Les totaux facturables mensuels dépendent des taux, des heures approuvées et des réductions de facturation. Everhour maintient les budgets de projet liés au travail enregistré.
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Un calcul des heures facturables mensuelles indique quelle quantité de travail client approuvé peut être facturée pour un mois défini. Le résultat principal est le nombre d'heures facturables, le montant facturable et parfois un taux de facturation effectif. Il sépare le temps facturable au client du travail interne, de la formation, de l'administratif, de la prospection, des réductions de facturation et des autres temps qui doivent rester hors de la facture.
Pour le travail aux États-Unis, les totaux d'heures facturables sont normalement libellés en dollars américains. Il n'existe pas de TVA/GST fédérale ni de taux national de taxe de vente pour le temps professionnel facturé. Si un service est taxable, la donnée fiscale doit correspondre à la juridiction de l'État et locale, et non à une valeur américaine par défaut unique.
Commencez par les saisies de temps approuvées dans le mois, puis ne conservez que les saisies marquées comme facturables. Regroupez-les par taux lorsque différentes personnes, tâches ou services sont facturés à des prix différents. La formule de base est le nombre d'heures facturables multiplié par le taux de facturation, répété pour chaque groupe de taux, puis additionné en un sous-total mensuel avant taxes, remises, provisions ou réductions de facturation.
Par exemple, un dossier client mensuel comprend 24 heures de stratégie à 180 $ par heure, 16 heures de production à 125 $ par heure et 8 heures de QA à 95 $ par heure. Le montant facturable est de 4 320 $ + 2 000 $ + 760 $ = 7 080 $. Sur 48 heures facturables, le taux de facturation effectif est de 147,50 $.
L'erreur courante consiste à traiter les heures travaillées, les heures facturables et les heures facturées comme le même nombre. Les heures travaillées incluent tout ce qui a été fait pendant le mois. Les heures facturables sont la partie approuvée et imputable. Les heures facturées sont celles qui apparaissent réellement sur la facture après réductions de facturation, plafonds client, limites de provision ou ajustements de forfait.
L'arrondi modifie également le total mensuel. Un incrément de 6 minutes enregistre le temps par unités de 0,1 heure, tandis qu'un incrément de 15 minutes enregistre le temps par unités de 0,25 heure. Appliquez l'incrément de facturation du client de façon cohérente au niveau de la saisie ou selon le contrat. N'arrondissez pas le sous-total mensuel si l'accord exige un arrondi au niveau de chaque saisie.
Les mathématiques des heures facturables mensuelles s'arrêtent généralement au montant dû avant taxes, mais le calendrier de paiement peut compter pour la planification de trésorerie. Pour les factures de fournisseurs d'agences fédérales, les règles Prompt Payment utilisent généralement la date du contrat, les conditions de remise acceptées, une règle de paiement accéléré ou 30 jours calendaires après réception d'une facture conforme.
Pour les clients privés, utilisez le contrat, la lettre de mission ou les conditions de facture. Pour les avocats américains, la Règle modèle 1.5 de l'ABA exige que le périmètre de la représentation ainsi que la base ou le taux des honoraires et frais soient communiqués par écrit pour les nouvelles relations client-avocat, sous réserve de l'exception limitée de la règle pour les faibles coûts.
Un calcul ponctuel suffit lorsque vous vérifiez un seul client, un seul taux et un mois propre de saisies déjà approuvées. Il fournit un sous-total rapide et révèle les erreurs évidentes, comme du temps administratif non facturable inclus dans la base de facturation.
Un workflow géré est préférable lorsque le même client revient chaque mois, que les budgets se réinitialisent ou que plusieurs personnes facturent à des taux différents. Everhour Project Budgeting prend en charge les budgets en temps et en argent, les périodes budgétaires récurrentes, les alertes budgétaires, la protection du budget et plusieurs méthodes de facturation, afin que le travail facturable mensuel puisse être vérifié avant de dépasser la limite convenue.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Les heures facturables sont les heures approuvées pendant le mois que l'accord client vous autorise à facturer. Les réunions internes, la formation, l'administratif, le travail commercial et les saisies corrigées ou réduites doivent rester séparés, sauf si le contrat les rend facturables. Utilisez les dates de période de facturation de façon cohérente, surtout lorsque le travail traverse la fin du mois.
Multipliez chaque groupe d'heures facturables mensuelles par son taux de facturation, puis additionnez les résultats. Si une personne facture 24 heures à 180 $ et qu'une autre catégorie facture 16 heures à 125 $, calculez chaque ligne séparément avant de les additionner. Appliquez les réductions de facturation, remises, provisions et taxes propres à la juridiction après le sous-total facturable si elles s'appliquent.
Le temps non facturable ne doit pas être inclus dans le total mensuel facturable au client. Gardez-le visible pour l'analyse de l'utilisation et de la rentabilité, mais excluez-le du montant facturé au client. Mélanger du temps non facturable dans les totaux facturables surestime les revenus et crée des litiges de facturation.
Les incréments de facturation convertissent le temps brut en unités facturables. Avec une facturation à 0,1 heure, 6 minutes égalent 0,1 heure. Avec une facturation à 0,25 heure, 15 minutes égalent 0,25 heure. Le total mensuel change selon que l'accord exige d'arrondir chaque saisie ou de résumer d'abord le temps exact.
Non. Les États-Unis n'ont pas de TVA/GST fédérale ni de taux national de taxe de vente pour le temps professionnel facturé. La taxe de vente et les traitements similaires relèvent des États et des juridictions locales. Certains services ne sont pas taxés, tandis que les services taxables nécessitent la donnée correcte propre à la juridiction avant le calcul du total final de la facture.
Everhour Project Budgeting suit les budgets en temps et en argent à mesure que les personnes enregistrent leur travail, avec des périodes budgétaires récurrentes pour les provisions mensuelles ou les projets continus. Les alertes budgétaires peuvent notifier les administrateurs à des seuils définis, et la protection du budget peut arrêter les minuteurs ou empêcher l'enregistrement supplémentaire après le dépassement de la limite.
Everhour Billing & Invoicing peut transformer le temps facturable et les dépenses suivis en factures, tout en excluant le travail non facturable. Les données de facture peuvent être regroupées par projet, tâche, personne, date ou autre ventilation disponible avant l'export vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks.
Définissez des budgets mensuels, surveillez le temps facturable avant qu'il ne dépasse les limites et protégez le travail client récurrent contre les surprises de facture tardive. Everhour Project Budgeting maintient les heures enregistrées connectées aux limites budgétaires.
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