Les équipes à distance ont besoin de relevés quotidiens et hebdomadaires précis. Everhour transforme les heures de travail distribuées en feuilles de temps prêtes à être vérifiées.
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| Jour | Arrivée | Début de pause | Fin de pause | Pause | Départ | Total |
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Utilisez cette page pour organiser les heures des employés à distance en relevés qu'un manager, un comptable ou un propriétaire peut vérifier. Pour les équipes américaines, la référence fédérale clé est la tenue des registres : la FLSA exige que les employeurs couverts conservent des relevés précis pour les travailleurs non exemptés, y compris les heures travaillées chaque journée de travail et le total des heures travaillées chaque semaine de travail.
La FLSA n'exige pas un formulaire ou système spécifique de suivi du temps. Une feuille de calcul, une carte de pointage, une application ou un outil de suivi intégré convient si les relevés sont complets et exacts. Le travail à distance rend la cohérence plus importante, car les employés travaillent souvent dans différents lieux, selon différents horaires et avec différents outils de projet. Le relevé doit toujours indiquer clairement le jour, la semaine de travail, la personne, le projet ou la tâche, et le total des heures.
Un relevé de temps à distance utilisable commence par le nom de l'employé, la date, la semaine de travail, les heures quotidiennes travaillées et le total des heures hebdomadaires travaillées. Les équipes qui facturent des clients ou suivent des budgets doivent aussi saisir le projet, le client, la tâche, le statut facturable et les commentaires pour le travail inhabituel. Les champs de taux et de facturation américains utilisent normalement les dollars américains.
Les employés couverts non exemptés doivent recevoir une rémunération des heures supplémentaires pour les heures travaillées au-delà de 40 dans une semaine de travail, à au moins une fois et demie le taux de rémunération régulier, sauf si une exemption s'applique. Une semaine de travail est une période fixe de 168 heures composée de sept périodes consécutives de 24 heures. Les heures ne peuvent pas être moyennées sur deux semaines de travail ou plus pour les heures supplémentaires au titre de la FLSA.
Le suivi du temps à distance doit enregistrer le temps travaillé, et non collecter des informations personnelles sans rapport. Une configuration défendable demande aux employés d'enregistrer les heures nécessaires à la paie, à la facturation et à la revue des projets. Les données supplémentaires créent des obligations de traitement supplémentaires et peuvent affaiblir la confiance si les employés ne savent pas pourquoi elles sont collectées.
Les règles américaines de confidentialité sont sectorielles et dépendent des États. Au niveau fédéral, les entreprises qui traitent des informations personnelles doivent éviter les pratiques déloyales ou trompeuses en vertu de la Section 5 du FTC Act, et les recommandations de la FTC indiquent que les entreprises doivent collecter uniquement ce dont elles ont besoin, le protéger et l'éliminer de manière sécurisée. La Californie est un exemple majeur : les entreprises couvertes peuvent avoir des obligations CCPA pour les données de suivi du temps des employés.
Un total hebdomadaire ponctuel suffit pour une vérification rapide, une petite facture ou une simple revue par un manager. Il cesse de suffire lorsque les employés à distance travaillent sur plusieurs projets, soumettent du temps pour la paie ou ont besoin d'un relevé approuvé par un manager avant la facturation. À ce stade, le processus nécessite soumission, vérification, corrections et verrouillage du temps approuvé.
Everhour Timesheets correspond à ce flux de travail géré en collectant les heures hebdomadaires par projet et les heures de travail par personne. Les employés peuvent soumettre le temps pour vérification, et les managers peuvent approuver, rejeter, approuver partiellement ou demander des corrections avant que la paie, la facturation ou les rapports utilisent les relevés. Le temps approuvé reste protégé contre les modifications des membres réguliers.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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La loi fédérale n'exige pas de méthode de pointage spécifique. La FLSA exige que les employeurs couverts conservent des relevés précis pour les travailleurs non exemptés, y compris les heures travaillées chaque journée de travail et le total des heures travaillées chaque semaine de travail. Un système de suivi du temps à distance est acceptable lorsqu'il produit des relevés complets et exacts.
Les employés couverts non exemptés ont besoin d'une revue hebdomadaire des heures supplémentaires. En vertu de la FLSA, les heures travaillées au-delà de 40 dans une semaine de travail fixe de 168 heures doivent être payées à au moins une fois et demie le taux de rémunération régulier de l'employé, sauf si une exemption s'applique. Le travail le week-end ou les jours fériés à lui seul ne déclenche pas de majoration fédérale pour heures supplémentaires.
Le suivi du temps à distance enregistre les heures de travail pour la paie, la facturation, les budgets et les rapports. La surveillance des employés collecte des données d'activité plus larges. Une configuration pratique de suivi du temps limite la collecte aux relevés nécessaires au travail et protège les informations des employés conformément aux règles de confidentialité fédérales, étatiques et sectorielles applicables.
Gardez le type de relevé clair. Les règles fédérales de conservation fixent au moins trois ans pour les registres de paie et au moins deux ans pour les relevés de temps et de gains de base, y compris les cartes ou feuilles quotidiennes d'heure de début et de fin. Les règles des États, les contrats ou les politiques internes peuvent exiger une archive plus longue.
La reconstruction en fin de semaine crée des relevés faibles, car les employés doivent se souvenir du travail après que le contexte a changé. Des saisies quotidiennes liées à une semaine de travail, un projet, une tâche et un statut facturable donnent aux managers une piste de vérification plus propre. Les modifications tardives doivent être visibles avant que le temps alimente la paie, la facturation ou les rapports.
Everhour Timesheets collecte les heures hebdomadaires par projet et les heures de travail par personne, puis permet aux employés de soumettre le temps à la vérification d'un manager. Les managers peuvent approuver, rejeter, approuver partiellement ou demander des corrections, et le temps approuvé reste verrouillé pour les membres réguliers avant le début du travail de paie ou de facturation.
Everhour intègre des contrôles de suivi du temps dans les outils pris en charge tels qu'Asana, ClickUp, GitHub, Linear, Jira, Monday, Notion, Trello et Basecamp. Les employés à distance peuvent suivre le temps sur la tâche où le travail se déroule au lieu de passer à un outil de suivi séparé.
Utilisez Everhour Timesheets pour collecter les heures hebdomadaires de travail à distance, vérifier les soumissions, corriger les problèmes et verrouiller les relevés approuvés avant que la paie ou la facturation bénéficie de la précision appuyée par Everhour.
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