Everhour prend en charge les taux facturables et les rapports, tandis que les factures client nécessitent toujours des heures, des taux, des réductions et des données fiscales bien établis.
Suivez le temps facturable et non facturable et voyez en quelques secondes votre taux d'utilisation réel et votre potentiel de revenus.
Heures de travail sur la période
Administration, réunions, travail interne
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Le calcul répond à une question de facturation directe : combien un client doit-il payer pour un travail facturable approuvé avant l'encaissement du paiement. Vous avez besoin des heures facturables, du taux de facturation pour chaque personne, projet, tâche ou catégorie de service, ainsi que de toute réduction qui diminue la facture. Aux États-Unis, les totaux d'heures facturables sont normalement libellés en dollars américains.
Ce n'est pas la même chose que le temps de travail total. Les réunions internes, le nettoyage administratif, la formation et la gestion de projet non facturable peuvent rester dans les rapports d'utilisation sans augmenter le montant facturé au client. Pour les factures américaines, il n'existe pas de VAT/GST fédérale ni de taux national de taxe sur les ventes pour le temps professionnel facturé ; toute donnée fiscale doit donc venir du traitement applicable au niveau de l'État et au niveau local lorsque le service est taxable.
Commencez par les entrées facturables approuvées, et non par toutes les entrées de temps du projet. Une facture client doit exclure les tâches non facturables, le temps rejeté et le travail que l'accord considère comme inclus dans un forfait fixe. Si un taux a changé pendant la période, séparez les entrées par date afin que le travail plus ancien conserve le taux qui s'appliquait au moment où le travail a été effectué ou approuvé.
L'erreur courante consiste à utiliser un seul taux moyen lorsque l'accord client tarifie différents travaux différemment. Un consultant senior, un spécialiste de l'implémentation et un analyste support peuvent tous travailler pour le même client, mais chaque ligne a besoin de son propre taux si la lettre de mission, l'énoncé des travaux ou le contrat utilise une tarification par rôle. Gardez les réductions séparées afin que le temps facturé, le temps travaillé et les revenus restent traçables.
La formule de base est heures facturables × taux de facturation = montant facturable avant taxes. Lorsqu'un client a plusieurs taux, calculez d'abord chaque ligne, puis additionnez les totaux des lignes. Par exemple, un projet de stratégie comprend 18 heures de conseil approuvées à 190 $ par heure et 27 heures de production approuvées à 115 $ par heure.
La ligne de conseil est de 3 420 $, et la ligne de production est de 3 105 $, donc le total de facturation client avant taxes est de 6 525 $. Si vous appliquez une réduction de 325 $, le sous-total de la facture devient 6 200 $ avant toute taxe d'État ou locale applicable. N'ajoutez pas de ligne de VAT/GST fédérale américaine, car cette taxe n'existe pas.
Un calcul ponctuel suffit lorsque vous avez un court journal de temps, un client, des heures approuvées claires et aucun changement de taux pendant la période de facturation. Il fonctionne aussi pour une vérification rapide de facture avant d'envoyer un brouillon à la comptabilité. Le résultat doit tout de même correspondre au contrat, à la lettre de mission ou à la politique de facturation qui régit la relation client.
Un workflow géré devient nécessaire lorsque plusieurs personnes suivent leur temps, que les taux varient selon le projet ou la tâche, que les approbations ont lieu avant la facturation ou que les factures nécessitent une transmission répétable. Everhour peut prendre en charge ce workflow en séparant les coûts et les taux facturables, en appliquant des valeurs par défaut par personne ou des remplacements par projet, en conservant l'historique daté des taux et en tarifant le travail par projet, membre ou tâche.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Multipliez chaque ligne de temps facturable approuvée par son taux de facturation, puis additionnez les totaux des lignes. Si la facture inclut une réduction, soustrayez-la après le calcul du montant facturable avant taxes. Ajoutez une taxe d'État ou locale uniquement lorsque le service est taxable dans la juridiction concernée ; les États-Unis n'ont pas de VAT/GST fédérale ni de taux national de taxe sur les ventes.
Le temps travaillé correspond à tout le temps enregistré pour le projet. Le temps facturé au client est la partie approuvée pour facturation selon le contrat, la lettre de mission ou la politique de facturation. Les tâches non facturables, les entrées rejetées, le travail inclus dans un forfait fixe et les réductions expliquent pourquoi le temps facturé au client ou les revenus peuvent être inférieurs au temps de travail total.
Répartissez un changement de taux lorsque le travail de la période de facturation se situe des deux côtés de la date d'effet. Les heures avant le changement utilisent l'ancien taux, et les heures à partir de la date du changement utilisent le nouveau taux. Cela garde la facture cohérente avec l'historique daté des taux et empêche un seul taux de retarifer toute la période de manière incorrecte.
Non. Les États-Unis n'ont pas de VAT/GST fédérale ni de taux national unique de taxe sur les ventes. Les taxes sur les ventes et taxes similaires relèvent des États et des localités, et le traitement des services varie selon la juridiction. Utilisez une donnée fiscale propre à la juridiction uniquement lorsque le service facturé est taxable pour ce client et ce lieu.
Pour les avocats américains, l'ABA Model Rule 1.5 exige que l'étendue de la représentation et la base ou le taux des honoraires et des frais soient communiqués par écrit pour les nouvelles relations client-avocat, sous réserve de l'exception limitée de la règle pour les faibles coûts. Le calcul de facturation doit suivre cette base de taux écrite.
Everhour sépare les coûts et les taux facturables, afin que le coût interne de main-d'œuvre et les revenus côté client restent distincts. Les administrateurs peuvent définir des valeurs par défaut par personne, remplacer les taux par projet, conserver l'historique daté des taux et tarifer le travail facturable par projet, membre ou taux de tâche personnalisé.
Everhour Billing & Invoicing transforme le temps facturable suivi et les dépenses en factures, calcule les montants à partir des taux et du temps facturable, et exclut le travail non facturable. Les factures peuvent être exportées vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks sous forme de brouillons, avec le statut de la facture synchronisé dans Everhour.
Gardez les taux, les approbations et les montants de facture connectés. Everhour applique des règles de taux facturables au temps suivi afin que la facturation client reste cohérente, des heures approuvées aux totaux prêts à facturer.
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