Un bon de commande contrôle les achats avant l'arrivée d'une facture. Everhour garde les tarifs et les coûts de projet alignés sur le travail facturable.
Renseignez vos informations, ajoutez des lignes, puis cliquez sur Imprimer une fois prêt.
| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Un bon de commande est un document émis par l'acheteur. Il indique à un vendeur ce que vous commandez, le prix convenu, la quantité, les détails de livraison, les conditions de paiement et l'approbation interne associée à l'achat. Il précède la facture du vendeur. La facture vient ensuite du vendeur et demande le paiement par rapport à la commande, à la livraison ou au travail terminé.
Utilisez une application de bon de commande lorsque vous avez besoin d'un enregistrement d'achat clair avant tout échange d'argent. Une petite entreprise peut l'utiliser pour de l'équipement, des abonnements, des matériaux, du travail de sous-traitant ou des dépenses de projet. L'objectif pratique est simple : envoyer au vendeur un document suffisamment détaillé pour que l'exécution, le rapprochement de la facture et l'approbation interne ne dépendent pas de fils d'e-mails.
Un bon de commande utile inclut le nom et l'adresse de l'acheteur, le nom et l'adresse du vendeur, le numéro de bon de commande, la date d'émission, la date de livraison ou la période de service, les descriptions des articles, les quantités, les prix unitaires, les montants de ligne, le sous-total, la ligne de taxe applicable, le total, les conditions de paiement, les instructions de livraison et un contact autorisé. Le numéro de bon de commande est important parce que le vendeur peut l'indiquer sur la facture et que votre comptable peut rapprocher les deux documents.
Gardez un bon de commande distinct des documents voisins. Un devis ou une estimation est une offre de prix avant travaux émise par le vendeur. Un bon de commande est l'approbation d'achat par l'acheteur. Une facture est la demande de paiement du vendeur. Un reçu prouve que le paiement a été reçu. Les traiter comme interchangeables crée des lacunes d'approbation et rend les litiges de paiement plus difficiles à résoudre.
Les bons de commande du secteur privé aux États-Unis ne suivent pas un format fédéral unique de VAT ou de GST. La taxe sur les ventes et l'utilisation est étatique et locale, donc la ligne de taxe dépend de l'obligation du vendeur, de la localisation de l'acheteur, de la taxabilité du produit ou du service et du lieu de vente. Washington, par exemple, a une part de taxe sur les ventes étatique de 6,5 % plus une part locale basée sur l'endroit où le client reçoit les biens ou services.
La taxabilité des services change aussi selon l'État et le type de service. La Californie taxe généralement les ventes au détail de biens meubles corporels et seulement certains frais de service ou de main-d'œuvre, tandis que le Texas définit 16 grandes catégories de services taxables. Une application de bon de commande doit vous laisser saisir une ligne de taxe spécifique ou laisser la taxe de côté lorsque l'achat n'est pas taxable, au lieu d'imposer un taux national fixe.
Un bon de commande ponctuel fonctionne lorsque la commande est simple, que l'approbation est évidente et que le vendeur n'a besoin que d'un numéro de référence pour la facture ultérieure. Il suffit pour une commande d'équipement unique, un petit achat de matériaux ou une mission de sous-traitant avec un périmètre et des conditions de paiement clairs. Enregistrez le document avec le devis du vendeur, la preuve de livraison et la facture finale.
Un workflow géré devient nécessaire lorsque les achats sont liés au travail de projet, au coût de la main-d'œuvre interne, aux tarifs facturables et à la facturation client. Everhour sépare les coûts et les tarifs facturables, prend en charge les valeurs par défaut par personne et les remplacements par projet, conserve l'historique daté des tarifs et valorise le travail facturable par projet, membre ou tâche. Cette structure aide les équipes à garder les coûts de projet, les frais client et les montants prêts à facturer connectés.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Un bon de commande est émis par l'acheteur avant que l'achat soit terminé. Une facture est émise par le vendeur après l'expédition des biens, la réalisation des services ou l'atteinte d'un jalon de facturation. Le bon de commande autorise l'achat et donne une référence au vendeur. La facture demande le paiement et doit correspondre aux détails de la commande approuvée.
La facture du vendeur doit afficher le numéro de bon de commande lorsque votre processus d'achat utilise des bons de commande. Cette référence permet au comptable de comparer la facture au document acheteur approuvé, y compris le nom du vendeur, la description de l'article, la quantité, le prix, la ligne de taxe et les conditions de paiement. Les numéros de bon de commande manquants ralentissent l'approbation parce que la facture n'a pas de correspondance interne évidente.
Les bons de commande du secteur privé aux États-Unis n'ont pas de format fédéral unique de VAT ou de GST. Les entreprises ordinaires utilisent les bons de commande comme documents contractuels et de tenue de dossiers. Le traitement de la taxe sur les ventes et l'utilisation provient des règles étatiques et locales, du nexus, de la taxabilité du produit ou du service et du lieu de vente, donc la ligne de taxe nécessite une prise en charge propre à la transaction.
Un bon de commande peut couvrir des services lorsque le document nomme le service, la période, le tarif, la quantité ou les heures, les attentes de livraison et les conditions de paiement. Le traitement fiscal dépend toujours des règles de l'État et du type de service. La Californie et le Texas traitent différemment la taxabilité des services, donc un bon de commande de service doit éviter de supposer une règle fiscale nationale unique.
Les lignes d'article vagues provoquent les litiges les plus évitables. Une ligne comme « travail de conseil » donne au vendeur et à l'acheteur trop peu d'informations à rapprocher plus tard. Une ligne plus claire nomme le projet, la période de service, la base tarifaire, la quantité, le prix convenu, le traitement fiscal le cas échéant et la condition de livraison ou d'acceptation. La facture ultérieure peut alors suivre l'enregistrement approuvé.
Everhour sépare les coûts internes des tarifs facturables destinés au client, avec des tarifs par défaut par personne et des remplacements par projet. Les changements de tarif peuvent commencer à partir d'une date choisie, de sorte que les anciens rapports de projet conservent leurs calculs d'origine tandis que le travail actuel utilise la tarification mise à jour.
Everhour peut valoriser le travail facturable par projet, membre ou tarif de tâche personnalisé, puis utiliser le temps facturable suivi et les dépenses pour les factures. Les tâches non facturables restent en dehors des totaux facturables, de sorte que la facture reflète la configuration commerciale approuvée au lieu de chaque heure enregistrée.
Suivez les coûts de projet et les tarifs facturables dans Everhour afin que le travail approuvé, les changements de tarif datés et les montants prêts à facturer restent alignés depuis la décision d'achat jusqu'à la facturation client.
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