Le travail thérapeutique se répartit entre les séances, les notes, la coordination et les tâches de paiement. Les rapports Everhour gardent ces heures organisées.
Saisissez vos heures d'arrivée et de départ pour chaque jour. Les heures supplémentaires et le salaire brut sont calculés automatiquement.
| Jour | Arrivée | Début de pause | Fin de pause | Pause | Départ | Total |
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Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Cette page s'adresse aux thérapeutes, responsables de cabinet, administrateurs de clinique et praticiens indépendants qui ont besoin d'un dossier hebdomadaire clair du temps de travail. Une feuille de temps utile enregistre les séances avec les clients, la documentation, la coordination des soins, le suivi des paiements, les rendez-vous manqués et le travail interne comme catégories distinctes. Cette séparation vous aide à examiner la paie, préparer les factures, appuyer les décisions de facturation et voir combien de temps se situe en dehors des soins en face à face.
Les thérapeutes travaillent en cabinet privé, dans des cliniques, des centres de santé mentale, des centres ambulatoires, des hôpitaux, des écoles et des environnements de télésanté. Un dossier pratique doit convenir à cette diversité sans transformer chaque note en dossier clinique. Gardez l'entrée de temps centrée sur la catégorie de travail, la date, la durée, le travailleur, le projet ou le lieu, et le statut de facturation. Les dossiers confidentiels de progression et les interactions avec les clients doivent rester dans le système de dossier clinique approprié, pas dans des descriptions informelles de feuilles de temps.
Les dossiers de temps des thérapeutes fonctionnent mieux lorsque les soins directs aux clients et le travail de soutien associé se trouvent dans des catégories différentes. Une feuille hebdomadaire peut afficher 22 séances individuelles, 6 heures de documentation, 3 heures de coordination des soins et 2 heures de suivi d'assurance ou de paiement client. Cette structure donne au cabinet une image plus claire qu'une grande catégorie « travail client ».
Le travail sensible à la facturation nécessite une attention supplémentaire. Les directives CMS Medicare identifient les codes de psychothérapie 90832, 90834 et 90837 pour la psychothérapie sans évaluation et prise en charge médicales, et 90833, 90836 et 90838 comme codes complémentaires de psychothérapie utilisés avec les services E/M. Pour une psychothérapie de plus de 90 minutes, CMS exige que le dossier médical documente le temps en face à face et la nécessité médicale du temps prolongé. Une feuille de temps soutient l'examen, mais le dossier médical porte la documentation de facturation.
Une feuille de temps pour thérapeutes doit éviter les détails permettant d'identifier les patients, sauf si le système et le flux de travail sont approuvés pour cet usage. Pour les entités couvertes aux États-Unis, HHS autorise l'utilisation ou la divulgation d'informations de santé protégées pour le traitement, le paiement et les opérations de soins de santé, les utilisations ou divulgations courantes étant limitées au minimum nécessaire lorsque cette norme s'applique. Les entrées de temps doivent utiliser des libellés neutres comme « séance individuelle », « documentation » ou « coordination des soins » lorsque les noms ou faits cliniques ne sont pas nécessaires.
Les rendez-vous manqués nécessitent aussi un traitement séparé. CMS autorise les médecins et fournisseurs à facturer directement les bénéficiaires Medicare pour les rendez-vous manqués uniquement lorsque la politique et le montant s'appliquent également aux patients Medicare et non Medicare, et les frais de rendez-vous manqué ne doivent pas être facturés à Medicare. Suivez le temps administratif lié aux rendez-vous manqués et le suivi de facturation séparément du temps de séance clinique effectuée afin que les rapports ne gonflent pas les totaux des soins délivrés.
Une feuille de temps ponctuelle suffit lorsque vous avez besoin d'un total hebdomadaire, d'un export simple ou d'un bref examen des catégories de travail d'un thérapeute. Elle fonctionne aussi pour un praticien indépendant qui vérifie si le temps de documentation réduit la disponibilité des rendez-vous. Gardez le dossier complet, exact et assez ciblé pour l'objectif.
Un flux de travail géré devient utile lorsque plusieurs thérapeutes soumettent leur temps, que les responsables approuvent les entrées et que les rapports alimentent la facturation, l'examen de la paie ou la planification de la capacité. Everhour Reporting fournit des rapports personnalisables avec plus de 45 colonnes, regroupements, filtres, plages de dates et exports en CSV, Excel/XLSX ou PDF. Cela donne à un cabinet une vue cohérente du temps de séance, du temps administratif, du statut facturable et des tendances de charge de travail sans reconstruire le rapport chaque semaine.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Utilisez des catégories qui correspondent au travail examiné : séances avec les clients, documentation, coordination des soins ou orientations, suivi des paiements, rendez-vous manqués et administration interne. Gardez les détails cliniques hors du libellé sauf si un système et une politique approuvés l'exigent. La feuille de temps doit montrer le temps passé et le type de travail, tandis que les notes confidentielles de progression restent dans le dossier clinique.
Les noms des clients ne doivent apparaître que lorsque les contrôles de confidentialité, de facturation et du système du cabinet prennent en charge cet usage. Pour les entités couvertes aux États-Unis, les informations de santé protégées peuvent être utilisées pour le traitement, le paiement et les opérations de soins de santé, mais les utilisations ou divulgations courantes doivent suivre la norme du minimum nécessaire lorsqu'elle s'applique. Les libellés neutres réduisent l'exposition inutile.
Le temps de facturation de la psychothérapie et le temps de la feuille de temps servent des dossiers différents. CMS identifie des codes de psychothérapie spécifiques et ajoute des exigences particulières de documentation pour les séances de plus de 90 minutes. Lorsque l'E/M et la psychothérapie sont déclarés à la même date, CMS indique que les services doivent être séparément identifiables et que le temps d'activité E/M est exclu du temps de psychothérapie.
Les rendez-vous manqués peuvent être suivis comme des événements administratifs ou de planification, mais ils ne doivent pas être traités comme des séances de thérapie terminées. CMS indique que les frais de rendez-vous manqué ne doivent pas être facturés à Medicare, et que les bénéficiaires Medicare peuvent être facturés directement uniquement lorsque la politique et le montant s'appliquent également aux patients Medicare et non Medicare.
Pour les employés couverts par les dispositions de salaire minimum ou d'heures supplémentaires de la FLSA, les dossiers de l'employeur doivent inclure les heures travaillées chaque jour de travail et le total des heures travaillées chaque semaine de travail. La FLSA n'exige pas de formulaire ou de système spécifique de suivi du temps, mais la méthode doit produire des dossiers complets et exacts pour les travailleurs non exemptés couverts.
Everhour Reporting transforme le temps enregistré en rapports personnalisables avec plus de 45 colonnes, regroupements, filtres, plages de dates et exports en CSV, Excel/XLSX ou PDF. Un cabinet peut examiner le temps de séance, la documentation, le travail administratif, le statut facturable et la charge de travail de l'équipe depuis une seule couche de reporting.
Utilisez des catégories de temps cohérentes, des approbations et des exports de rapports à mesure que le cabinet se développe. Everhour Reporting transforme les entrées de temps des thérapeutes en rapports clairs pour la facturation, la charge de travail et l'examen de la paie.
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