La facturation en thérapie repose souvent sur le temps de séance en face à face auquel le patient a assisté, et Everhour garde ces heures organisées pour révision.
Suivez le temps facturable et non facturable et voyez en quelques secondes votre taux d'utilisation réel et votre potentiel de revenus.
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Un calcul des heures facturables d'un thérapeute indique combien de temps clinique réalisé avec présence a généré des revenus facturables sur une période donnée. Pour le travail en paiement privé, le résultat correspond généralement au nombre de séances multiplié par les honoraires convenus par séance. Pour le travail avec assurance, le résultat suit le code CPT applicable, le montant autorisé par le payeur et les règles de participation financière du patient, plutôt que le prix affiché en paiement comptant.
Pour les thérapeutes en santé mentale, le temps facturable n'est généralement pas construit à partir d'incréments de 6 ou 15 minutes. Le codage de la psychothérapie individuelle utilise des plages de temps CPT : 90832 pour 16 à 37 minutes, 90834 pour 38 à 52 minutes, et 90837 pour 53 minutes ou plus. L'élément temporel correspond au temps de contact en face à face avec le patient et/ou un membre de sa famille, et non aux notes après séance ou à l'encaissement du paiement.
La décision principale consiste à savoir si la séance a eu lieu, combien de temps le service en face à face a duré et quelle règle de facturation s'applique. Une visite de psychothérapie individuelle de 50 minutes correspond couramment à 90834 selon les directives Medicare sur les plages de temps, car elle se situe entre 38 et 52 minutes. Une séance de 60 minutes peut correspondre à un autre code lorsqu'elle atteint le seuil de 53 minutes pour 90837.
La psychothérapie familiale a un minimum distinct. Les directives Medicare indiquent que les codes de psychothérapie familiale 90846 et 90847 ne peuvent pas être déclarés pour des services durant moins de 26 minutes. Les rendez-vous manqués nécessitent un traitement séparé : CMS autorise les frais directs de rendez-vous manqué aux bénéficiaires Medicare uniquement dans le cadre d'une politique non discriminatoire, mais Medicare lui-même ne paie pas les frais de rendez-vous manqué et ils ne doivent pas être facturés à Medicare.
Commencez par les séances effectuées, attribuez les honoraires ou le montant payeur correct, et excluez les rendez-vous manqués sauf si votre politique crée des frais patients séparés autorisés pour cette catégorie de payeur. Pour la capacité de service direct, convertissez les minutes en heures uniquement après avoir établi clairement le nombre de séances : les heures cliniques facturables sont égales aux minutes en face à face réalisées divisées par 60.
Par exemple, un thérapeute réalise 24 séances individuelles de 50 minutes à 160 $ chacune et 4 séances familiales de 60 minutes à 210 $ chacune. Les séances individuelles produisent 1 200 minutes en face à face, soit 20 heures cliniques. Les séances familiales ajoutent 240 minutes, soit 4 heures cliniques. Le temps total de service direct est de 24 heures, et le montant facturable en paiement privé est de 4 680 $.
Un calculateur suffit pour une vérification ponctuelle : un mois de séances en paiement privé, une estimation propre à un payeur ou un simple ajustement de présence. Il suffit aussi lorsque vous devez comparer les séances planifiées aux séances effectuées avant d'envoyer des demandes de remboursement, des factures ou des rapports de production internes.
Un workflow géré est préférable lorsque le cabinet a besoin d'une saisie du temps répétable, d'approbations, de périodes verrouillées et d'un transfert vers la facturation. Everhour Time Tracking prend en charge les minuteurs et les saisies manuelles associées aux tâches et aux projets, puis alimente les feuilles de temps, rapports, budgets, factures et la révision de la paie afin que le temps clinique et le temps administratif restent séparés sur chaque période de reporting.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Pour les codes de psychothérapie basés sur le temps, le temps facturable est le temps de contact en face à face documenté avec le patient et/ou un membre de sa famille. La planification, l'encaissement du paiement, les messages internes et l'administration après séance ne font pas partie de cet élément temporel. Les accords de paiement privé peuvent fixer des prix de séance différents, mais le calcul commence toujours par le temps de service réalisé et la règle d'honoraires applicable.
Les thérapeutes raisonnent souvent en séances, tandis que le reporting peut convertir ces séances en heures. La facturation d'assurance utilise couramment des plages de codes CPT basées sur le temps plutôt qu'un incrément horaire fixe. La facturation en paiement privé peut utiliser des honoraires de séance indiqués, par exemple une séance de thérapie de 50 minutes à prix fixe, puis convertir les minutes des séances réalisées en heures de service direct pour les rapports d'utilisation.
Les absences réduisent le temps clinique facturable parce que le service en face à face n'a pas eu lieu. La plage de l'essai VA, de 18,0 % à 21,9 % de rendez-vous manqués, montre pourquoi les projections nécessitent un ajustement de présence. Si des frais de rendez-vous manqué s'appliquent, traitez-les comme des frais de politique séparés, et non comme du temps clinique réalisé ou un service payé par Medicare.
Une séance de psychothérapie individuelle de 50 minutes se situe dans la plage 90834 de 38 à 52 minutes selon les directives de codage Medicare. Une séance 90832 couvre 16 à 37 minutes, tandis que 90837 s'applique à partir de 53 minutes ou plus. Utilisez le temps réel en face à face, et non la durée du créneau planifié, lorsque la durée détermine le code.
Non. Les États-Unis n'ont pas de TVA/TPS fédérale ni de taux unique national de taxe sur les ventes pour le temps professionnel facturé. Le traitement fiscal relève des États et des collectivités locales. Certains services ne sont pas taxés, tandis que certaines juridictions appliquent des taxes spécifiques sur les entreprises ou sur les recettes brutes ; un calcul américain nécessite donc la bonne donnée fiscale propre à la juridiction lorsque le service est taxable.
Everhour Time Tracking permet aux équipes d'enregistrer les heures de tâches et de projets avec des minuteurs en direct ou des saisies manuelles, puis d'acheminer les entrées vers les feuilles de temps, les rapports, les factures et la révision de la paie. Les contrôles d'administration tels que les approbations, les périodes verrouillées, les rappels et les règles de minuteur favorisent une révision de facturation plus propre avant la finalisation des totaux.
Suivez les séances effectuées, le travail administratif et la révision de facturation dans un seul workflow. Everhour transforme les saisies de temps approuvées en rapports et en factures, offrant aux cabinets un transfert plus clair des heures cliniques vers la facturation.
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