Les équipes comptables ont besoin de calculs clairs de capacité facturable. Everhour suit les congés et les données de timesheet qui affectent les rapports d'utilisation.
Mesurez l'utilisation facturable par rapport à la capacité totale et voyez exactement combien d'heures vous laissez de côté chaque période.
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Pour un cabinet comptable, l'utilisation répond à une question opérationnelle : quelle part de la capacité disponible du personnel s'est transformée en heures facturables au client. Le numérateur correspond aux heures facturables travaillées sur des dossiers clients. Le dénominateur peut être une capacité hebdomadaire fixe, le temps de travail après congés, ou une autre base de capacité définie par le cabinet pour un rôle, une équipe ou une ligne de service.
Le résultat compte pour la dotation en personnel, la tarification, la planification de la haute saison et l'évaluation des performances. Un comptable junior, un responsable fiscal, un associé et un administrateur ne devraient pas partager un même objectif. Les professionnels de la prestation client ont généralement besoin d'un suivi d'utilisation distinct de celui des associés, des RH, du marketing et des autres fonctions indirectes, car la part facturable attendue de leur temps est différente.
Utilisez cette formule : utilisation facturable = heures facturables / heures disponibles × 100. Un dénominateur à capacité fixe utilise une semaine de travail définie, par exemple 40 heures. Si un collaborateur fiscal enregistre 50 heures facturables au client pendant une semaine de haute saison, par rapport à une base de capacité fixe de 40 heures, l'utilisation est de 125 %.
Un dénominateur ajusté des congés répond à une question différente. Si un comptable junior a 24 heures facturables au client pendant une semaine avec un jour férié payé de 8 heures, le dénominateur disponible est de 32 heures lorsque le cabinet retire ce jour férié de la capacité. Le taux d'utilisation est de 75 %, car l'absence est exclue au lieu d'être comptée contre l'employé.
Les cabinets comptables devraient indiquer le dénominateur à côté de chaque taux d'utilisation. Les heures facturables divisées par les heures enregistrées montrent la part du temps saisi qui était facturable, mais ce taux augmente artificiellement lorsque le travail administratif, la formation et les réunions du cabinet sont sous-enregistrés. Les heures facturables divisées par la capacité fixe montrent la pression par rapport à un planning standard, y compris les semaines de haute saison au-dessus de 100 %.
Les rapports annuels nécessitent la même discipline. Une base de capacité hebdomadaire de 40 heures équivaut à 2 080 heures annuelles brutes avant PTO, jours fériés, formation, administration du cabinet, congé sans solde ou autres absences. La loi fédérale ne définit pas l'emploi à temps plein dans le cadre de la FLSA, et les sources fédérales américaines ne fixent pas d'objectif légal d'utilisation pour les services professionnels. Les objectifs relèvent du rôle, de la ligne de service, de la saison et du modèle de tarification.
Un calcul ponctuel suffit lorsque vous devez vérifier un employé, une semaine ou un groupe de prestation client avant une discussion de dotation. Il suffit également pour une comparaison rapide entre l'utilisation sur capacité brute et l'utilisation ajustée des congés avant que la direction choisisse la méthode de reporting.
Un workflow géré devient nécessaire lorsque les congés, les jours fériés, la formation, les write-downs et les dépassements de forfait affectent le même cycle de reporting. Everhour Time Off suit les vacances, les congés maladie, les types de congés personnalisés, les durées partielles, l'accumulation, le report, les soldes, les demandes, les approbations et les données de congés dans les timesheets et les rapports, afin que l'utilisation puisse refléter les absences approuvées au lieu d'un nettoyage de feuille de calcul.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Un cabinet comptable devrait définir les heures disponibles comme un paramètre de politique interne. Les choix courants incluent une capacité fixe, par exemple 40 heures par semaine, ou une capacité de travail après retrait du PTO, des jours fériés, des congés maladie et des autres heures d'absence. Le dénominateur choisi doit correspondre à la question : pression sur le planning, productivité du temps de travail ou part facturable du temps enregistré.
L'utilisation en haute saison dépasse 100 % lorsque les heures facturables sont divisées par un dénominateur de capacité fixe et que l'employé travaille plus d'heures facturables que cette base. Par exemple, 50 heures facturables au client par rapport à un dénominateur de capacité fixe de 40 heures égalent 125 %. Ce résultat signale une intensité de charge de travail, pas une erreur de calcul.
Les associés et les comptables juniors ne devraient pas partager un même objectif d'utilisation. Les comptables juniors sont généralement plus proches du travail de prestation client, tandis que les associés répartissent souvent leur temps entre le service client, la revue, le développement commercial, la gestion et la direction du cabinet. Les objectifs des cabinets comptables sont des repères opérationnels définis par rôle, ligne de service, saison et modèle de tarification.
Le taux de réalisation devrait rester séparé de l'utilisation. L'utilisation mesure quelle part de la capacité est devenue du travail facturable. Le taux de réalisation mesure la valeur facturée divisée par la valeur standard du travail facturable enregistré après remises, write-downs et dépassements de forfait. Un cabinet peut avoir une utilisation élevée et un faible taux de réalisation lorsque trop d'heures client ne se convertissent pas en valeur facturée.
Le PTO, les jours fériés payés, les congés maladie, les congés sans solde et les heures d'absence similaires devraient réduire la capacité lorsque le cabinet utilise un dénominateur en heures nettes travaillées. La FLSA n'exige pas le paiement du temps non travaillé, y compris les vacances, les congés maladie, ou les jours fériés fédéraux ou autres, de sorte que le traitement des congés dans le secteur privé provient de la politique, du contrat ou d'une autre règle applicable.
Everhour Time Off suit les vacances, les congés maladie et les types de congés personnalisés avec des durées partielles, l'accumulation, le report, les soldes des employés, la protection contre la surallocation et les flux d'approbation. Les données de congés alimentent les timesheets et les rapports, de sorte que les absences approuvées peuvent être retirées de la capacité disponible lorsque le cabinet utilise un dénominateur d'utilisation ajusté des congés.
Everhour Reporting transforme le temps enregistré, les budgets, les coûts et les données de projet en rapports personnalisables avec des colonnes pour le projet, le client, le membre, le temps facturable, les coûts de main-d'œuvre, le profit et le statut de facture. Les cabinets comptables peuvent regrouper et filtrer les rapports par personne, client, projet ou plage de dates avant d'exporter des fichiers CSV, Excel/XLSX ou PDF.
Utilisez Everhour Time Off pour garder les vacances, les congés maladie, les jours fériés et les absences approuvées dans le même flux de timesheet qui soutient des rapports d'utilisation précis.
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