La facturation des agences de RP combine souvent honoraires, campagnes et coûts refacturés. Everhour garde le temps facturable organisé par client et par projet.
Renseignez vos informations, ajoutez des lignes, puis cliquez sur Imprimer une fois prêt.
| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Utilisez cette page pour préparer une facture pour des travaux de RP et de communication liés à une campagne, un projet ou un contrat avec honoraires. La facture finalisée doit identifier le client, l'agence, la date de facture, le numéro de facture, la période de service, les conditions de paiement, les lignes, les dépenses, le traitement fiscal le cas échéant et le montant total dû.
La facturation des agences de RP couvre couramment les relations médias, la communication de crise, la création de contenu, les événements, les réseaux sociaux, la gestion de la réputation, l'engagement des parties prenantes, la recherche, la planification, la budgétisation et l'évaluation. Reliez chaque ligne à la structure d'engagement approuvée par le client, comme des honoraires mensuels, une campagne de lancement, un forfait d'assistance événementielle ou un livrable spécifique.
Un compte RP avec honoraires nécessite généralement une ligne d'honoraires mensuels récurrents, une période de facturation et un traitement clair du travail hors périmètre. Une facture de campagne ou de projet nécessite généralement des phases, des jalons ou des lignes de livrables, comme le développement d'une liste médias, le pitching de lancement, la préparation d'un porte-parole ou le reporting post-campagne.
Séparez les honoraires d'agence des coûts remboursables. Les dépenses de tiers comme les prestataires événementiels, les outils de veille, les déplacements, l'impression, la diffusion par fil de presse ou les frais de créateurs doivent figurer dans leur propre section lorsque le contrat traite les coûts comme additionnels. Ajoutez les références de bon de commande, les codes budgétaires ou les noms de projet lorsque le client utilise une revue des achats.
Les conditions de paiement et les frais de retard pour les factures d'agences de RP sont définis par contrat, et non par une règle universelle du secteur des RP. Indiquez la date d'échéance, le mode de paiement accepté, la devise, le traitement de l'acompte ou des honoraires, et les frais de retard uniquement si l'accord signé le permet. Une facture courante pour un compte avec honoraires peut afficher les honoraires mensuels, le travail supplémentaire approuvé, les dépenses remboursables, la taxe de vente le cas échéant et le total dû.
Les factures du secteur privé aux États-Unis ne suivent pas une loi fédérale unique sur le format des factures ni un régime national de facture de TVA/GST. Les taxes de vente et d'utilisation dépendent des règles des États et des collectivités locales, du nexus, de la taxabilité du service et du lieu de vente. Les normes éthiques de la PRSA exigent également la divulgation des sponsors, des intérêts financiers et des conflits, de sorte que les notes de facturation doivent éviter de masquer un travail payé par un sponsor ou des relations client conflictuelles.
Un modèle de facture ponctuel convient à une campagne unique, à l'acompte d'un nouveau client ou à de simples honoraires mensuels avec peu de dépenses. Il suffit lorsque le responsable du compte dispose déjà des heures approuvées, des coûts refacturés, des conditions de paiement et des détails du client avant l'envoi de la facture.
Un workflow géré convient aux agences qui facturent plusieurs clients, suivent le travail de compte facturable et non facturable, séparent les honoraires des tâches hors périmètre ou ont besoin d'un transfert clair vers la finance. Everhour prend en charge le temps facturable et non facturable grâce au statut de facturation du projet, aux contrôles non facturables au niveau des tâches, aux tarifs de tâches personnalisés, aux exceptions de tarif par membre et aux rapports d'administration pour le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Une facture d'agence de RP doit inclure les coordonnées de l'agence et du client, la date et le numéro de facture, la période de facturation, le nom de l'engagement, les lignes, les dépenses remboursables, les conditions de paiement, le traitement fiscal le cas échéant et le total dû. Les factures d'honoraires doivent afficher les honoraires mensuels et la période de service. Les factures de campagne doivent identifier le projet, la phase ou le livrable approuvé.
Une facture d'honoraires n'a pas besoin de chaque tâche interne, sauf si le contrat client exige un justificatif détaillé. De nombreuses agences affichent les honoraires mensuels sur une seule ligne, puis joignent un rapport ou un résumé de l'activité du compte. Le travail supplémentaire hors périmètre doit apparaître séparément, avec le tarif, les honoraires ou la description de projet approuvés.
Les dépenses refacturées doivent apparaître séparément des honoraires d'agence lorsque l'accord traite les coûts comme additionnels. Utilisez des libellés clairs pour les frais de fournisseurs, la veille médias, les coûts d'événement, les déplacements, l'impression, la distribution ou les coûts de créateurs rémunérés. Ajoutez les reçus ou justificatifs lorsque le client exige une approbation, une preuve de remboursement ou un rapprochement avec les achats.
Une facture d'agence de RP aux États-Unis n'utilise pas de ligne nationale de TVA ou de GST. Les règles de taxe de vente et d'utilisation des États et collectivités locales déterminent si un service est taxable, et ces règles varient selon la juridiction et le type de service. Le traitement correct dépend du nexus, de la localisation de l'acheteur, du service vendu et des exigences d'enregistrement de l'État.
Les KPI de RP peuvent apparaître comme contexte justificatif lorsque le contrat lie la facturation aux phases de campagne, aux livrables ou au reporting de performance. Gardez la facture centrée sur les montants dus, puis joignez un rapport pour les outputs, les résultats et les indicateurs d'impact. Évitez de transformer un libellé de KPI non approuvé en ligne facturable.
Everhour permet aux agences de RP de définir le statut de facturation du projet, de marquer des tâches spécifiques comme non facturables, d'appliquer des tarifs de tâches personnalisés et d'utiliser des exceptions de tarif par membre. Les rapports administrateur peuvent afficher le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût par membre ou par tâche.
Everhour Billing & Invoicing transforme le temps facturable suivi et les dépenses en factures client, avec un regroupement des lignes par projet, tâche, personne, date ou autres ventilations disponibles. Le temps facturé est marqué comme facturé, de sorte que le même travail approuvé n'apparaît pas à nouveau sur une facture ultérieure.
Suivez le travail sous honoraires, les tâches hors périmètre et les coûts refacturés dans Everhour, puis examinez les totaux facturables et non facturables avant de facturer les clients avec un contrôle plus clair de la facturation d'agence.
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