les conditions de paiement. Les lignes suivent généralement la proposition, comme la découverte, les concepts de logo, les éléments de marque finaux, les licences d'utilisation, les dépenses remboursables ou un acompte mensuel.
Les États-Unis n'imposent pas de formulaire fédéral unique de facture pour le secteur privé et n'utilisent pas de régime national de facture avec TVA ou GST. Pour le travail d'agence ordinaire, le contenu de la facture relève principalement de la tenue des dossiers et du contrat. Le traitement de la taxe de vente et d'utilisation dépend des règles de l'État et des règles locales, du nexus, de l'imposabilité des services et du lieu de vente. Gardez la facture suffisamment précise pour appuyer les registres de revenus, l'approbation du client et toute position applicable en matière de taxe de vente de l'État.
Les agences de design facturent couramment au moyen d'acomptes, de jalons, de phases de projet au forfait, de travail horaire ou de dépenses refacturées. Une facture d'acompte mensuel peut indiquer la période couverte, les honoraires d'acompte convenus, les services inclus, le travail supplémentaire approuvé et les coûts remboursés d'images de stock ou d'impression. Une facture de jalon peut lier le paiement à une phase de découverte terminée, à l'approbation d'un concept, à la livraison finale ou au support de lancement.
Les lignes doivent contenir assez de détails pour relier la facturation au travail. Une entrée utile est spécifique : « Design d'identité de marque, développement de concept, 18 heures à 125 $ par heure. » Pour un projet au forfait, la ligne peut indiquer « Phase 2 de design de site web, wireframes et design visuel approuvés, forfait. » Si les droits, les licences ou les conditions d'utilisation influencent le prix, listez-les séparément ou faites référence à l'accord signé.
Les factures de design ne doivent pas modifier silencieusement l'engagement. L'AIGA décrit les contrats de design comme des conditions personnalisées pour différents engagements, donc la facture doit suivre la proposition ou le contrat accepté au lieu d'introduire de nouvelles hypothèses de périmètre, de droits ou d'honoraires. Si la proposition sépare les services de design des droits d'utilisation sous licence, la facture doit préserver cette séparation. Si les dépenses remboursables nécessitent une approbation, ne listez que les dépenses approuvées.
La propriété du copyright et le statut de work-made-for-hire sont des questions contractuelles distinctes aux États-Unis. Un travail créatif commandé ne remplit les conditions de work made for hire que pour un travail d'employé dans le cadre de l'emploi ou pour des catégories de commandes spécifiées avec un accord écrit signé explicite. Une ligne de facture indiquant « fichiers finaux du logo » ne transfère pas, à elle seule, tous les droits. Utilisez la facture pour facturer, et utilisez le contrat pour définir la propriété.
Une facture gratuite suffit pour un projet unique, un petit acompte ou un jalon ponctuel lorsque l'agence dispose déjà d'heures validées, de dépenses approuvées et de conditions de paiement convenues. Elle doit produire une demande de paiement claire avec les bons détails client, dates, totaux, date d'échéance et lignes justificatives. Net 30 signifie que le paiement est dû dans les 30 jours à partir de la date de facture ou de l'événement de facturation, sauf si le contrat fixe un autre délai.
Un flux de travail géré compte lorsque plusieurs designers, clients, acomptes et phases de projet alimentent la facturation. Everhour Reporting peut regrouper le temps suivi, les coûts, les montants facturables, le statut de facture et les métadonnées de projet dans des rapports personnalisables avec plus de 45 colonnes. Cela donne à une agence un parcours plus clair du travail de projet à la revue de facturation, aux contrôles de rentabilité, aux exports et aux éléments de facture prêts pour le client.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Une facture d'agence de design doit inclure les détails de l'agence et du client, un numéro de facture unique, la date de facture, la date d'échéance, la référence du projet ou du contrat, les lignes, les unités ou tarifs, les dépenses remboursables, les taxes le cas échéant, le total dû, les conditions de paiement et les conditions de retard de paiement si le contrat les autorise. La facture doit aussi s'identifier clairement comme une facture, et non comme un reçu.
Utilisez la méthode de facturation de la proposition ou du contrat accepté. Le travail horaire doit indiquer le service, le tarif et les unités de temps. Les livrables au forfait doivent nommer le livrable ou la phase et les honoraires fixes. Les factures d'acompte doivent indiquer la période de facturation et les services inclus. Les projets mixtes peuvent utiliser des lignes séparées pour le travail sous acompte, les heures additionnelles approuvées, les dépenses et les licences.
Une agence de design aux États-Unis doit ajouter une taxe de vente uniquement lorsque les règles de l'État et les règles locales l'exigent pour la vente spécifique. Les États-Unis n'ont pas de régime national de facture avec TVA ou GST, et l'imposabilité des services varie selon l'État et le type de service. La Californie taxe généralement les ventes au détail de biens meubles corporels et seulement certains frais de service ou de main-d'œuvre, tandis que le Texas définit de larges catégories de services imposables.
Une facture peut faire référence à des droits sous licence ou à des conditions d'utilisation, mais le contrat contrôle le transfert des droits. Pour un travail créatif commandé aux États-Unis, le statut de work-made-for-hire exige un travail d'employé dans le cadre de l'emploi ou un travail commandé spécifié avec un accord écrit signé explicite. Ne vous appuyez pas uniquement sur la formulation de la facture pour définir la propriété, l'exclusivité, le territoire, la durée ou l'utilisation des médias.
Net 30 est courant, et cela signifie que le paiement est dû dans les 30 jours à partir de la date de facture ou de l'événement de facturation. C'est une condition de paiement, pas une exigence légale propre au design. Les agences peuvent utiliser des délais plus courts ou plus longs lorsque l'accord client les autorise. Les frais de retard de paiement ne doivent apparaître que lorsque le contrat ou la politique de paiement les autorise.
Everhour Reporting permet aux agences de créer des rapports avec des colonnes pour le projet, le client, le membre, la tâche, le temps facturable, les coûts, le profit, le statut de facture et d'autres données de projet. Les équipes peuvent regrouper et filtrer le temps par client ou par projet, puis exporter les rapports en CSV, Excel/XLSX ou PDF pour la revue de facturation et les justificatifs client.
Everhour suit le temps facturable et non facturable au moyen du statut de facturation du projet, de contrôles non facturables au niveau des tâches et de colonnes de rapport pour le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût. Une agence peut exclure les réunions internes des totaux client tout en conservant le temps dans les rapports opérationnels.
Utilisez les rapports Everhour pour examiner le travail facturable par client, projet, tâche et statut de facture avant la facturation, puis appuyez des factures d'agence de design plus claires avec des données de facturation exportables.
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