Everhour transforme le temps facturable en factures, tandis que le travail client exige toujours des conditions claires, un traitement fiscal et des détails d'approbation.
Renseignez vos informations, ajoutez des lignes, puis cliquez sur Imprimer une fois prêt.
| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Le travail client crée des détails de facturation à travers les propositions, les tâches, les entrées de temps, les dépenses et les approbations. La facture doit traduire ce travail en un enregistrement payable : qui a vendu le travail, qui l'a acheté, le numéro de facture, les dates, les lignes, le sous-total, la taxe applicable, le total dû, les conditions de paiement et les instructions de versement. Pour le travail ordinaire du secteur privé aux États-Unis, aucun formulaire fédéral unique de facture ne contrôle cette présentation.
La facture soutient également vos documents comptables. La publication 583 de l'IRS cite les factures comme des documents justificatifs qui enregistrent les transactions commerciales et indiquent les montants et les sources des recettes brutes. Traitez chaque facture comme un enregistrement de l'événement commercial, et non comme un reçu, un devis ou une estimation. Un reçu prouve le paiement reçu. Un devis ou une estimation chiffre le travail avant approbation. Une facture demande le paiement du travail effectué ou des frais dus.
Une facture client doit nommer le vendeur et l'acheteur, utiliser un numéro de facture séquentiel, indiquer la date d'émission et la date d'échéance, et décrire chaque frais. Une ligne de service claire utilise un libellé destiné au client, une quantité, un tarif unitaire et un prix étendu. Par exemple, « Migration de site web, gestion de projet, 12 heures × 95 $ » donne à l'approbateur assez de détails pour rapprocher le frais du travail.
Les conditions de paiement doivent correspondre au contrat ou à la politique écrite. Net 15, net 30, payable à réception, facturation par jalon, provisions d'honoraires et dépôts créent des attentes différentes pour le calendrier de trésorerie et l'approbation. La section de paiement doit indiquer où envoyer le paiement et quels moyens le vendeur accepte. La monnaie des États-Unis a cours légal pour les dettes, les taxes et les cotisations, mais la loi fédérale n'exige pas des entreprises privées qu'elles acceptent les espèces sauf si la loi de l'État l'impose.
Les factures de travail client échouent souvent parce que les lignes ne correspondent pas au parcours d'approbation de l'acheteur. Un sponsor de projet peut approuver des phases, tandis que la finance peut exiger des numéros de bon de commande, des noms de contact, des périodes de facturation ou des lignes de dépenses distinctes. Ajoutez ces champs lorsque le client les utilise. Si l'acheteur est une agence fédérale, FAR 32.905 définit les champs d'une facture correcte, notamment les détails du contractant, la date et le numéro de facture, les références de contrat, les descriptions, les quantités, les prix, les conditions, les détails du bénéficiaire et les contacts.
La taxe exige la même rigueur. Les États-Unis n'utilisent pas de régime national de facture TVA ou GST, et il n'existe pas de numéro d'enregistrement TVA ou GST aux États-Unis pour les factures. Les règles de sales and use tax proviennent des États et des juridictions locales. Les taux, le nexus et l'assujettissement des services à la taxe varient selon le lieu et le type de service, de sorte qu'une facture de travail client doit utiliser le traitement applicable de l'État et local plutôt qu'une hypothèse de taxe nationale uniforme.
Une application de facturation ponctuelle suffit lorsque le travail est petit, que le client approuve une description simple et que vous connaissez déjà le montant facturable. Elle fonctionne bien pour une seule ligne de projet, un forfait fixe ou une facture téléchargeable rapidement. Le risque augmente lorsque les entrées de temps, les tarifs de tâche, les dépenses remboursables, les remises, les taxes et la facturation récurrente vivent dans des notes ou des feuilles de calcul séparées.
Un flux de travail géré convient au travail client récurrent. Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable suivi et les dépenses en factures, calcule les montants à partir des tarifs tout en excluant les tâches non facturables, et prend en charge les valeurs par défaut des clients comme les contacts, les taxes, les remises et les conditions de paiement. Exporter les factures vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks garde l'enregistrement de facture connecté à la comptabilité après la création du document destiné au client.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Une facture de travail client complète identifie le vendeur et l'acheteur, le numéro de facture, la date d'émission, la date d'échéance, les services ou produits, les quantités, les tarifs, le sous-total, la taxe applicable, le total dû, les conditions de paiement et les instructions de paiement. Les références de projet, les numéros de bon de commande, la période de facturation et les noms de contact client appartiennent à la facture lorsque le client les utilise pour l'approbation.
La facture doit correspondre à la manière dont le client approuve le travail. Les lignes au niveau des tâches conviennent aux provisions d'honoraires détaillées et au travail en régie. Les lignes au niveau des personnes conviennent aux arrangements de dotation. Les lignes au niveau des phases conviennent aux projets par jalons. Le meilleur format donne à la finance assez de détails pour approuver le paiement sans exposer des notes internes qui n'affectent pas la facture du client.
Certaines factures client ont besoin de la taxe de vente, et d'autres non. Les États-Unis ont une sales and use tax d'État et locale, pas un régime national de facture TVA ou GST. Le traitement correct dépend du nexus, de l'emplacement de l'acheteur, du produit ou service vendu et des règles d'assujettissement à la taxe propres à l'État. L'assujettissement des services à la taxe varie selon l'État et le type de service.
Une facture client demande le paiement pour du travail, des biens, des dépenses ou des frais. Un reçu confirme le paiement reçu. Gardez les deux documents séparés afin que le client, le teneur de livres et le comptable puissent savoir si de l'argent reste dû. Marquer une facture impayée comme payée crée des problèmes de recouvrement et affaiblit la piste d'audit des recettes brutes.
Les références d'approbation manquantes provoquent les retards les plus rapides. Un montant correct peut tout de même rester bloqué lorsque la facture omet le bon de commande, le nom du projet, la période de facturation, le contact client ou la condition de paiement convenue. L'approbateur a besoin de suffisamment de contexte pour relier le frais au contrat, à l'énoncé des travaux, à la liste de tâches ou au budget interne.
Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable suivi et les dépenses en factures, calcule les montants à partir des tarifs de projet ou de membre, et exclut le travail non facturable. Les fiches client peuvent stocker les contacts, les taxes, les remises et les conditions de paiement, et les factures peuvent être exportées vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks avec les détails de statut synchronisés vers Everhour.
Suivez le temps client approuvé, convertissez-le en lignes de facture et envoyez des brouillons prêts pour la comptabilité via Everhour Billing & Invoicing pour une facturation plus propre.
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