L'utilisation des agences se situe généralement entre 60 % et 85 % selon le rôle. Everhour suit le temps passé sur les tâches afin que ce repère repose sur des données propres.
Mesurez l'utilisation facturable par rapport à la capacité totale et voyez exactement combien d'heures vous laissez de côté chaque période.
Heures de travail sur cette période
Moyenne du secteur pour les agences : 75 à 85 %
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L'utilisation en agence répond à une question opérationnelle pratique : quelle part de la capacité disponible du personnel s'est transformée en travail facturable au client au cours d'une semaine, d'un mois ou d'un trimestre. Pour les agences, le calcul correspond aux heures client facturables divisées par les heures disponibles, multipliées par 100. Un designer, un développeur, un media buyer ou un rédacteur peut avoir un objectif facturable plus élevé qu'un directeur de clientèle qui consacre plus de temps aux ventes, à la dotation en personnel et à la stratégie client.
Un bon objectif d'agence se situe généralement dans la plage de 60 % à 85 %, défini par le rôle et le modèle économique plutôt que par la loi. Les rôles de production fortement orientés livraison se situent souvent près du haut de cette plage. Les rôles de management, de vente et d'opérations internes ont besoin d'objectifs d'utilisation facturable plus bas, ou d'aucun objectif facturable du tout, car faire leur moyenne avec celle du personnel de production masque la véritable image de la capacité.
Utilisez cette formule : heures facturables ÷ heures disponibles × 100. Les heures disponibles peuvent désigner une semaine de capacité fixe, comme 40 heures, ou un dénominateur d'heures de travail nettes qui retire les congés payés, les jours fériés, la maladie et les absences similaires. Aux États-Unis, la FLSA ne définit pas l'emploi à temps plein ; la capacité à temps plein est donc une donnée de politique employeur, et non un seuil légal fédéral.
Par exemple, un designer d'agence enregistre 34 heures client facturables dans une semaine de capacité de 40 heures. Le taux d'utilisation est de 34 ÷ 40 × 100 = 85 %. À un tarif de facturation standard de 160 $, ces 34 heures facturables représentent 5 440 $ de valeur facturable standard. Si l'agence facture 5 168 $ après réductions, la réalisation est de 5 168 $ ÷ 5 440 $ × 100 = 95 %.
Un objectif unique à l'échelle de l'agence crée de mauvaises incitations. Un stratège senior à 62 % d'utilisation facturable peut tout de même être dans l'objectif si son rôle inclut les propositions, le cadrage, la direction d'équipe et la croissance client. Un designer de production à 62 % peut signaler un manque de charge, un excès de travail interne ou du temps facturable manquant. Définissez d'abord les objectifs par rôle, puis consolidez-les par département et par agence.
L'erreur fréquente consiste à utiliser le total des heures enregistrées comme dénominateur. Les heures facturables divisées par le total des heures enregistrées peuvent surestimer la performance, car le travail non facturable sous-enregistré augmente mécaniquement le pourcentage. Un rapport plus propre sépare l'utilisation facturable de l'utilisation productive. L'utilisation facturable compte le temps client facturable. L'utilisation productive peut inclure les initiatives internes, le développement commercial ou les opérations d'agence lorsque ces catégories sont importantes pour la planification.
Un calcul ponctuel suffit lorsque vous avez besoin d'une vérification hebdomadaire rapide pour une personne, un rôle ou une décision d'embauche. Utilisez-le pour tester si une semaine de capacité planifiée de 40 heures prend en charge la charge client, si un nouveau projet nécessite plus de personnel ou si un objectif de rôle est réaliste avant de modifier les budgets.
Un workflow géré devient nécessaire lorsque l'utilisation alimente la planification, les approbations, la facturation et la rentabilité. Everhour Time Tracking capture les heures de tâches et de projets via des minuteurs ou des saisies manuelles, fonctionne dans les outils de gestion de projet courants et achemine le temps approuvé vers les feuilles de temps, les rapports, les budgets, la facturation et l'examen de la paie. C'est important lorsque les dirigeants d'agence ont besoin des mêmes indicateurs facturables et périodes verrouillées derrière chaque rapport d'utilisation.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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La plupart des agences utilisent une plage d'objectifs d'utilisation de 60 % à 85 %, l'objectif exact étant défini par le rôle et le modèle économique. Les rôles fortement orientés livraison peuvent porter des objectifs plus élevés. Les rôles de management, de vente et d'opérations internes ont généralement besoin d'objectifs d'utilisation facturable plus bas, car leur travail inclut des responsabilités non facturables qui soutiennent néanmoins le chiffre d'affaires.
Les agences calculent l'utilisation comme les heures client facturables divisées par les heures disponibles, multipliées par 100. Une personne avec 30 heures facturables pour 40 heures disponibles a une utilisation de 75 %. Le dénominateur doit rester cohérent dans tout le rapport, car la capacité fixe, les heures de travail nettes et le total des heures enregistrées produisent des pourcentages différents.
Les congés payés, la maladie, les jours fériés et les absences similaires doivent réduire le dénominateur lorsque l'agence mesure l'utilisation du temps de travail. Cette vue montre la part du temps de travail réellement disponible utilisée pour le travail facturable. Une vue en capacité totale peut conserver ces heures dans le dénominateur, mais le rapport doit clairement étiqueter ce choix.
L'utilisation en agence peut dépasser 100 % lorsque les heures facturables sont supérieures au dénominateur de capacité choisi. Une personne avec 44 heures facturables pour une capacité hebdomadaire de 40 heures rapporte une utilisation de 110 %. Ce résultat peut montrer une surcharge à court terme, une livraison tirée par les heures supplémentaires ou un dénominateur qui ne correspond plus à l'organisation de travail de la personne.
L'utilisation et la réalisation mesurent différentes parties de l'économie d'agence. L'utilisation montre quelle part de la capacité disponible est devenue du travail client facturable. La réalisation montre quelle part de la valeur standard du temps facturable enregistré est devenue du chiffre d'affaires facturé après remises, réductions ou temps non facturé.
Everhour Time Tracking permet aux équipes d'agence de capturer les heures de tâches et de projets avec des minuteurs ou des saisies manuelles dans des outils tels qu'Asana, ClickUp, Jira, Monday, Notion, Trello, GitHub et Linear. Les heures approuvées alimentent ensuite les feuilles de temps, les rapports, les budgets, la facturation et l'examen de la paie avec des contrôles d'administration pour les approbations, les périodes verrouillées, les rappels et les règles de minuteur.
Everhour Reporting transforme le temps enregistré, les budgets, les coûts et les données de projet en rapports personnalisables avec colonnes, regroupement, filtres, plages de dates et exports. Les agences peuvent comparer le temps facturable et non facturable, les coûts de main-d'œuvre, le chiffre d'affaires, les marges et les heures réelles par rapport aux estimations par projet, client, rôle ou équipe.
Suivez les heures approuvées de l'agence là où le travail a lieu, puis utilisez Everhour Time Tracking pour transférer le temps facturable vers les rapports, les budgets, la facturation et l'examen de la paie sans reconstruire le calcul chaque semaine.
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