La facturation d'assurance sépare les primes, les frais, les commissions et les crédits. Everhour garde le travail facturable traçable avant la facturation.
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| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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La facturation d'assurance exige généralement plus qu'un nom de client et un total dû. Une facture ou un dossier de facturation utile identifie l'assuré désigné, l'assureur, le numéro de police ou de note de couverture, la période de police, la description du risque et le montant facturé. Pour une police de biens commerciaux, le dossier peut mentionner séparément l'emplacement des locaux, les limites de police, la prime de dépôt, les frais d'agence et tout crédit de remboursement de prime.
Vous pouvez préparer une facture destinée au client ou un dossier de facturation interne pour une agence d'assurance, un courtier ou une entreprise de services d'assurance liée. L'objectif pratique est un document qui explique les frais, correspond au dossier de police et donne au payeur suffisamment de détails pour approuver le paiement sans redemander la page de déclaration.
Une facture d'assurance claire sépare les types de frais. Les facturations de primes, les crédits de remboursement de prime, les commissions et les frais remplissent des fonctions différentes dans le dossier. Une seule ligne indiquant « services d'assurance » masque la raison des frais et rend le rapprochement ultérieur plus difficile. Des lignes séparées fonctionnent mieux pour la prime de police, les frais de courtier, les frais d'avenant, le remboursement de prime ou le montant d'un versement.
Les factures du secteur privé aux États-Unis ne suivent pas un formulaire fédéral prescrit unique, et les États-Unis n'utilisent pas de régime national de facture TVA ou GST. Les factures soutiennent néanmoins les dossiers commerciaux en indiquant le montant et la source de la transaction. Le traitement de la sales and use tax, le cas échéant, relève des règles étatiques et locales, et non d'un taux national unique de taxe sur facture.
La facturation des producteurs demande une attention supplémentaire, car certains États réglementent les fonds de primes et les dossiers de rémunération des producteurs. New York, par exemple, traite les fonds reçus par les agents et courtiers d'assurance en cette qualité comme des fonds fiduciaires. Les fonds qui ne sont pas immédiatement remis à l'assureur ou à l'assuré doivent être déposés dans un compte de primes identifié selon cette règle.
Les frais facturés au public nécessitent une base claire. À New York, toute rémunération autre que les commissions de police déductibles des primes exige un mémorandum écrit signé indiquant les conditions, la date et le montant, avec le montant ou la base divulgué avant que le service ne soit rendu. Gardez les lignes de frais séparées des lignes de prime afin que la facture reflète l'accord client et le dossier de police.
Une facture ponctuelle convient pour des frais de police uniques, un crédit de remboursement de prime ou un avis de facturation par versement. Elle suffit lorsque vous avez besoin d'un document finalisé, que le dossier justificatif existe déjà et qu'une seule personne gère le dossier client. Gardez les identifiants de police, les détails du payeur, la date d'échéance et la description des lignes complètes avant de l'envoyer.
Un flux de travail géré convient aux agences et aux équipes de services d'assurance qui facturent des clients récurrents, suivent le temps de service par compte ou doivent séparer l'activité facturable et non facturable avant la facturation. Everhour prend en charge le statut de facturation des projets, les contrôles non facturables au niveau des tâches, les taux personnalisés par tâche, les exceptions de taux par membre et les rapports administrateur pour le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Aucun formulaire fédéral prescrit pour les factures du secteur privé ne s'applique à la facturation d'assurance ordinaire aux États-Unis. Les entreprises peuvent utiliser un système de tenue de registres adapté à l'activité s'il montre clairement les revenus et les dépenses. Les règles d'assurance étatiques, les contrats, les procédures des assureurs et les accords de frais de producteur peuvent toutefois contrôler les champs et les dossiers qu'une agence ou un courtier doit conserver.
Incluez l'assuré désigné, l'adresse, l'assureur, le numéro de police ou de note de couverture, la période de police, le montant dû, la date de facture, les conditions de paiement et une description du risque, comme le véhicule, le bien, les locaux ou l'exposition à la responsabilité. Les déclarations de police fournissent couramment l'assuré désigné, l'adresse, la période de police, les locaux ou l'emplacement, et les limites, de sorte que la facture doit s'aligner sur ces identifiants.
Affichez les frais de producteur comme leur propre ligne plutôt que de les intégrer à la prime. New York exige un mémorandum écrit signé pour toute rémunération autre que les commissions de police déductibles des primes, avec les conditions de l'accord, la date et le montant. Cette règle est propre à la juridiction, mais l'habitude de facturation est pratique partout : les lignes de frais doivent correspondre à l'autorisation du client.
Une prime de dépôt est une prime provisoire de biens et dommages pour une police qui s'ajuste plus tard une fois l'exposition réelle déterminée. Les primes différées sont des paiements périodiques de prime, généralement mensuels et sans intérêt, utilisés le plus souvent avec les garanties de dommages. Traitez-les différemment sur les factures, car l'une est rapprochée ultérieurement et l'autre est un calendrier de paiement.
Le droit des assurances des États peut exiger une séparation. New York traite les fonds reçus par les agents et courtiers d'assurance en cette qualité comme des fonds fiduciaires, et les fonds qui ne sont pas immédiatement remis aux assureurs ou aux assurés doivent être déposés dans un compte de primes identifié. Les agences doivent suivre la règle qui s'applique à leur juridiction et à leur type de licence.
Everhour permet aux administrateurs de définir le statut de facturation des projets, de marquer des tâches spécifiques comme non facturables, d'appliquer des taux personnalisés par tâche et d'utiliser des exceptions de taux par membre. Les rapports administrateur peuvent afficher le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût, afin que le temps de service de compte ne devienne pas automatiquement du travail facturé au client.
Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable suivi et les dépenses en factures, avec des lignes regroupées selon des structures telles que le projet, la tâche, la personne ou la date. Une fois le temps facturé, Everhour le marque comme facturé afin que le même travail facturable n'apparaisse pas de nouveau sur une facture ultérieure.
Suivez le travail d'assurance facturable par client, police ou compte, puis excluez l'activité de service non facturable des totaux de facture. Everhour donne aux agences des dossiers de facturation plus clairs et des factures client plus nettes.
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