Everhour transforme le temps suivi en rapports d'utilisation personnalisables, tandis que la logique du modèle maintient la cohérence entre la capacité de l'équipe et les heures facturables.
Mesurez l'utilisation facturable par rapport à la capacité totale et voyez exactement combien d'heures vous laissez de côté chaque période.
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Un rapport d'utilisation d'équipe répond à une question opérationnelle : quelle part de la capacité disponible de l'équipe s'est transformée en travail client facturable pendant la période de reporting. Le taux central correspond aux heures facturables divisées par les heures disponibles, puis multipliées par 100. Un modèle utile présente le même calcul par personne, rôle, projet et total d'équipe afin que les managers puissent voir à la fois le cumul et la source du cumul.
Le rapport a aussi besoin d'un dénominateur nommé. La capacité brute utilise la capacité planifiée avant les congés. Les heures nettes disponibles soustraient les PTO approuvés, les jours fériés, les congés non payés et les autres temps non travaillés définis par la politique. Le total des heures enregistrées utilise uniquement les entrées de temps enregistrées. Ces choix produisent différents taux d'utilisation, le modèle doit donc étiqueter clairement chaque taux au lieu de mélanger les dénominateurs dans une seule colonne.
Un modèle d'équipe pratique commence par membre, rôle, équipe, projet, client, heures facturables, heures non facturables, congés, capacité brute, heures nettes disponibles, objectif d'utilisation, utilisation réelle et écart par rapport à l'objectif. Ces champs vous permettent de séparer la charge de livraison du travail interne, des congés et de la planification de capacité. Une moyenne d'équipe unique masque le fait qu'une même personne peut être surchargée tandis qu'une autre dispose de capacité libre.
Les équipes américaines utilisent souvent 40 heures hebdomadaires comme base de capacité brute parce que les règles fédérales sur les heures supplémentaires exigent que les employés non exemptés couverts reçoivent une rémunération des heures supplémentaires pour les heures travaillées au-delà de 40 dans une semaine de travail fixe de 168 heures. La FLSA ne définit pas l'emploi à temps plein et n'exige pas le paiement du temps non travaillé, y compris les vacances, les congés maladie ou les jours fériés. La politique de l'employeur privé, les contrats et les règles juridictionnelles applicables définissent les hypothèses de capacité dans le modèle.
Utilisez cette formule pour le cumul d'équipe : taux d'utilisation de l'équipe = total des heures facturables / total des heures disponibles * 100. Pour une équipe de quatre personnes avec 40 heures planifiées chacune, la capacité hebdomadaire brute est de 160 heures. Si les congés approuvés retirent 10 heures, les heures nettes disponibles sont de 150. Si l'équipe enregistre 117 heures facturables, l'utilisation de l'équipe est de 78 %.
Le même rapport doit aussi afficher les taux au niveau de chaque personne. Un consultant avec 34 heures facturables et 40 heures nettes disponibles a une utilisation de 85 %. Un chef de projet avec 23 heures facturables et 30 heures nettes disponibles a une utilisation de 76,67 %. Les deux chiffres peuvent être corrects parce que leurs dénominateurs diffèrent. Le cumul d'équipe doit d'abord additionner les heures facturables et les heures disponibles, puis calculer le pourcentage à partir de ces totaux.
Un calculateur ponctuel suffit lorsque vous avez besoin d'un taux hebdomadaire rapide, d'une vérification des effectifs ou d'un chiffre propre pour une feuille de calcul. Il fonctionne mieux lorsque la période est courte, l'équipe est petite et tout le monde s'accorde sur le dénominateur avant le début du calcul. Les modèles manuels deviennent insuffisants lorsque les congés, les objectifs par rôle, les indicateurs facturables et les affectations de projet changent chaque semaine.
Un workflow géré devient le meilleur choix lorsque l'utilisation pilote la planification de capacité, la revue de facturation ou le reporting de performance. Everhour Reporting peut regrouper le temps suivi par membre, projet, client et métadonnées, puis exporter des rapports prêts pour l'utilisation à des fins de revue. Cela supprime la configuration répétée des feuilles de calcul et donne aux managers une source cohérente pour les heures facturables, les heures disponibles et les comparaisons avec les objectifs au fil du temps.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Un rapport d'utilisation d'équipe doit inclure membre, rôle, équipe, projet, heures facturables, heures non facturables, congés, capacité brute, heures nettes disponibles, objectif d'utilisation, taux d'utilisation réel et écart par rapport à l'objectif. Ajoutez les champs client et ligne de service lorsque les managers examinent la rentabilité ou les effectifs par compte. Gardez les colonnes de numérateur et de dénominateur visibles afin que le pourcentage reste auditable.
Un modèle doit soustraire les jours fériés et les congés payés uniquement lorsque le rapport utilise les heures nettes disponibles. Les heures annuelles effectivement travaillées de l'OCDE excluent les jours fériés, les congés annuels payés, la maladie, le congé maternité ou parental et les absences similaires. Les rapports de capacité brute gardent ces heures dans le dénominateur. Étiquetez le dénominateur comme capacité brute ou heures nettes disponibles afin que les lecteurs ne comparent pas des taux non équivalents.
L'utilisation de l'équipe utilise le total des heures facturables divisé par le total des heures disponibles. Une moyenne des taux individuels donne le même poids à chaque personne, même lorsqu'une personne a 20 heures disponibles et une autre en a 40. Utilisez la formule d'équipe additionnée pour les décisions de staffing et de capacité de revenus. Utilisez les taux individuels pour identifier les besoins de coaching, les problèmes de charge de travail ou les enjeux de capacité propres à un rôle.
Le travail interne non facturable doit rester en dehors de l'utilisation facturable, sauf si le rapport mesure intentionnellement l'utilisation productive. L'utilisation facturable utilise les heures client facturables comme numérateur. L'utilisation productive peut inclure le travail de livraison interne approuvé, la formation ou le développement commercial, selon la politique de l'entreprise. Un modèle doit garder les colonnes facturables et non facturables séparées afin que les deux taux puissent être calculés sans réécrire les données sources.
Les sources fédérales américaines définissent les règles relatives aux heures de travail et aux congés, mais elles ne fixent pas d'objectif d'utilisation pour les services professionnels. Un taux d'utilisation cible est un choix de benchmark d'entreprise, de rôle, de ligne de service ou de secteur. Les consultants de livraison portent généralement des objectifs plus élevés que les managers, les principals ou les rôles fortement orientés vente, parce que leur mix facturable attendu est différent.
Everhour Reporting permet aux équipes de créer des rapports personnalisés avec plus de 45 colonnes, notamment membre, projet, client, temps facturable, coûts, métriques budgétaires et champs d'intégration. Les managers peuvent regrouper, filtrer, exporter ou planifier les rapports afin que les revues d'utilisation utilisent les mêmes données de temps à chaque période.
Everhour Resource Planning compare la capacité planifiée avec le temps réellement suivi sur une chronologie visuelle. Les managers peuvent examiner les vues par membre et par projet, les congés planifiés, la capacité hebdomadaire et les écarts de disponibilité avant d'ajuster les futures affectations.
Créez des revues d'utilisation répétables à partir du temps suivi, des rapports regroupés et des exports planifiés. Everhour Reporting garde les heures facturables, les champs de capacité et les cumuls d'équipe prêts pour des décisions pratiques de staffing.
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