Everhour prend en charge la budgétisation de projet pour le travail facturable, mais le montant de la facture commence toujours par les heures et les taux approuvés.
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Un calcul du montant facturable répond à une question pratique : quelle quantité de travail client approuvé doit être facturée avant l'envoi de la facture. Les données de base sont les heures facturables approuvées, le taux associé à ces heures, ainsi que les abattements ou exclusions convenus. Le temps administratif non facturable, la revue interne, le travail commercial ou le travail sous garantie doivent rester visibles dans les enregistrements, mais en dehors du montant facturé au client.
Pour le travail aux États-Unis, les totaux sont normalement indiqués en USD. Les États-Unis n'ont pas de TVA/TPS fédérale ni de taux national de taxe sur les ventes pour le temps professionnel facturé. Le traitement de la taxe sur les ventes relève des États et des collectivités locales ; le montant facturable doit donc rester séparé de toute donnée fiscale propre à une juridiction, sauf si le service est taxable là où le client ou la transaction est traité.
Commencez par le temps qui a été validé pour la facturation. Le temps brut travaillé et le temps facturable approuvé ne sont pas le même chiffre : une équipe peut passer 44 heures sur un projet tandis que seulement 36 heures sont approuvées pour la facture client. Cette différence est importante, car l'utilisation, la réalisation, l'encaissement et le taux de facturation effectif répondent chacun à une question différente.
L'utilisation compare le travail facturable au temps de travail total disponible. La réalisation compare la valeur facturée à la valeur standard après abattements. L'encaissement compare les sommes encaissées aux montants facturés. Le taux de facturation effectif divise le revenu facturable réel par le temps de travail total ou par le temps facturable approuvé, selon la question de gestion. Mélanger ces mesures dans le calcul de la facture entraîne des frais client surestimés ou des rapports de rentabilité trompeurs.
La formule de base est la suivante : heures facturables approuvées multipliées par le taux horaire applicable, additionnées pour chaque rôle, tâche ou catégorie de taux. Soustrayez ensuite les abattements approuvés et ajoutez les dépenses facturables ou les montants taxables uniquement lorsqu'ils doivent figurer sur la facture. Gardez chaque ligne de taux séparée lorsqu'un projet implique plusieurs personnes, phases ou catégories de services.
Par exemple, une revue de systèmes comprend 24 heures de conseil approuvées à 160 $ par heure et 16 heures de documentation approuvées à 110 $ par heure. La ligne de conseil est de 3 840 $, et la ligne de documentation est de 1 760 $, ce qui produit un montant brut de 5 600 $. Si le responsable approuve un abattement de 300 $ avant la facturation, le montant facturable hors taxes est de 5 300 $.
N'ajoutez pas un pourcentage générique de taxe américaine à chaque montant facturable. Certains services ne sont pas taxés, et les règles relatives aux services taxables varient selon l'État et la localité. Le Texas taxe les services taxables à un taux de taxe d'État sur les ventes et l'usage de 6,25 %, les juridictions locales pouvant porter le taux combiné jusqu'à 8,25 %. La taxe sur les recettes brutes du Nouveau-Mexique pour les services varie selon l'emplacement de l'entreprise, de 5,125 % à 8,6875 %.
Le calendrier de paiement est également séparé du calcul du montant. Pour les factures de fournisseurs d'agences fédérales, les règles Prompt Payment utilisent généralement la date du contrat, les conditions de remise acceptées, une règle de paiement accéléré ou 30 jours calendaires après réception d'une facture correcte. Pour les avocats aux États-Unis, la règle modèle 1.5 de l'ABA exige que l'étendue de la représentation ainsi que la base ou le taux des honoraires et des dépenses soient communiqués par écrit pour les nouvelles relations client-avocat, sous réserve de l'exception limitée pour faible coût.
Un calcul ponctuel suffit lorsque le projet comporte quelques entrées approuvées, un ou deux taux et aucune contrainte budgétaire récurrente. Il vous donne le montant à examiner avant la facturation : lignes de taux, abattements, dépenses facturables et taxe propre à la juridiction si le service est taxable. Cela fonctionne pour une simple facture mensuelle ou une vérification rapide avant facturation.
Un workflow géré est préférable lorsque le montant change tout au long du mois. Everhour Project Budgeting suit les budgets en temps et en argent, les périodes budgétaires récurrentes, les alertes e-mail de seuil, les contrôles d'inclusion des dépenses et plusieurs méthodes de facturation. Cela donne aux responsables une vue continue de l'exposition facturable avant l'étape de facturation, en particulier lorsque les budgets au niveau client ou les taux en temps et matériaux nécessitent un contrôle continu.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Le montant facturable final provient des heures facturables approuvées, du taux attribué à chaque heure, des dépenses facturables, des remises, des abattements et de toute donnée fiscale propre à la juridiction lorsque le service est taxable. Gardez la taxe séparée du montant du service hors taxes afin de pouvoir examiner les frais de main-d'œuvre avant d'appliquer les règles de l'État ou locales.
Non. Les heures non facturables ne doivent pas augmenter les frais facturés au client. Elles ont leur place dans le reporting interne parce qu'elles affectent l'utilisation, le coût du projet et le taux de facturation effectif, mais elles doivent rester en dehors du montant de la facture, sauf si l'accord avec le client rend spécifiquement ce travail facturable.
Ajoutez la taxe sur les ventes uniquement lorsque le service facturé est taxable selon les règles pertinentes de l'État et locales. Les États-Unis n'ont pas de TVA/TPS fédérale ni de taux national unique de taxe sur les ventes. Un calcul américain nécessite une donnée fiscale propre à la juridiction lorsque le service professionnel, l'emplacement et les conditions de la transaction rendent les frais taxables.
Un abattement réduit la valeur facturable brute avant que le client ne soit facturé. Si les heures approuvées aux taux standard totalisent 5 600 $ et qu'un abattement de 300 $ est approuvé, le montant facturable hors taxes devient 5 300 $. Gardez l'abattement visible afin que le reporting de réalisation montre l'écart entre la valeur standard et la valeur facturée.
Pour les factures de fournisseurs d'agences fédérales, les règles Prompt Payment fixent généralement l'échéance de paiement à la date du contrat, aux conditions de remise acceptées, à une règle de paiement accéléré ou à 30 jours calendaires après réception d'une facture correcte. Du 1er janvier au 30 juin 2026, le taux d'intérêt fédéral Prompt Payment pour les paiements en retard est de 4,125 %.
Everhour Project Budgeting suit les budgets basés sur les heures et sur l'argent à mesure que les personnes enregistrent du temps et des dépenses. Les équipes peuvent utiliser des périodes budgétaires récurrentes, des alertes e-mail de seuil, la protection budgétaire, les contrôles d'inclusion des dépenses et les budgets au niveau client pour surveiller l'exposition facturable avant que le total de la facture ne soit finalisé.
Utilisez Everhour Project Budgeting pour suivre les budgets en temps et en argent pendant que le travail se déroule, puis examinez l'état du budget avant la facturation pour mieux contrôler le montant facturable.
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