Everhour Timesheets recueille les heures des agences de relations publiques pour la facturation client et la revue, tout en gardant les approbations liées au travail hebdomadaire.
Saisissez vos heures d'arrivée et de départ pour chaque jour. Les heures supplémentaires et le salaire brut sont calculés automatiquement.
| Jour | Arrivée | Début de pause | Fin de pause | Pause | Départ | Total |
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Le calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Une feuille de temps d'agence de relations publiques transforme le travail client dispersé en un relevé hebdomadaire qui soutient la facturation, l'examen du taux d'utilisation et les contrôles de paie. Le résultat utile est une séparation claire entre les heures facturables au client et le travail interne. Un argumentaire média, un brouillon de communiqué de presse, un bloc de recherche, une session de préparation d'événement et un appel client doivent chacun être rattachés au bon client, à la bonne campagne, au bon projet et à la bonne tâche.
Cette page convient aux agences qui facturent au temps, gèrent des retainers ou ont besoin d'enregistrements plus propres sur plusieurs comptes. Le travail de relations publiques mêle souvent de courtes communications à des tâches de production plus longues, et les données O*NET montrent que l'activité quotidienne par e-mail, téléphone et réunion est courante pour les spécialistes des relations publiques. Une feuille de temps doit offrir assez de structure pour capturer ces fragments sans obliger les équipes de compte à écrire de longs récits pour chaque entrée.
Les agences de relations publiques tirent couramment des revenus du temps passé sur le travail client, le marqueur facturable compte donc. Les heures facturables sont les heures facturées à un client. Les réunions internes, le conseil non client, le travail administratif et le temps de développement de l'agence restent en dehors de ce total facturable au client. Cette séparation donne aux responsables de compte une vue plus nette du taux de facturation et empêche l'effort interne de gonfler une facture client.
Un relevé hebdomadaire pratique pourrait inclure 1,25 heure pour Acme Launch, recherche de liste médias, facturable ; 0,75 heure pour Acme Launch, relances de journalistes, facturable ; et 1 heure pour planification d'agence, réunion interne, non facturable. Ce niveau de détail soutient la revue des factures sans transformer la feuille de temps en journal. L'entrée doit répondre à qui le travail était destiné, quelle campagne il soutenait et si le client doit voir le coût.
Le taux d'utilisation pour le travail d'agence de relations publiques est généralement calculé comme les heures facturables divisées par toutes les heures enregistrées pour la période, ou comme les heures facturables divisées par une capacité fixe telle qu'une semaine de 40 heures. Ce chiffre aide les dirigeants d'agence à voir si les équipes passent assez de temps sur du travail client rémunéré et si les comptes absorbent plus d'effort que le retainer ou le périmètre ne le permet.
L'erreur courante consiste à suivre uniquement le temps facturable. Cela masque la charge interne et rend le taux d'utilisation plus flatteur que ne le laisse penser la semaine de travail. Les spécialistes des relations publiques travaillent généralement à temps plein, et certains travaillent plus de 40 heures par semaine. Pour les employés non exemptés couverts par la FLSA, les dossiers de l'employeur doivent inclure les heures travaillées chaque jour de travail et le total des heures travaillées chaque semaine de travail, et les heures supplémentaires s'appliquent après 40 heures dans une semaine de travail fixe de 168 heures, sauf si une exemption s'applique.
Une simple feuille de temps hebdomadaire suffit lorsqu'un freelance ou une petite équipe de compte a besoin d'un résumé client rapide. Elle fonctionne pour un récapitulatif de campagne unique, un contrôle mensuel de retainer ou une revue de brouillon de facture. La feuille de temps a toujours besoin de champs cohérents pour le client, la campagne, le projet, la tâche, le statut facturable et le tarif en USD lorsque la facturation utilise des dollars américains.
Un workflow géré devient nécessaire lorsque plusieurs membres du personnel de relations publiques suivent le temps sur de nombreux clients et campagnes. Everhour Timesheets permet aux utilisateurs de soumettre des heures de projet ou des heures de travail pour approbation, tandis que les managers approuvent, rejettent, approuvent partiellement et verrouillent les entrées soumises avant la revue de facturation ou de paie. Cette piste d'approbation donne aux agences un passage plus propre du travail suivi aux factures, rapports et revues d'équipe.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Une feuille de temps d'agence de relations publiques doit inclure la date, la personne, le client, la campagne ou le projet, la tâche, les heures, le statut facturable et des notes lorsqu'une note clarifie le travail. Les champs de tarif et de devise ont leur place dans les dossiers de facturation lorsque l'agence facture au temps. Le champ tâche doit séparer la prospection médias, la rédaction, la recherche, les événements, les réunions, les mises à jour des réseaux sociaux et le travail interne.
Les courtes communications client doivent être suivies lorsque l'agence facture au temps, a besoin de données de taux d'utilisation ou doit montrer où l'effort de retainer est allé. Une configuration pratique regroupe les petites mises à jour du même client dans une entrée claire, comme communications client ou relances de journalistes, au lieu de créer une ligne distincte pour chaque message. Le relevé a toujours besoin du bon client et de la bonne campagne.
Le temps RP facturable est un travail facturable au client lié à un client, une campagne, un projet ou un livrable. Le temps interne d'agence couvre les réunions du personnel, la formation, le développement commercial, le travail administratif et la planification non client. Mélanger les deux rend les factures plus difficiles à défendre et fausse le taux d'utilisation, car le taux d'utilisation dépend des heures facturables comparées aux heures enregistrées ou aux heures de capacité.
Les employeurs couverts par la FLSA doivent conserver des dossiers exacts pour les travailleurs non exemptés, y compris les heures travaillées chaque jour de travail et le total des heures travaillées chaque semaine de travail, mais la loi fédérale n'exige pas de formulaire de suivi du temps spécifique. Les heures de début et de fin aident la revue de paie et l'auditabilité, tandis que la facturation client a souvent aussi besoin du client, de la campagne, du projet, de la tâche et du statut facturable.
Le travail RP du week-end ne crée pas automatiquement une prime fédérale pour heures supplémentaires. Selon la référence fédérale de la FLSA, les employés non exemptés couverts doivent recevoir une rémunération des heures supplémentaires à un taux d'au moins 1,5 fois le taux normal pour les heures travaillées au-delà de 40 dans une semaine de travail. La loi de l'État, la politique de l'agence ou un contrat peuvent ajouter des règles plus strictes.
Everhour Timesheets recueille les heures de projet hebdomadaires et les heures de travail par personne, afin que les managers RP puissent examiner le temps soumis avant son utilisation pour la facturation ou la paie. Les managers peuvent approuver, rejeter, approuver partiellement et verrouiller les entrées, ce qui aide les responsables de compte à corriger les heures client manquantes ou mal classées avant l'envoi des factures.
Everhour intègre des contrôles de suivi du temps dans les outils de projet pris en charge tels que Asana, ClickUp, Jira, Monday, Notion, Trello, GitHub, Linear et Basecamp. Les équipes RP peuvent suivre le temps par rapport aux tâches là où le travail de campagne se trouve déjà, puis utiliser les heures enregistrées pour les Timesheets, les budgets, les factures et les rapports.
Suivez les heures client, campagne et tâche dans Everhour, puis acheminez les feuilles de temps hebdomadaires via l'approbation avant la revue de facturation ou de paie pour des opérations d'agence plus propres.
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