Everhour transforme le travail facturable suivi en factures, tandis que la facturation des services informatiques nécessite toujours des détails clairs sur le SOW, les tarifs et les taxes.
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| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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La facturation des services informatiques commence généralement par le type d'engagement. Le support en temps et matériaux utilise les heures de travail à des taux horaires fixes plus les coûts réels des matériaux. Le support en heures de travail utilise les heures de travail à des taux horaires fixes sans frais de matériaux. Les projets à prix fixe facturent le prix contractuel ou une partie convenue liée à un jalon. Les services managés et les abonnements logiciels utilisent des périodes de facturation récurrentes, des renouvellements, des crédits et des dates d'échéance.
Votre facture doit fournir au client assez de détails pour approuver le paiement sans reconstituer l'historique du travail. Incluez le nom du fournisseur, la date et le numéro de facture, le contrat, le SOW, l'ordre de travail, le PO ou la référence de commande, la description du service, la quantité, l'unité, le prix unitaire, le prix total, les conditions de paiement et les coordonnées de paiement. Pour un client de service d'assistance, une ligne pourrait indiquer `Support niveau 2, 14,5 heures, 125 $ par heure, 1 812,50 $`.
Les factures informatiques sont retardées lorsque les frais ne peuvent pas être rattachés au travail approuvé. Indiquez le contrat, le statement of work, le bon de commande, l'ordre de travail, le numéro de commande ou le numéro de poste sur la facture avant de lister le service. Pour le travail de projet, reliez chaque frais à la tâche du SOW, au livrable, au jalon, à la norme d'acceptation ou au calendrier qui a déclenché la facturation.
Les factures en temps et matériaux et en heures de travail nécessitent un justificatif plus solide qu'une simple ligne récapitulative. Conservez les relevés quotidiens de temps de travail, les références de tickets, les détails par catégorie de main-d'œuvre et les justificatifs approuvés lorsque le client ou le contrat l'exige. Les coûts remboursables doivent figurer sur des lignes séparées, comme les matériaux directs, les sous-contrats, les services accessoires, les déplacements, les frais d'utilisation informatique et les coûts indirects applicables.
Les factures de services informatiques mélangent souvent main-d'œuvre, services managés, revente de logiciels, renouvellements d'abonnements, mises à niveau, crédits et dépenses remboursables. Séparez ces lignes afin que le client puisse voir la base de facturation de chaque frais. Une facture logicielle récurrente indique couramment la période de facturation, les totaux des frais et des crédits, la taxe, la date d'échéance, les instructions de paiement, les achats, les renouvellements, les mises à niveau et les retours.
Les factures des États-Unis ne suivent pas un régime national de facture TVA ou GST. Les obligations de sales and use tax proviennent des règles étatiques et locales, notamment le nexus, la taxabilité des services, la taxabilité des produits et le lieu de vente. La taxabilité des services varie selon l'État et le type de service. La Californie taxe généralement les ventes au détail de biens personnels corporels et seulement certains frais de service ou de main-d'œuvre, tandis que le Texas définit 16 grandes catégories de services taxables.
Une facture simple suffit pour un seul ticket de support, une configuration ponctuelle à forfait ou une courte note de crédit d'abonnement. Elle fonctionne lorsque le travail est déjà documenté, que le tarif est simple et que le client n'a pas besoin d'une piste d'approbation plus détaillée. Le risque augmente lorsque le même client a plusieurs projets, des tickets facturables et non facturables mélangés, des tarifs changeants ou des frais récurrents de service managé.
Un workflow managé aide lorsque le temps facturable suivi par client et par projet doit devenir un détail de facture. Everhour prend en charge le temps facturable et non facturable avec le statut de facturation du projet, les contrôles non facturables au niveau des tâches, les tarifs de tâche personnalisés, les exceptions de tarif par membre et les rapports d'administration pour le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût. Cette structure garde le travail de support interne hors des factures client tout en préservant l'enregistrement complet.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Le contrat contrôle le modèle de facturation. Les factures en temps et matériaux indiquent les heures de main-d'œuvre directe à des taux horaires fixes plus les coûts réels des matériaux. Les factures en heures de travail indiquent les heures de travail à des taux horaires fixes. Les factures de projets à prix fixe indiquent le montant convenu du projet ou la partie liée au jalon. Les factures de services managés et de logiciels indiquent généralement les périodes de facturation récurrentes, les crédits, les renouvellements, les dates d'échéance et les instructions de paiement.
Une facture de service complète identifie le fournisseur, la date et le numéro de facture, l'autorisation de contrat ou de commande, la description du service, la quantité, l'unité, le prix unitaire, le prix total, les conditions de paiement et les coordonnées de paiement. Les factures de services informatiques doivent également faire référence au contrat signé, au SOW, à l'ordre de travail, au PO, au numéro de commande ou au poste qui a autorisé les frais.
Les factures en temps et matériaux et en heures de travail doivent inclure un justificatif suffisant pour étayer les frais. Les relevés quotidiens de temps de travail, les références de tickets, la catégorie de main-d'œuvre, le taux horaire et les justificatifs approuvés aident le client à vérifier la facture. Les factures de jalon à prix fixe nécessitent moins de détails de temps, mais elles doivent tout de même indiquer la tâche du SOW, le livrable, la référence d'acceptation ou le jalon facturé.
Les factures de services informatiques aux États-Unis n'utilisent pas une seule règle nationale de sales tax. La sales and use tax dépend des règles étatiques et locales, du nexus, de l'emplacement du client et du caractère taxable ou non du service, logiciel ou produit spécifique. Il n'existe pas de numéro d'enregistrement TVA ou GST des États-Unis pour les factures. Les permis de vendeur étatiques ou les comptes de sales tax s'appliquent là où ils sont requis.
Les frais non reliés ralentissent l'approbation. Une ligne qui indique `Services techniques, 3 000 $` ne donne au client aucun chemin contractuel, période de service, catégorie de main-d'œuvre, tarif, ticket, jalon ou référence PO à vérifier. Divisez la facture par travail autorisé, puis rattachez chaque montant au modèle de facturation convenu, aux justificatifs et aux conditions de paiement.
Everhour permet aux administrateurs de définir le statut de facturation du projet, de marquer des tâches spécifiques comme non facturables, d'utiliser des tarifs de tâche personnalisés et de définir des exceptions de tarif par membre pour la facturation de projet. Les rapports d'administration peuvent afficher le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût, afin que les factures client excluent le travail interne sans perdre l'enregistrement sous-jacent.
Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable suivi et les dépenses en factures, calcule les montants à partir des tarifs et des dépenses facturables, et exclut le travail non facturable. Les lignes de facture peuvent être regroupées selon la structure attendue par le client, comme le projet, la tâche, la personne ou la date.
Suivez le travail de support, de projet et d'abonnement approuvé dans Everhour, puis gardez les totaux facturables, les enregistrements non facturables, les tarifs et les détails de facture connectés de la saisie du temps à la facturation client.
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