Everhour relie le temps d'agence, le reporting et la facturation, tandis que la facturation RP dépend toujours de chaque contrat client.
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Une facture d'agence de RP transforme le travail approuvé par le client en un document de facturation clair pour une campagne, un projet ou un contrat récurrent. La facture doit identifier le client, l'agence, la date de facture, le numéro de facture, les conditions de paiement, la référence de l'engagement, la période de service et le travail spécifique facturé. Pour les équipes RP, ce travail inclut couramment les relations médias, la communication de crise, la création de contenu, les événements, les réseaux sociaux, la gestion de la réputation, l'engagement des parties prenantes, la recherche, la planification, la budgétisation et l'évaluation.
Les meilleures factures reflètent la configuration commerciale issue du brief ou de la proposition. Une facture de forfait mensuel peut afficher les honoraires fixes, les services supplémentaires approuvés et les coûts remboursables. Une facture de campagne peut regrouper le travail par phase de lancement, événement, livrable ou jalon. Une facture de projet peut séparer la stratégie, l'exécution, le reporting et les coûts refacturés afin que le client puisse approuver la charge sans demander une facture réécrite.
La facturation d'agence de RP commence généralement avant la première facture. Un brief client ou un RFP définit souvent si le travail est une campagne, un projet ou un contrat récurrent, ainsi que le budget attendu, le calendrier de pitch, l'accord contractuel et la date de début. Votre facture doit suivre cette structure au lieu de forcer chaque client dans le même modèle de lignes.
Un compte récurrent peut utiliser une ligne récurrente telle que « Forfait RP mensuel, relations médias et gestion de compte, juin 2026 ». Une facture de campagne peut utiliser des lignes de jalon telles que « Relations médias pour lancement de produit, phase 2 ». Les coûts refacturés approuvés, comme les frais de lieu, de veille, de déplacement ou de production, doivent apparaître sur des lignes distinctes lorsque le contrat les traite comme des coûts supplémentaires.
Les États-Unis n'ont pas de régime national de facture avec TVA ou GST, et les entreprises du secteur privé ne suivent pas un format de facture fédéral prescrit. Les factures servent de documents justificatifs pour les registres d'entreprise, et le traitement de la sales and use tax dépend des règles étatiques et locales, du nexus, de la taxabilité du produit ou du service et du lieu où la vente a lieu. Une agence de RP doit éviter d'ajouter une ligne de taxe nationale générique.
La taxabilité des services varie selon l'État et le type de service. La Californie taxe généralement les ventes au détail de biens corporels et seulement certains frais de service ou de main-d'œuvre, tandis que le Texas définit 16 grandes catégories de services taxables. Les conditions de paiement et les pénalités de retard sont également définies par contrat pour le travail d'agence de RP. Indiquez la date d'échéance, le mode de paiement accepté et toute pénalité de retard exactement comme l'autorise l'accord d'engagement.
Une application de facturation gratuite suffit lorsque vous avez besoin d'une facture propre pour un seul projet RP, un petit forfait récurrent ou un remboursement de dépenses approuvé par le client. Elle fonctionne lorsque les éléments de facturation sont déjà arrêtés : période de service, frais convenus, coûts remboursables, traitement fiscal, conditions de paiement et contact d'approbation du client.
Un flux de travail géré compte lorsque plusieurs responsables de compte, campagnes et clients alimentent le même cycle de facturation. Everhour Reporting fournit aux agences de RP des rapports personnalisables avec 45+ colonnes, regroupement, filtres, exports et envoi programmé par e-mail, afin que le temps facturable approuvé, le travail non facturable, les coûts, le client, le projet, le membre et le statut de facture puissent soutenir la facture au lieu de rester dans des feuilles de calcul dispersées.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Une facture d'agence de RP doit inclure les informations de l'agence et du client, la date de facture, le numéro de facture, la période de service, la référence de l'engagement, les lignes de facturation, les dépenses remboursables, les conditions de paiement, la date d'échéance et les détails de règlement. Les lignes doivent correspondre à la structure du contrat, comme un forfait mensuel, un jalon de campagne, une phase de projet, des relations médias, un support événementiel, un reporting ou des coûts refacturés approuvés.
Un forfait récurrent doit apparaître comme des frais récurrents clairs liés à la période contractuelle, tels que « Forfait RP mensuel, juin 2026 ». Le travail supplémentaire doit utiliser des lignes distinctes lorsque le contrat le traite comme hors forfait. Les coûts remboursables approuvés doivent également rester séparés, car les clients examinent souvent les honoraires d'agence et les coûts de tiers selon des règles d'approbation différentes.
Les agences de RP aux États-Unis n'utilisent pas de régime national de facture avec TVA ou GST. Les obligations de sales and use tax sont définies par les juridictions étatiques et locales. La taxabilité des services varie selon l'État et le type de service, donc une agence de RP doit appliquer le traitement fiscal qui correspond à l'emplacement de l'acheteur, au service vendu, aux règles de nexus et à toute exigence d'enregistrement au niveau de l'État.
Les lignes de facturation mélangées retardent l'approbation. Un client ne doit pas avoir à séparer manuellement le forfait récurrent, le périmètre supplémentaire, les dépenses refacturées et le traitement fiscal. Utilisez des lignes distinctes pour les honoraires d'agence, les services supplémentaires approuvés, les coûts remboursables, les remises et les taxes le cas échéant. Joignez ou référencez la campagne, le projet, le bon de commande ou le contrat approuvé lorsque le processus d'approbation du client l'exige.
Le reporting des KPI figure sur la facture lorsque le contrat en fait un livrable facturé ou une condition de jalon. Les directives de la PRCA cadrent les KPI RP autour des productions, des résultats et de l'impact, avec des métriques commerciales et de communication convenues dès le départ. La facture peut référencer la période de reporting ou le livrable, tandis que le rapport KPI détaillé doit rester un document client séparé.
Everhour Reporting permet aux agences de RP de créer des rapports avec 45+ colonnes, filtres, regroupement, plages de dates et exports. Les responsables de compte peuvent regrouper les données de temps et de facturation par client, projet, membre, tâche, temps facturable, temps non facturable, statut de facture, coût de main-d'œuvre, profit et champs d'intégration avant que la finance prépare la facture.
Everhour Billing & Invoicing peut générer des factures à partir du temps facturable et des dépenses non facturés. Les données de facture peuvent être regroupées par projet, tâche, personne, date ou autres ventilations disponibles, tandis que les tâches non facturables restent exclues des totaux facturables et que le temps facturé est marqué pour éviter une réutilisation accidentelle.
Utilisez Everhour Reporting pour organiser le client, la campagne, le temps facturable, les dépenses et le statut de facture avant la facturation, afin que les factures RP soient étayées par des registres d'agence clairs.
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