Les timecards Everhour comparent les heures de projet aux heures de travail, ce qui donne aux chefs de projet des données plus propres pour les contrôles d'utilisation.
Mesurez l'utilisation facturable par rapport à la capacité totale et voyez exactement combien d'heures vous laissez de côté chaque période.
Heures de travail sur cette période
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L'utilisation des chefs de projet répond à une question pratique : quelle part du temps de travail disponible a été consacrée au travail de gestion de projet facturable au client ? Le numérateur est le temps PM facturable. Le dénominateur est la base d'heures disponibles que votre entreprise choisit, généralement une capacité hebdomadaire fixe ou le temps de travail net après les absences approuvées.
Le travail PM comprend les objectifs, le périmètre, les tâches, les livrables, les ressources, la communication avec les parties prenantes, la maîtrise des risques, le reporting et la documentation. Un calculateur ne donne un taux utile qu'après avoir classé ces activités selon l'accord client. Les réunions de pilotage client peuvent être facturables sur une mission et relever des frais généraux internes sur une autre.
Utilisez cette formule : taux d'utilisation = heures facturables ÷ heures disponibles × 100. Un chef de projet avec 29 heures facturables de projet client sur une semaine de capacité de 40 heures a une utilisation de 72,5 %. Les 11 heures restantes couvrent la planification interne, les rapports d'avancement, la coordination d'équipe et les autres travaux non facturables.
Si l'entreprise suit la valeur facturable standard, multipliez les heures facturables par le taux de facturation du PM. À un taux horaire standard de 145 $, 29 heures facturables représentent 4 205 $ de valeur facturable enregistrée avant toute réduction, remise ou temps client non facturé. L'utilisation mesure l'emploi du temps, tandis que la réalisation mesure le travail facturable effectivement facturé divisé par le travail facturable.
Un dénominateur de capacité fixe compare les heures PM facturables à une base standard telle que 40 heures par semaine. Cela donne une vue de planification stable entre les personnes et les périodes. Un dénominateur d'heures enregistrées compare les heures facturables aux heures enregistrées, mais le temps non facturable sous-enregistré gonfle le taux et fait paraître les managers plus utilisés qu'ils ne l'étaient.
Un dénominateur de temps de travail net exclut les congés ou la maladie des heures disponibles, ce qui réduit la distorsion saisonnière. La loi fédérale américaine ne définit pas l'emploi à temps plein, et la FLSA n'exige pas le paiement du temps non travaillé, y compris les vacances, les congés maladie ou les jours fériés. Le dénominateur doit suivre la politique de l'employeur, la catégorie du travailleur, les conditions contractuelles et l'objectif du reporting.
Un calcul ponctuel suffit pour un contrôle hebdomadaire de cohérence, une discussion de staffing ou une comparaison approximative avec une fourchette de planification des ressources projet de 70-80 %. Cette fourchette laisse 20-30 % du temps disponible pour le travail non facturable, l'apprentissage, les temps morts ou la contingence. C'est un repère de planification, pas une règle universelle propre aux PM.
Un workflow géré compte lorsque l'utilisation alimente la planification de capacité, la revue de paie, la revue de facturation ou le reporting de marge client. Les timecards Everhour affichent les totaux d'heures de travail quotidiens, hebdomadaires et mensuels, comparent les heures de projet aux heures de travail et prennent en charge les exports approuvés avant que les équipes de paie ou de facturation utilisent les chiffres.
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Les heures PM facturables sont les heures liées à un travail de gestion de projet facturable au client selon les conditions de la mission. Les sessions de cadrage, les réunions avec les parties prenantes, la coordination de livraison, les revues de risques, la documentation et le reporting ne comptent que lorsque le contrat client les traite comme du travail de projet facturable. Les réunions d'avancement internes, le support commercial, le recrutement, la formation et l'administration générale restent généralement en dehors du numérateur facturable.
Une fourchette de 70-80 % fonctionne comme repère de planification des ressources projet lorsque les chefs de projet ont besoin de temps pour la coordination, le reporting interne, l'apprentissage et la contingence. Ce n'est pas un objectif statutaire américain ni une règle PM universelle. Les PM seniors, les responsables delivery et les managers de personnes ont souvent besoin d'un objectif facturable plus bas parce qu'ils portent davantage de responsabilités de coordination interne.
Le temps de reporting compte lorsque la mission client traite le reporting comme un travail de projet facturable. L'enquête 2021 State of Project Management de Wellingtone a indiqué qu'environ la moitié des répondants consacraient au moins un jour par mois à générer des rapports, les équipes doivent donc classer clairement le reporting au lieu de l'enfouir dans du temps administratif générique.
Les congés approuvés doivent réduire les heures disponibles lorsque vous mesurez l'utilisation du temps de travail. Compter les vacances, la maladie ou des absences similaires dans le dénominateur abaisse le taux même si le chef de projet n'était pas disponible pour le travail client. Pour une vue de capacité brute, conservez la semaine complète de 40 heures et libellez le rapport en conséquence.
L'utilisation n'est pas la même chose que l'indice de performance des délais ou l'indice de performance des coûts. L'utilisation mesure les heures PM facturables divisées par les heures disponibles. SPI est égal à la valeur acquise divisée par la valeur planifiée, et CPI est égal à la valeur acquise divisée par le coût réel. Ces métriques de valeur acquise mesurent la performance du projet en matière de calendrier et de coûts, pas l'utilisation facturable de la capacité du PM.
Les timecards Everhour prennent en charge la revue de paie avec les totaux d'heures de travail quotidiens, hebdomadaires et mensuels, les comparaisons projet contre heures de travail, le reporting Team Hours et les exports PDF, CSV ou XLSX. Cela donne aux managers un enregistrement plus propre avant que les résultats d'utilisation passent dans les contrôles de paie, la revue de facturation ou les rapports de capacité.
Suivez les heures de travail, les heures de projet, les approbations et les exports dans Everhour afin que l'utilisation des chefs de projet reste liée à la revue de paie, aux contrôles de facturation et à la planification de capacité.
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