Everhour relie la facturation des petites entreprises au travail suivi, tandis qu'un modèle de facture clair donne à chaque client un document payable.
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| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Les propriétaires de petites entreprises ont généralement besoin d'une facture par client, commande, mission ou projet. La facture doit identifier le vendeur, le client, la date de facture, un numéro de facture, les biens ou services fournis, les quantités ou unités, les prix, les conditions de paiement et les coordonnées de paiement. Un client doit pouvoir rapprocher la facture d'un devis, d'une commande, d'un contrat, d'une livraison ou d'un service terminé sans demander un deuxième document.
Les factures du secteur privé aux États-Unis ne suivent pas un formulaire fédéral prescrit unique. Pour les dossiers fiscaux fédéraux, l'IRS autorise un système de tenue de registres adapté à l'entreprise s'il montre clairement les revenus et les dépenses. Les factures servent de pièces justificatives pour les ventes et autres transactions commerciales ; le modèle doit donc vous aider à conserver une preuve cohérente des recettes brutes, remises, frais et statuts de paiement.
Une facture de petite entreprise doit contenir suffisamment de détails pour répondre aux questions de vérification du client. Une ligne pour « Services » est faible. Une ligne telle que « Maintenance de site web, du 1er mars au 31 mars, 12 heures à 85 $ par heure » donne au client une période, une unité, un tarif et un prix total de ligne. Les factures de produits doivent indiquer la description de l'article, la quantité, l'unité de mesure, le prix unitaire et le prix total de ligne.
Les conditions de paiement méritent la même précision. Net 15, Net 30, payable à réception, date d'échéance d'un jalon, moyens de paiement acceptés, politique de frais de retard et références de bon de commande doivent tous figurer sur la facture lorsqu'ils s'appliquent. Les entreprises privées peuvent définir les moyens de paiement par politique ou par contrat, sous réserve du droit de l'État. Les pièces et la monnaie des États-Unis ont cours légal, mais aucune loi fédérale n'oblige les entreprises privées à accepter les espèces pour des biens ou services, sauf si le droit de l'État l'exige.
Une facture de petite entreprise aux États-Unis doit séparer toute taxe de vente ou tout frais applicable du sous-total, mais il n'existe pas de régime national de facturation avec TVA ou GST. Les obligations de taxe sur les ventes et l'utilisation proviennent des juridictions des États et des collectivités locales. Le taux et l'imposition dépendent du lieu de vente, du nexus, du produit ou service et des règles applicables de l'État et des collectivités locales.
L'imposition des services varie également selon l'État et le type de service. La Californie taxe généralement les ventes au détail de biens meubles corporels et seulement certains frais de service ou de main-d'œuvre, tandis que le Texas définit 16 grandes catégories de services imposables. Une entreprise qui réalise des ventes imposables peut avoir besoin d'une immatriculation à la taxe de vente au niveau de l'État, comme le permis de vendeur de Californie pour les détaillants exerçant une activité en Californie et vendant des biens meubles corporels imposables. N'ajoutez pas de numéro de TVA des États-Unis, car les États-Unis n'en utilisent pas.
Un modèle de facture gratuit suffit lorsque vous avez besoin d'une facture propre pour une vente terminée, une petite mission à prix fixe ou une commande simple avec un montant connu. Il fonctionne bien lorsque le client n'a besoin que d'un PDF ou d'une copie par e-mail, et que votre processus de comptabilité peut stocker ensemble la facture, la confirmation de paiement et tout contrat ou devis.
Un flux de travail géré devient utile lorsque le temps facturable, les tarifs et l'historique du projet alimentent la facture. Everhour peut séparer les coûts et les tarifs facturables, appliquer des valeurs par défaut par personne ou des remplacements par projet, et conserver les changements de tarif datés afin que le travail plus ancien garde le bon calcul. C'est important pour les petites entreprises qui facturent le temps du propriétaire, le temps des employés, les projets à prix fixe ou les tarifs de tâches personnalisés auprès de plusieurs clients.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Aucun formulaire de facture fédéral prescrit pour le secteur privé ne s'applique aux factures ordinaires de petites entreprises aux États-Unis. L'IRS autorise les entreprises à utiliser tout système de tenue de registres adapté à l'entreprise s'il montre clairement les revenus et les dépenses. Les factures restent importantes parce qu'elles étayent les registres de ventes, les recettes brutes et l'historique de paiement des clients.
Chaque ligne doit identifier les biens ou services, la quantité ou l'unité de mesure, le prix unitaire et le prix total de ligne. Les entreprises de services doivent ajouter des dates, des noms de projet ou des références de mission lorsqu'ils aident le client à vérifier le montant facturé. Les entreprises de produits doivent utiliser des descriptions d'articles suffisamment claires pour le rapprochement des commandes et les registres d'inventaire.
La taxe de vente ne doit apparaître que lorsqu'elle s'applique selon les règles de l'État et des collectivités locales. Les États-Unis n'ont pas de taux national unique de taxe de vente ni de système de facturation avec TVA ou GST. L'imposition dépend de l'emplacement, du nexus, du type de produit ou de service et du lieu où le client reçoit les biens ou services.
Oui, une petite entreprise peut utiliser Net 30 lorsque l'accord avec le client ou les conditions de facture le permettent. Les contrats fédéraux ont une norme de délai spécifique de 30 jours pour la plupart des factures conformes, mais Net 30 dans le secteur privé est une condition commerciale plutôt qu'une exigence fédérale universelle. Le droit de l'État, les contrats et les politiques des clients peuvent affecter les conditions de recouvrement.
Conservez la facture avec le contrat, le devis, le bon de commande, le document de livraison, le relevé de temps, le reçu, la confirmation de paiement et toute approbation du client qui explique le montant facturé. L'IRS indique que les registres commerciaux doivent être conservés aussi longtemps que nécessaire pour prouver les revenus, les déductions ou d'autres éléments déclarés sur une déclaration fiscale.
Everhour sépare les taux de coût des tarifs facturables, prend en charge les tarifs par défaut par personne et permet des remplacements au niveau du projet lorsqu'un client utilise une structure de prix différente. Les changements de tarif peuvent être datés, de sorte que le travail effectué avant le changement conserve le tarif précédent dans les rapports et la facturation.
Everhour Billing & Invoicing permet aux utilisateurs de sélectionner le temps non facturé et les dépenses facturables, de prévisualiser la ventilation et de générer une facture sans reconstruire manuellement les relevés de temps. Les lignes de facture peuvent être regroupées par projet, tâche, personne, date ou autre ventilation disponible afin de correspondre aux attentes de facturation du client.
Utilisez Everhour pour garder les tarifs facturables destinés aux clients séparés des coûts internes, préserver l'historique daté des tarifs et tarifer le travail de projet de manière cohérente, du suivi à la facture.
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