Everhour transforme le temps et les dépenses suivis par l'agence en factures, tandis que les mandats et campagnes de relations publiques nécessitent toujours des règles de facturation claires.
Renseignez vos informations, ajoutez des lignes, puis cliquez sur Imprimer une fois prêt.
| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Une facture d'agence de relations publiques doit transformer le périmètre convenu en un document que le client peut approuver sans suivi supplémentaire. Utilisez le type d'engagement comme point d'ancrage : campagne, projet ou contrat avec mandat. Une facture mensuelle de mandat doit inclure la période de facturation, le nom du client, les informations de l'agence, le montant du mandat, la date d'échéance et toute ligne de dépense séparée. Une facture de campagne doit inclure le nom de la campagne, la phase, les livrables et le modèle d'honoraires approuvé dans la proposition.
La facturation d'agence couvre souvent des travaux de communication stratégique tels que les relations médias, la communication de crise, la création de contenu, les événements, les réseaux sociaux, la gestion de la réputation, l'engagement des parties prenantes, la recherche, la planification, la budgétisation et l'évaluation. Gardez ces descriptions assez précises pour les relecteurs financiers et marketing. Une ligne comme « mandat de relations médias de mars, campagne de lancement produit » donne plus de contexte que « services RP » et réduit les litiges sur le périmètre.
Les agences de relations publiques facturent couramment par mandats mensuels, frais de projet, jalons de campagne, travail horaire ou dépenses refacturées. La facture doit correspondre à la structure commerciale de la proposition ou du contrat signé. Un compte sous mandat de 12 mois peut utiliser des lignes mensuelles récurrentes, tandis qu'une campagne de lancement peut utiliser une facturation par phase pour la stratégie, la prise de contact, le soutien événementiel et le reporting. Un projet urgent de communication de crise peut nécessiter une formulation horaire ou à forfait fixe, selon l'accord.
Séparez les honoraires d'agence des coûts remboursables. Les briefs et propositions RP précisent souvent si les coûts sont additionnels, donc les factures doivent garder les outils de veille médias, les prestataires événementiels, les voyages, la photographie, les coûts de lieu et les autres dépenses de tiers séparés des honoraires propres de l'agence. Ajoutez les références de bon de commande, les dates de contrat, les détails de période de préavis et les conditions de paiement lorsque le client les exige pour l'approbation.
L'erreur la plus courante dans une facture RP consiste à cacher la logique de décision derrière une étiquette de service générale. Les relecteurs côté client doivent voir la période de facturation, le nom de la campagne ou du compte, la structure des honoraires, la base budgétaire approuvée et toute dépense refacturée. Si l'accord utilise un budget annuel ou mensuel, indiquez clairement la période facturée. Si le client a demandé une grille tarifaire, gardez les lignes horaires ou par rôle alignées sur cette grille tarifaire.
Le traitement fiscal demande aussi de la précision. Les États-Unis n'utilisent pas de régime national de facture de TVA ou de GST, et il n'existe pas de taux national unique de taxe de vente. Les obligations de taxe de vente et d'utilisation au niveau des États et des collectivités locales dépendent du nexus, de la taxabilité du service et du lieu de vente. La taxabilité des services varie selon l'État et le type de service, donc les agences de relations publiques doivent appliquer le traitement de taxe de vente requis pour le client, le service et la juridiction spécifiques.
Une facture ponctuelle fonctionne pour un petit projet, un seul package de prise de contact médias ou un mandat simple sans dépenses variables. Elle suffit lorsque les honoraires sont fixes, que le client n'a pas besoin de justificatif détaillé du temps et que la facture n'a pas besoin d'être reliée à un circuit d'approbation plus large. Conservez-en une copie avec la proposition, le contrat, les reçus de dépenses et l'enregistrement du paiement, car les factures soutiennent les registres de revenus et de dépenses de l'entreprise.
Un workflow géré convient aux agences qui facturent plusieurs clients, suivent les heures facturables par compte, refacturent les dépenses ou ont besoin que la finance voie le travail non facturé. Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable et les dépenses suivis en factures, calcule les montants à partir des tarifs, exclut les tâches non facturables et exporte les factures vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks avec synchronisation du statut vers Everhour.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Une facture d'agence de relations publiques doit inclure les informations de l'agence et du client, le numéro de facture, la date de facture, la période de facturation, le nom de la campagne ou du compte, la structure des honoraires, les lignes d'articles, les dépenses remboursables, les taxes le cas échéant, les conditions de paiement et les instructions de virement. Le travail sous mandat doit également montrer le mois couvert ou la période du contrat afin que le client puisse faire correspondre la facture au périmètre approuvé.
Une facture de mandat RP n'a pas toujours besoin d'heures ligne par ligne si le contrat facture des honoraires mensuels fixes. Ajoutez les heures lorsque l'accord client exige un justificatif du temps, que le mandat a un plafond ou que le travail supplémentaire est facturé séparément. Un format utile sépare le mandat de base des dépassements horaires, des tâches hors périmètre et des dépenses refacturées.
Les agences de relations publiques doivent lister les dépenses refacturées séparément des honoraires de services d'agence. Chaque ligne de dépense doit nommer le fournisseur ou le type de coût, comme le lieu d'événement, les voyages, la photographie, la veille médias ou le soutien à la production. Joignez les reçus lorsque le client exige un justificatif. Cette structure aide le client à distinguer la rémunération de l'agence des coûts de tiers approuvés dans le cadre du budget de campagne.
La taxe de vente pour les services RP dépend des règles de l'État et des collectivités locales, du type de service, du nexus et du lieu de vente. Les États-Unis n'ont pas de régime national de facture de TVA ou de GST ni de taux national unique de taxe de vente. Une agence RP doit appliquer la règle fiscale de la juridiction et du service spécifiques au lieu d'utiliser une ligne de taxe par défaut pour chaque client.
Les factures RP peuvent faire référence aux livrables de reporting lorsque le contrat lie la facturation aux phases de campagne, à la gestion mensuelle du compte ou au reporting de performance. Les catégories de KPI RP incluent souvent les productions, les résultats et l'impact, mais la facture doit facturer uniquement les conditions commerciales que les parties ont convenues au départ. Gardez le langage des KPI descriptif, sauf si le contrat rend le paiement conditionnel à un livrable spécifique.
Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable et les dépenses suivis en factures client, calcule les montants des factures à partir des tarifs et exclut les tâches non facturables. Les agences peuvent personnaliser les lignes de facture, appliquer les paramètres client et exporter les brouillons vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks tandis que le statut de facture se synchronise vers Everhour.
Everhour Reporting montre le temps facturable, le temps non facturable, le statut des factures, les coûts, les revenus et les détails de projet dans des rapports personnalisables. Une agence RP peut examiner le travail de compte non facturé par client, campagne, tâche ou membre d'équipe avant que la finance n'envoie la prochaine facture de mandat ou de projet.
Suivez le temps RP facturable, les dépenses et les tarifs client dans Everhour, puis générez des factures qui reflètent le travail approuvé et gardent le statut comptable connecté.
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