Les agences de relations publiques jonglent avec de courtes communications client et le travail de campagne. Everhour enregistre ces heures par rapport aux tâches et aux projets.
Saisissez vos heures d'arrivée et de départ pour chaque jour. Les heures supplémentaires et le salaire brut sont calculés automatiquement.
| Jour | Arrivée | Début de pause | Fin de pause | Pause | Départ | Total |
|---|
Le calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Mesure
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Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
Un outil de suivi pour agence de relations publiques doit vous aider à enregistrer les heures facturables aux clients sans perdre le contexte qui les accompagne. Le relevé utile commence par le client, la campagne ou le projet, la tâche, la date, la personne, le temps passé, le statut facturable et la note. Une ligne telle que client : Acme Health, projet : lancement de produit, tâche : rédaction de communiqué de presse, temps : 2,25 heures, donne aux équipes finance et aux responsables de compte assez de détails pour examiner l'entrée.
Le travail RP passe souvent des réponses aux médias aux communiqués de presse, mises à jour sur les réseaux sociaux, entretiens, recherches, événements, apparitions publiques, e-mails, appels téléphoniques et réunions. Les données O*NET montrent que la communication quotidienne est courante pour les spécialistes RP, notamment par e-mail, téléphone et contact en face à face. Les courtes entrées comptent, car une journée peut contenir de nombreux petits points de contact client. Les regrouper sous le bon client et la bonne campagne évite que les factures deviennent un total hebdomadaire vague.
Le temps RP facturable est le temps facturé à un client. Le travail interne, l'administration de l'agence et le temps de conseil non client doivent rester séparés, car cela modifie l'utilisation et la rentabilité. Une vue d'utilisation hebdomadaire utilise les heures facturables divisées par toutes les heures enregistrées sur la période, ou les heures facturables divisées par une capacité fixe telle qu'une semaine de 40 heures. Les deux versions exigent un temps enregistré complet, pas seulement les heures que vous prévoyez de facturer.
La facturation au temps reste courante pour les agences de relations publiques et les entreprises de services professionnels similaires. Axios, citant Gould+Partners, a indiqué que l'employé moyen d'une agence RP avait facturé 1 685 heures en 2022 à un taux horaire moyen de 250 $. Ces repères ne définissent pas votre tarif ni votre objectif, mais ils montrent pourquoi des relevés d'heures facturables propres comptent. Quelques appels client non suivis par semaine peuvent fausser les factures, la consommation des forfaits et la rentabilité des comptes.
Les relevés de facturation client et les relevés de paie se recoupent, mais ils remplissent des fonctions différentes. Pour les employés américains couverts par les dispositions de la FLSA sur le salaire minimum ou les heures supplémentaires, les relevés de l'employeur doivent inclure les heures travaillées chaque jour ouvré et le total des heures travaillées chaque semaine de travail. Les employeurs couverts peuvent choisir la méthode de suivi du temps pour les travailleurs non exemptés, tant que les relevés sont exacts et complets.
Les heures supplémentaires fédérales sont hebdomadaires. Sauf exemption, les employés couverts doivent recevoir une rémunération des heures supplémentaires pour les heures travaillées au-delà de 40 dans une semaine de travail fixe et régulièrement récurrente de 168 heures, à un taux au moins égal à une fois et demie le taux de rémunération régulier de l'employé. Le travail le samedi, le dimanche, les jours fériés ou les jours de repos réguliers ne crée pas à lui seul une prime fédérale d'heures supplémentaires, sauf si la règle hebdomadaire des heures supplémentaires est déclenchée ou si une autre loi, politique ou convention s'applique.
Un outil de suivi gratuit suffit lorsque vous avez besoin d'un total hebdomadaire rapide, d'une petite facture client ou d'un nettoyage ponctuel des heures de campagne. Il fonctionne mieux lorsqu'une seule personne contrôle les entrées et que la revue est simple. Le relevé a toujours besoin du client, de la campagne ou du projet, de la tâche, du statut facturable, de la date, de la personne, du temps passé et de notes assez claires pour la revue de facturation.
Un workflow géré devient nécessaire lorsque plusieurs responsables de compte, rédacteurs et spécialistes contribuent du temps sur de nombreux clients. Everhour Time Tracking capture les heures de tâches et de projets au moyen de chronomètres en direct ou d'entrées manuelles, puis alimente les feuilles de temps, les rapports, la budgétisation, la facturation et la revue de paie. Des contrôles administrateur tels que les approbations, les périodes verrouillées, les rappels et les règles de chronomètre donnent aux agences RP une piste durable du travail suivi jusqu'à la facturation client.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Une entrée de temps utile pour agence RP inclut le client, la campagne ou le projet, la tâche, la personne, la date, le temps passé, le statut facturable et une courte note de travail. La note doit nommer l'activité côté client, telle qu'une réponse aux médias, la rédaction d'un communiqué de presse, une mise à jour sur les réseaux sociaux, une recherche, un support événementiel, une préparation d'entretien ou un suivi de réunion client.
Les appels et e-mails client courts doivent être suivis lorsqu'ils font partie du travail facturable au client. Les spécialistes RP passent souvent par de fréquentes communications quotidiennes, si bien que de petites entrées deviennent significatives sur une semaine. Un outil de suivi propre regroupe ces entrées sous le bon client et la bonne campagne au lieu de les cacher dans un compartiment d'administration générale.
Les deux méthodes sont valides si l'agence applique une méthode de manière cohérente. L'utilisation peut être égale aux heures facturables divisées par toutes les heures enregistrées sur la période, ou aux heures facturables divisées par une capacité fixe telle qu'une semaine de 40 heures. L'utilisation basée sur les heures enregistrées met en évidence le mélange de travail facturable et interne, tandis que l'utilisation basée sur la capacité compare la production facturable à la disponibilité attendue.
Les règles fédérales américaines sur les salaires et les heures fixent les résultats de tenue des relevés, pas un format d'horloge unique. Les employeurs couverts doivent conserver des relevés exacts pour les travailleurs non exemptés, et les relevés des employés couverts par les dispositions de la FLSA sur le salaire minimum ou les heures supplémentaires doivent indiquer les heures travaillées chaque jour ouvré et le total des heures travaillées chaque semaine de travail.
Le travail RP le week-end ne crée pas automatiquement une prime fédérale d'heures supplémentaires. En vertu de la FLSA, sauf exemption, les employés couverts doivent recevoir une rémunération des heures supplémentaires pour les heures travaillées au-delà de 40 dans une semaine de travail de 168 heures, à un taux au moins égal à une fois et demie le taux régulier. Le droit de l'État, une politique d'emploi ou un contrat peuvent ajouter des règles de prime séparées.
Everhour Time Tracking permet aux équipes RP d'enregistrer les heures de tâches et de projets avec des chronomètres en direct ou des entrées manuelles, y compris le travail dans des outils tels qu'Asana, ClickUp, GitHub, Jira, Monday, Notion, Trello et Basecamp. Ces entrées peuvent alimenter les feuilles de temps, les rapports, les budgets, les factures et la revue de paie après approbation du manager.
Suivez les heures client approuvées par campagne, tâche et personne avant que les factures ne quittent l'agence. Everhour relie les entrées de temps aux workflows de revue, de facturation et de paie pour des opérations d'agence RP plus propres.
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