Everhour enregistre les heures de tâches et de projets, tandis que les thérapeutes séparent les séances, la documentation, la coordination et le suivi des paiements.
Saisissez vos heures d'arrivée et de départ pour chaque jour. Les heures supplémentaires et le salaire brut sont calculés automatiquement.
| Jour | Arrivée | Début de pause | Fin de pause | Pause | Départ | Total |
|---|
Le calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
Utilisez cette page pour créer un relevé de temps pour le travail de thérapie, que vous exerciez seul en cabinet privé, gériez des cliniciens dans une clinique ou examiniez des plannings de télésanté et en présentiel. La répartition utile est la suivante : séances directes avec les clients, documentation, coordination des soins ou orientations, suivi des assurances et des paiements des clients, rendez-vous manqués et autres tâches administratives. Cette répartition vous donne un transfert plus clair vers la facturation, la revue de la paie et la planification des horaires.
Le suivi du temps des thérapeutes a deux publics. Un prestataire a besoin d'assez de détails pour reconstruire la journée et soutenir la bonne revue de facturation. Un propriétaire de cabinet ou un superviseur a besoin de totaux par clinicien, cadre de soins, soins directs aux clients et charge administrative non liée aux clients. Pour le temps des employés, le relevé doit aussi soutenir la revue des heures quotidiennes et hebdomadaires, le transfert vers la paie et les vérifications des heures supplémentaires pour le personnel non exempté couvert.
Commencez chaque entrée par la date, le clinicien, la catégorie de travail, l'heure de début et de fin ou la durée, le payeur ou le compartiment de projet, et une courte description. Les catégories utiles incluent séance client, documentation, coordination des soins, travail d'orientation, suivi auprès de l'assureur, suivi des paiements des clients, administration des rendez-vous manqués et autre administration du cabinet. Utilisez les identifiants que votre cabinet autorise, et évitez de transformer une description de temps en contenu de note d'évolution.
Le minutage clinique affecte la revue de facturation dans des cas précis. Le CMS identifie 90832, 90834 et 90837 pour la psychothérapie sans évaluation et gestion médicales, et 90833, 90836 et 90838 comme codes additionnels de psychothérapie utilisés avec des services E/M. Pour le travail de crise, CPT 90839 couvre les 60 premières minutes et CPT 90840 couvre chaque tranche supplémentaire de 30 minutes, de sorte que le temps doit être traçable sans ajouter de récit clinique au journal de temps.
Les entrées de temps peuvent devenir sensibles lorsqu'elles incluent des informations permettant d'identifier un patient. Pour les entités couvertes américaines, le HHS permet que les informations de santé protégées soient utilisées ou divulguées à des fins de traitement, de paiement et d'opérations de soins de santé, et le standard du minimum nécessaire limite les utilisations et divulgations courantes lorsque ce standard s'applique. Un outil de suivi du temps pour la thérapie doit collecter le plus petit niveau de détail opérationnel qui soutient la planification, la facturation, la paie ou la supervision.
Le choix du fournisseur compte lorsque la facturation, la gestion du cabinet, le traitement des données, la comptabilité, la gestion, les services administratifs ou les services financiers impliquent des informations de santé protégées. Le HHS traite ces éléments comme des fonctions ou services de partenaire commercial qui exigent des garanties écrites par contrat ou arrangement similaire. Le suivi du personnel crée aussi des données d'employés, de sorte que les entreprises couvertes en Californie doivent tenir compte des obligations CCPA qui s'étendent aux employés et candidats à l'emploi californiens.
Un outil de suivi gratuit et ponctuel suffit lorsque vous avez besoin d'un total hebdomadaire pour un cabinet solo, d'un court audit du temps administratif ou d'une liste propre des séances et de la documentation avant de mettre à jour un autre système. Il fonctionne aussi pour un simple journal des rendez-vous manqués. Le CMS autorise les frais directs aux bénéficiaires de Medicare pour les rendez-vous manqués uniquement lorsque la politique et le montant s'appliquent de manière égale aux patients Medicare et non Medicare, et ces frais ne doivent pas être facturés à Medicare.
Le suivi géré convient à un cabinet de groupe, une clinique ou une activité de télésanté lorsque les heures nécessitent des validations, des périodes verrouillées, des rappels, une revue de la paie ou des rapports récurrents. Everhour Time Tracking enregistre les heures de tâches et de projets au moyen de minuteurs ou d'entrées manuelles, puis alimente les feuilles de temps, les rapports, la budgétisation, la facturation et la revue de la paie. Conservez le contenu clinique permettant d'identifier les patients dans les systèmes que votre cabinet a approuvés pour ces données.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Suivez les catégories qui expliquent pourquoi le temps existe : séance client, documentation, coordination des soins ou orientations, suivi auprès de l'assureur, suivi des paiements des clients, administration des rendez-vous manqués et administration générale du cabinet. Des catégories séparées rendent la revue de facturation plus claire et montrent la charge de travail non liée aux clients qui disparaît autrement dans un planning complet.
Les notes du minuteur doivent rester opérationnelles, sauf si votre cabinet a approuvé le système pour les informations permettant d'identifier les patients. Une note plus sûre identifie la référence client ou dossier autorisée, la catégorie d'activité et la durée. Les observations cliniques, les détails de diagnostic et le contenu des notes d'évolution appartiennent au dossier confidentiel du client, soumis aux procédures HIPAA et de tenue des dossiers du cabinet.
La durée de la séance affecte la revue lorsqu'un code ou une règle de paiement utilise le temps. Le CMS identifie 90832, 90834 et 90837 pour la psychothérapie sans évaluation et gestion médicales. Pour les séances de psychothérapie de plus de 90 minutes, le CMS indique que le remboursement n'est effectué que lorsque le dossier médical documente le temps en face à face avec le patient et la nécessité médicale du temps prolongé.
Le CMS exige des services distincts identifiables lorsque l'E/M et la psychothérapie sont déclarés à la même date. Le temps d'activité E/M est exclu du temps utilisé pour déclarer la psychothérapie. Gardez des entrées séparées ou des durées clairement séparées afin que le dossier médical puisse soutenir à la fois le service E/M et le service de psychothérapie.
Les employeurs couverts peuvent utiliser toute méthode complète et exacte au titre de la FLSA ; le droit fédéral n'exige pas d'horloge ni d'application spécifique. Pour les employés couverts par les dispositions de salaire minimum ou d'heures supplémentaires de la FLSA, les relevés doivent indiquer les heures travaillées chaque jour de travail et le total des heures travaillées chaque semaine de travail. Les employés non exemptés couverts reçoivent des heures supplémentaires après 40 heures dans une semaine de travail fixe de 168 heures, à au moins une fois et demie le taux régulier.
Everhour Time Tracking enregistre les heures de tâches et de projets avec des minuteurs en direct ou des entrées manuelles, afin qu'un cabinet puisse capturer le travail administratif et le temps de projet non clinique dans un seul flux de feuilles de temps. Les administrateurs peuvent utiliser des rappels, des périodes verrouillées, des règles de minuteur et des validations avant la revue de la paie ou de la facturation.
Sortez les heures administratives et de projet récurrentes des journaux ponctuels. Everhour Time Tracking capture le temps au moyen de minuteurs ou d'entrées manuelles, puis l'achemine vers des feuilles de temps approuvées et la revue de la paie ou de la facturation pour des opérations de cabinet plus claires.
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