Everhour prend en charge une revue structurée du temps pour les cabinets de thérapie qui ont besoin d'heures claires entre les séances, la documentation et les tâches administratives.
Saisissez vos heures d'arrivée et de départ pour chaque jour. Les heures supplémentaires et le salaire brut sont calculés automatiquement.
| Jour | Arrivée | Début de pause | Fin de pause | Pause | Départ | Total |
|---|
Le calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
Vous êtes ici pour suivre la journée de travail d'un thérapeute sans fondre chaque tâche dans un total vague. Un relevé utile sépare les séances client facturables de la documentation, de la coordination des soins, du travail de recommandation, du suivi d'assurance, du suivi des paiements client, des rendez-vous manqués et de l'administration interne. Cette séparation compte pour les cabinets privés, les cliniques, les centres ambulatoires, les hôpitaux, les écoles et les environnements de télésanté, car chaque contexte a toujours besoin de relevés clairs indiquant où le temps a été passé.
Un relevé de temps pratique pour thérapeute indique la date, le travailleur, la catégorie de travail, la référence client ou dossier si approprié, l'heure de début et de fin, le temps total et des notes qui évitent les détails patient inutiles. Pour un thérapeute salarié, l'employeur a aussi besoin des heures travaillées chaque jour et du total des heures travaillées chaque semaine de travail pour les travailleurs couverts par les dispositions de la FLSA sur le salaire minimum ou les heures supplémentaires. Un prestataire ou un propriétaire de cabinet bénéficie toujours de la même structure, car elle soutient la revue de facturation et la planification de la charge de travail.
La journée d'un thérapeute comprend souvent une séance client de 50 minutes, le travail sur une note d'évolution, un appel de coordination avec un autre prestataire et une tâche de suivi de paiement. Ces entrées ne doivent pas partager une seule étiquette. Les soins directs au client, les dossiers d'évolution confidentiels, la coordination ou les recommandations, et le travail administratif de paiement répondent à des questions différentes lors de la revue de facturation, de la revue de paie et de la planification des horaires.
Utilisez des catégories qui correspondent à de vraies décisions. Le temps de séance soutient la revue des rendez-vous et de la facturation. Le temps de documentation montre l'effort nécessaire pour maintenir des dossiers client confidentiels. Le temps de coordination capture les recommandations et la communication sur les soins. Le suivi des paiements sépare le travail d'assurance et de solde client des soins cliniques. Les rendez-vous manqués doivent être suivis comme un événement de planification et de politique, notamment parce que CMS indique que les frais de rendez-vous manqués ne doivent pas être facturés à Medicare, bien qu'un bénéficiaire de Medicare puisse être facturé directement uniquement dans le cadre d'une politique et d'un montant équivalents qui s'appliquent aussi aux patients non Medicare.
Le temps de psychothérapie peut affecter la documentation de facturation. CMS identifie 90832, 90834 et 90837 pour la psychothérapie sans évaluation et prise en charge médicale, et 90833, 90836 et 90838 comme codes complémentaires de psychothérapie utilisés avec les services E/M. Pour les séances de psychothérapie de plus de 90 minutes, CMS indique que le remboursement n'est effectué que lorsque le dossier médical documente le temps en face à face avec le patient et la nécessité médicale du temps prolongé.
La psychothérapie de crise comporte aussi des unités basées sur le temps, avec CPT 90839 pour les 60 premières minutes et CPT 90840 pour chaque tranche supplémentaire de 30 minutes. Le temps E/M et le temps de psychothérapie doivent avoir des réserves séparées lorsqu'ils sont déclarés à la même date, car CMS indique que le temps d'activité E/M n'est pas inclus dans le temps de déclaration de psychothérapie. Si les entrées de temps contiennent des informations permettant d'identifier un patient, les règles de confidentialité HIPAA et relatives aux associés commerciaux peuvent s'appliquer aux systèmes et fournisseurs qui traitent ces données.
Un total hebdomadaire ponctuel suffit pour une revue individuelle de la charge de travail personnelle ou un simple récapitulatif avant facturation. Il fonctionne mal dès que plusieurs thérapeutes soumettent leur temps, que des superviseurs approuvent des entrées, que les périodes de paie se clôturent ou que l'équipe de facturation a besoin de catégories cohérentes. L'écart apparaît généralement lorsque quelqu'un doit reconstruire pourquoi une journée comprenait des séances, de la documentation, de la coordination et du suivi de paiement.
Everhour correspond au côté workflow géré en donnant aux cabinets des paramètres d'équipe pour les rôles, les affectations de projets, les groupes d'équipe, la capacité hebdomadaire, les limites de suivi personnelles, le workflow d'approbation, les corrections administrateur et les périodes verrouillées. Cette structure aide une clinique à revoir le temps des thérapeutes avant la paie, la facturation ou les rapports opérationnels sans transformer chaque correction en échange manuel.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Suivez les séances client séparément de la documentation, de la coordination des soins, du travail de recommandation, du suivi d'assurance, du suivi des paiements client, des rendez-vous manqués et de l'administration interne. La séparation garde le temps clinique, le travail de tenue des dossiers et le travail de paiement lisibles pendant la revue. Elle empêche aussi une semaine de travail complète de devenir un total unique qui ne peut pas soutenir les décisions de facturation, de dotation ou de paie.
Oui. Les directives de facturation Medicare de CMS identifient les codes de psychothérapie 90832, 90834 et 90837, ainsi que les codes complémentaires séparés 90833, 90836 et 90838 lorsque la psychothérapie est facturée avec des services E/M. La psychothérapie de crise utilise CPT 90839 pour les 60 premières minutes et CPT 90840 pour chaque tranche supplémentaire de 30 minutes. Les séances de plus de 90 minutes exigent une documentation du temps en face à face et de la nécessité médicale du temps prolongé.
Suivez les rendez-vous manqués comme des événements de planification ou administratifs, puis appliquez la politique écrite du cabinet. CMS indique que les frais de rendez-vous manqués ne doivent pas être facturés à Medicare. Un bénéficiaire de Medicare peut être facturé directement uniquement si la politique et le montant de rendez-vous manqué s'appliquent de manière égale aux patients Medicare et non Medicare.
Une entrée de temps ne doit inclure que les détails nécessaires au workflow qui l'utilise. Si une entrée contient des informations permettant d'identifier un patient, les exigences de confidentialité HIPAA et les règles relatives aux associés commerciaux peuvent s'appliquer au système ou au fournisseur qui traite ces données. De nombreux cabinets utilisent des références client ou dossier et gardent les détails cliniques dans le dossier confidentiel approprié plutôt que dans le journal de temps.
Pour les salariés couverts par les dispositions de la FLSA sur le salaire minimum ou les heures supplémentaires, les relevés de l'employeur doivent inclure les heures travaillées chaque jour de travail et le total des heures travaillées chaque semaine de travail. Sauf exemption, les salariés couverts doivent recevoir une rémunération des heures supplémentaires pour les heures travaillées au-delà de 40 dans une semaine de travail fixe de 168 heures, à un taux au moins égal à 1,5 fois le taux normal. Les règles d'État sur les salaires et les heures supplémentaires peuvent ajouter des exigences.
Everhour Team Management permet aux administrateurs de définir les rôles, les affectations de projets, les groupes d'équipe, la capacité hebdomadaire, les limites de suivi personnelles, le workflow d'approbation, les corrections administrateur et les périodes verrouillées. Une clinique peut collecter le temps des thérapeutes, revoir les entrées soumises, corriger les erreurs et protéger les périodes approuvées avant la revue de paie ou de facturation.
Utilisez Everhour Team Management pour attribuer des rôles, revoir le temps soumis, verrouiller les périodes approuvées et garder la capacité des thérapeutes visible dans tout le cabinet.
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