La facturation des thérapeutes exige souvent un niveau de détail par service pour le paiement privé ou l'assurance. Everhour conserve les taux facturables liés au travail suivi.
Renseignez vos informations, ajoutez des lignes, puis cliquez sur Imprimer une fois prêt.
| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Utilisez cette page pour préparer une facture de thérapie claire pour les clients en paiement privé, les clients en autopaiement ou les clients qui prévoient de demander un remboursement à leur assurance. Un simple relevé peut suffire pour un paiement direct, mais une facture prête pour l'assurance ou un superbill demande plus de structure. Chaque rencontre de service doit apparaître sur sa propre ligne avec la date du service, le lieu du service, le code de procédure, les frais et les unités ou jours.
Pour un thérapeute, la facture doit aussi inclure des détails sur le prestataire que les factures commerciales ordinaires omettent souvent. Ajoutez le nom du thérapeute ou du cabinet, les détails de règlement, la date de facture, le numéro de facture, le nom du client, les dates de service et le montant total dû. Si le document appuie une réclamation d'assurance maladie, incluez le code CPT ou HCPCS applicable, le code de diagnostic ICD-10-CM, le NPI à 10 chiffres et l'EIN ou le SSN comme identifiant fiscal de facturation.
Une facture de thérapie devient plus facile à utiliser lorsque chaque ligne de séance répond à quatre questions : qui a fourni le service, quand le service a eu lieu, quel service a été fourni et combien a été facturé. Une ligne courante peut indiquer 5 mars 2026, consultation au cabinet, code CPT 90834, 1 unité, 150 $. Si le client a déjà payé 50 $, affichez ce paiement séparément afin que le solde restant soit clair.
Les lignes de services professionnels de santé utilisent des codes CPT ou HCPCS issus de l'ensemble de codes en vigueur à la date du service. Le CPT est le niveau I du HCPCS et utilise 5 chiffres numériques. Pour les documents prêts pour l'assurance, ajoutez le code de diagnostic ICD-10-CM uniquement lorsque la facture est destinée à appuyer une réclamation d'assurance maladie. Le total des frais correspond à la somme des frais des lignes de service, tandis que le montant payé enregistre les paiements déjà reçus.
La facturation de thérapie en autopaiement comporte un enjeu de calendrier distinct avant la facture. Selon les directives fédérales du No Surprises Act, les prestataires doivent généralement remettre aux patients non assurés ou en autopaiement une Good Faith Estimate lorsque les soins sont demandés ou programmés au moins 3 jours ouvrables à l'avance. Si les soins sont programmés 3 à 9 jours ouvrables à l'avance, l'estimation est due dans un délai de 1 jour ouvrable. Si les soins sont programmés 10 jours ouvrables ou plus à l'avance, elle est due dans un délai de 3 jours ouvrables.
Les factures de thérapie peuvent contenir des informations de santé protégées lorsqu'elles identifient une personne et se rapportent aux soins ou au paiement. Les entités couvertes et les fournisseurs de facturation doivent limiter la divulgation inutile de PHI et utiliser les protections applicables aux associés commerciaux le cas échéant. Gardez la facture suffisamment précise pour le paiement ou le remboursement, mais évitez les détails cliniques supplémentaires qui n'ont pas leur place dans un dossier de facturation. Le libellé des honoraires doit rester clair, équitable et raisonnable pour les services effectués.
Une facture ponctuelle suffit pour un petit solde en paiement privé, un relevé de remboursement ou des frais de séance corrigés. Elle fonctionne lorsque vous connaissez déjà les dates de séance, les codes, les paiements reçus et le solde dû. Elle fonctionne aussi lorsque le client a besoin d'un dossier PDF plutôt que d'un processus de facturation récurrent.
Un flux de travail géré devient plus utile lorsque les taux diffèrent selon le thérapeute, le payeur, le projet ou l'engagement. Everhour sépare les taux de coût internes des taux facturables destinés au client, prend en charge les taux par membre par défaut et les remplacements par projet, et conserve les changements de taux datés afin que les anciens rapports gardent leurs calculs d'origine. Cette structure aide un cabinet à relier le travail facturable suivi aux montants de facture sans reconstruire manuellement l'historique des taux.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Une facture de thérapeute en paiement privé doit inclure le nom du prestataire, le nom du client, la date de facture, le numéro de facture, la date du service, la description du service, les frais, les paiements reçus, le solde dû et les conditions de paiement. Si le client a besoin d'un appui pour le remboursement, ajoutez des champs prêts pour la réclamation comme le code CPT ou HCPCS, le code de diagnostic ICD-10-CM, le NPI et l'identifiant fiscal de facturation.
Une facture de thérapie n'a pas besoin d'un code de diagnostic pour chaque dossier de paiement privé. Une facture prête pour l'assurance ou un superbill doit inclure le code de diagnostic ICD-10-CM applicable lorsque le document appuie une réclamation d'assurance maladie. Évitez d'ajouter des détails de diagnostic lorsqu'ils ne sont pas nécessaires à l'objectif de facturation, car la facture peut contenir des informations de santé protégées.
Un superbill de thérapeute inclut couramment le NPI à 10 chiffres du prestataire de facturation et un EIN ou SSN comme identifiant fiscal de facturation. Les prestataires de soins de santé couverts utilisent le NPI dans les transactions administratives et financières HIPAA, et les instructions CMS-1500 placent le NPI du prestataire de facturation dans le champ 33a.
Un thérapeute peut lister plusieurs séances sur une seule facture lorsque chaque rencontre de service apparaît sur sa propre ligne. Gardez séparés chaque date de service, lieu de service, code de procédure, unités ou jours et frais. Regrouper les séances dans un total vague rend la vérification du paiement plus difficile et donne aux clients une documentation moins utile pour le remboursement.
Les États-Unis n'ont pas de régime national de facture de VAT ou de GST, et les règles de taxe sur les ventes et l'utilisation relèvent des juridictions étatiques et locales. L'imposabilité des services varie selon l'État et le type de service. Un thérapeute doit appliquer la règle correspondant à la juridiction, au service et à la situation du payeur au lieu d'ajouter une ligne de taxe nationale générique.
Everhour sépare les taux de coût et les taux facturables, afin qu'un cabinet puisse suivre le coût de main-d'œuvre interne séparément des frais destinés au client. Les taux par personne par défaut, les remplacements par projet et les changements de taux datés permettent aux rapports de valoriser le travail facturable par projet, membre ou tâche sans écraser les périodes de facturation antérieures.
Everhour Billing & Invoicing peut transformer le temps facturable suivi et les dépenses en factures clients. Les utilisateurs peuvent sélectionner le temps non facturé, prévisualiser le détail, regrouper les lignes selon la structure attendue par le client et marquer le temps inclus comme facturé afin qu'il ne réapparaisse pas plus tard.
Suivez le travail facturable avec le bon historique des taux, puis transformez le temps approuvé en factures plus claires. Everhour relie les taux, le temps et les dossiers de facturation pour un meilleur contrôle des factures.
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