Everhour sépare les coûts et les taux facturables, ce qui donne aux chefs de projet des données de facturation plus propres avant que les factures ne quittent l'équipe.
Renseignez vos informations, ajoutez des lignes, puis cliquez sur Imprimer une fois prêt.
| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Un chef de projet a généralement besoin d'une facture qui transforme le périmètre approuvé en document payable. La facture doit identifier le client, le projet, la date de facture, le numéro de facture, les conditions de paiement, les lignes, les taxes le cas échéant et les détails de règlement. Pour le travail de projet, le document source est généralement le SOW, le devis ou le budget de projet, car ces documents définissent les livrables, le calendrier, les responsabilités, les critères d'acceptation et les conditions de paiement.
La facture peut couvrir un acompte, un jalon terminé, une période de facturation planifiée ou la livraison finale. Un projet en régie peut lister les heures de travail à des taux fixes plus les matériaux réels. Un projet à prix fixe peut facturer un montant convenu pour une phase définie. Un projet à remboursement des coûts doit refléter les coûts engagés admissibles selon le contrat et respecter tout plafond approuvé.
Les bonnes factures de projet utilisent des lignes qui reflètent la façon dont le travail a été vendu et géré. La main-d'œuvre, les honoraires de consultants, les licences logicielles, les matières premières, l'équipement, les déplacements, les éléments fixes et les coûts divers doivent rester séparés lorsque le client s'attend à ce niveau de détail. Un exemple de ligne pourrait être : Animation d'un atelier de découverte, du 4 mai au 8 mai, 12 heures à 125 $ par heure.
Le détail au niveau des tâches compte lorsque le client compare le budget prévu aux dépenses réelles. Le suivi des coûts de projet affecte couramment les coûts de main-d'œuvre et de matériaux aux tâches de la structure de découpage du projet, puis compare les totaux prévus et réels. Cette structure donne à l'approbateur un chemin direct de la ligne de facture au dossier du projet, ce qui réduit les litiges sur le périmètre, la livraison et la responsabilité des frais.
Le déclencheur de facturation doit correspondre au SOW. Les paiements initiaux conviennent aux acomptes ou aux frais de lancement. Les paiements par jalon conviennent aux livrables acceptés, comme la validation des exigences, l'approbation de la conception, le déploiement ou la remise finale. Les paiements planifiés conviennent aux forfaits mensuels ou aux travaux de longue durée. Les conditions de paiement à réception et à nombre de jours net doivent apparaître clairement, net-60 signifiant que le paiement est dû dans les 60 jours suivant l'envoi de la facture.
Les conditions de retard de paiement ne doivent figurer sur la facture que lorsqu'elles correspondent au contrat ou à la politique. Des frais fixes par période de retard et une charge en pourcentage sont deux conventions contractuelles courantes, mais la facture doit indiquer les frais clairement. Un chef de projet doit également éviter de mélanger la logique de forfait fixe et de régie dans la même section, sauf si le SOW autorise cette structure.
Un outil de facturation gratuit suffit pour une facture client unique, une demande d'acompte ou une facture de jalon propre basée sur un devis terminé. Il vous donne un document finalisé lorsque le périmètre, les taux, les conditions de paiement et le traitement fiscal sont déjà connus. Il est moins utile lorsque plusieurs personnes enregistrent du temps sur différentes phases, que les clients attendent un détail au niveau des tâches ou que le même projet nécessite une facturation récurrente.
Un flux de travail géré devient plus adapté lorsque le temps facturable suivi doit alimenter la facture. Everhour sépare les taux de coût internes des taux facturables côté client, prend en charge les valeurs par défaut par personne et les dérogations par projet, et peut tarifer le travail facturable par projet, membre ou tâche. Cela compte lorsque les chefs de projet ont besoin de montants de facture liés au temps approuvé, aux changements de taux datés et aux rapports de marge.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Le modèle de facturation doit suivre le SOW ou le devis approuvé. La facturation à prix fixe convient à un périmètre défini et à un montant convenu. La facturation en régie convient à une durée ou un périmètre incertain, car elle facture les heures de travail à des taux spécifiés plus les matériaux réels. La facturation au remboursement des coûts suit les coûts engagés admissibles et comporte généralement un plafond approuvé.
Séparez les coûts que le client doit examiner ou approuver. Les lignes courantes d'une facture de projet incluent la main-d'œuvre, les honoraires de consultants, les matériaux, les licences logicielles, l'équipement, les déplacements, les éléments fixes et les coûts divers. Les tâches de la structure de découpage du projet peuvent aussi guider la mise en page lorsque le client suit les dépenses prévues par rapport aux dépenses réelles par tâche ou par phase.
Les États-Unis n'utilisent pas de régime national de facture de TVA ou de GST. Les obligations de taxe de vente et d'utilisation relèvent des États et des collectivités locales. L'assujettissement dépend du nexus, du produit ou service vendu, du lieu de vente et des règles applicables au niveau de l'État et local. Une facture des États-Unis ne doit pas inventer un numéro de TVA ou de GST.
Des factures séparées sont souvent plus claires lorsque les acomptes, les jalons et le paiement final ont des événements d'approbation différents. Une facture d'acompte peut faire référence au devis accepté ou au SOW. Une facture de jalon doit nommer le livrable accepté ou le point de facturation planifié. L'historique des factures montre alors quelle partie du projet chaque paiement a couverte.
Le problème d'approbation le plus courant est une ligne qui ne renvoie pas au SOW, au devis, au jalon ou au budget de projet. L'approbateur doit alors demander quel livrable, quelle tâche ou quelle catégorie de coût justifie les frais. Des références, dates, quantités, taux et conditions de paiement clairs réduisent ces allers-retours.
Everhour sépare les taux de coût internes des taux facturables côté client, afin que les chefs de projet puissent déclarer le coût de main-d'œuvre, le chiffre d'affaires et le profit sans fusionner ces chiffres. Les taux par défaut par personne, les dérogations par projet, les changements de taux datés et la tarification par projet, membre ou tâche maintiennent les factures alignées sur la façon dont le client est facturé.
Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable non facturé et les dépenses en factures client. Les données de facture peuvent être regroupées par projet, tâche, personne, date ou autre ventilation disponible, puis exportées vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks sous forme de brouillon pour le suivi comptable.
Suivez le temps de projet approuvé, conservez les bons taux et transformez le travail facturable en factures prêtes pour le client. Everhour maintient la facturation liée aux dossiers de projet et aux rapports de marge.
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