L'utilisation d'une agence de design dépend du rôle, de la capacité et du périmètre facturable. Everhour aide les équipes à comparer la capacité planifiée avec le travail suivi.
Mesurez l'utilisation facturable par rapport à la capacité totale et voyez exactement combien d'heures vous laissez de côté chaque période.
Heures de travail sur cette période
Moyenne du secteur pour les agences : 75 à 85 %
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Le taux d'utilisation d'une agence de design répond à une question opérationnelle : quelle part du temps disponible d'un designer, d'un stratège, d'un producteur, d'un développeur ou d'un chef de projet a été consacrée à du travail facturable au client. Le numérateur est le travail de design, de stratégie, de production, de développement ou de projet facturable au client. Le dénominateur est la base d'heures disponibles que votre agence utilise pour la même personne, semaine, mois ou année.
Ce taux aide les dirigeants d'agence à comparer la capacité aux plans de recrutement, à la pression sur les prix et à la charge de livraison. Un résultat d'utilisation de 70 % signifie que 70 heures sur 100 heures disponibles étaient facturables selon le dénominateur choisi. Les références des agences se situent généralement autour de 60 % à 85 % selon le rôle, avec des objectifs plus bas pour les rôles seniors, de management ou mixtes avec développement commercial, et des objectifs plus élevés pour les rôles dédiés à la livraison.
Les agences de design obtiennent des taux d'utilisation différents à partir des mêmes heures facturables lorsqu'elles changent de dénominateur. La capacité brute utilise la capacité planifiée avant déduction des congés payés, jours fériés, arrêts maladie ou temps interne. Aux États-Unis, de nombreuses entreprises utilisent 40 heures par semaine comme capacité brute, car les règles fédérales sur les heures supplémentaires exigent que les employés non exemptés couverts reçoivent une rémunération des heures supplémentaires pour les heures travaillées au-delà de 40 dans une semaine de travail fixe de 168 heures.
La capacité nette de travail soustrait d'abord les congés payés, les jours fériés et les autres absences. Le FLSA n'exige pas le paiement du temps non travaillé, y compris les vacances, les congés maladie ou les jours fériés fédéraux ou autres ; les congés payés sont donc une donnée liée à la politique, au contrat ou à la juridiction pour les employeurs privés. Le total des heures enregistrées est moins solide pour la planification, car un sous-enregistrement du temps non facturable peut faire paraître l'utilisation plus élevée que la charge de capacité réelle.
Utilisez cette formule pour l'utilisation facturable : heures facturables ÷ heures disponibles × 100. Par exemple, un designer de niveau intermédiaire enregistre 31 heures facturables au client dans une semaine planifiée de 40 heures. Le taux d'utilisation est de 31 ÷ 40 × 100, soit 77,5 %. Si le tarif de facturation standard du designer est de 125 $ par heure, ces 31 heures facturables portent une valeur standard de 3 875 $.
Ce résultat de 77,5 % s'inscrit dans la fourchette cible courante des agences, de 60 % à 85 %, mais le rôle compte toujours. Un designer de production avec un travail client régulier peut se situer près de l'extrémité supérieure. Un directeur design qui gère les revues, les propositions, le recrutement et la stratégie client a besoin d'un objectif facturable plus bas, car une partie du rôle existe en dehors des heures de livraison.
Un calculateur ponctuel suffit lorsque vous avez besoin d'une vérification hebdomadaire rapide, d'un scénario de staffing ou du taux d'utilisation d'un seul designer pour une revue de projet. Il fonctionne lorsque les heures facturables, les heures disponibles et le périmètre du rôle sont déjà clairs. Il fonctionne aussi pour expliquer pourquoi 30 heures facturables peuvent signifier 75 % par rapport à 40 heures brutes et 85,7 % par rapport à 35 heures nettes de travail.
Un workflow géré devient nécessaire lorsque l'agence a besoin de l'utilisation par rôle, client, projet et période chaque semaine. Everhour Resource Planning donne aux managers des chronologies visuelles, des vues par membre et par projet, la capacité hebdomadaire, les écarts de disponibilité, les congés planifiés et les comparaisons planifié-réel, afin que les objectifs de capacité restent liés aux affectations réelles plutôt qu'à un calcul ponctuel.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Le temps facturable comprend le design, la stratégie, la production, le développement, la gestion de projet et les autres travaux de livraison approuvés par le client que l'agence considère comme facturables selon ses contrats ou sa politique de facturation. Les réunions internes, le travail commercial, la formation, le travail financier et l'administration générale restent en dehors de l'utilisation facturable, sauf si l'agence utilise un indicateur distinct d'utilisation productive.
Les agences de design doivent mesurer les deux, mais les résultats au niveau du rôle donnent le signal de management le plus clair. Une moyenne d'équipe peut masquer un directeur à 45 %, un producteur à 68 % et un designer de production à 84 %. Les taux au niveau individuel montrent le risque de charge de travail, tandis que les taux au niveau de l'équipe montrent si l'agence dispose d'une capacité de livraison suffisante pour le travail client réservé.
Le dénominateur a changé. Un designer avec 31 heures facturables a une utilisation de 77,5 % par rapport à une semaine de capacité brute de 40 heures. Les mêmes 31 heures deviennent 88,57 % par rapport à un dénominateur net de travail de 35 heures. Le travail facturable n'a pas changé, mais la politique de capacité a changé le pourcentage.
Le travail interne appartient à l'utilisation productive ou totale lorsqu'il soutient des priorités approuvées de l'agence, comme les mises à jour du portfolio, les améliorations de processus ou le développement commercial. L'utilisation facturable ne doit compter que le travail facturable au client. Mélanger les deux rend le taux difficile à utiliser pour la tarification, le staffing et la planification de la livraison.
Les sources fédérales américaines ne fixent pas d'objectif d'utilisation pour les services professionnels. Le FLSA ne définit pas l'emploi à temps plein ou à temps partiel, et la loi fédérale n'impose pas de congé annuel payé aux employeurs privés. Une agence de design doit fixer des objectifs par rôle, ligne de service et politique de dénominateur, puis les appliquer de manière cohérente.
Everhour Resource Planning affiche les affectations sur des chronologies visuelles par membre ou par projet, avec la capacité hebdomadaire, les congés planifiés et les écarts de disponibilité. Les managers peuvent comparer la capacité planifiée au temps suivi, ce qui aide une agence de design à voir si les designers, les producteurs et les chefs de projet suivent leurs objectifs d'utilisation au niveau du rôle.
Everhour Reporting transforme le temps enregistré, les budgets, les coûts et les données de projet en rapports personnalisables avec des colonnes pour le temps facturable, les coûts de main-d'œuvre, le projet, le client, le membre et les indicateurs de budget. Les agences peuvent regrouper et filtrer les rapports pour examiner les tendances d'utilisation sans reconstruire la même feuille de calcul chaque semaine.
Suivez la capacité planifiée, les congés planifiés et le travail client réel dans Everhour Resource Planning afin que les objectifs d'utilisation de l'agence de design restent liés aux décisions de staffing et à la charge de livraison.
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