Everhour transforme le temps des agences en rapports et en factures, tandis que la facturation RP exige toujours des détails clairs sur les campagnes, les forfaits mensuels et les dépenses.
Renseignez vos informations, ajoutez des lignes, puis cliquez sur Imprimer une fois prêt.
| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Le calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Les agences de RP facturent couramment des campagnes, des projets et des contrats au forfait. La facture doit indiquer le client, le nom de la mission, la date de facture, le numéro de facture, la période de facturation, les conditions de paiement et la structure tarifaire qui correspond au périmètre signé. Un compte de relations médias au forfait nécessite une présentation différente de celle d'un projet ponctuel de communication de crise ou de lancement d'événement.
Utilisez des lignes qui décrivent le travail assez clairement pour qu'un relecteur côté client puisse l'approuver sans relire la proposition. Les lignes RP pratiques incluent la stratégie, les relations médias, la création de contenu, les réseaux sociaux, les événements, la gestion de la réputation, l'engagement des parties prenantes, la recherche, la planification, la budgétisation et l'évaluation. Ajoutez séparément les coûts remboursables lorsque l'accord traite les coûts de tiers comme additionnels aux honoraires de l'agence.
Une facture RP doit suivre la structure convenue avant le début du travail. Pour un contrat au forfait, incluez le forfait mensuel, la période de facturation, la référence à la durée du contrat et les conditions de préavis lorsqu'elles affectent le renouvellement ou l'annulation. Pour une campagne ou un projet, regroupez les frais par phase, jalon, livrable ou ligne tarifaire convenue afin que la facture corresponde à la proposition.
Les détails budgétaires comptent, car les briefs RP utilisent couramment un budget annuel ou mensuel, une grille tarifaire, des services à valeur ajoutée et un traitement séparé des coûts supplémentaires. Une facture claire garde les honoraires d'agence, les dépenses refacturées, les remises, les taxes et les conditions de paiement dans des champs distincts. Les factures du secteur privé aux États-Unis n'ont pas de format unique prescrit au niveau fédéral, de sorte que le contrat et les dossiers en portent la charge.
Une ligne vague comme « services RP » ralentit l'approbation, car elle masque la décision que le client doit prendre. Remplacez-la par des lignes liées à la mission, comme « forfait de relations médias T2 », « planification de campagne de lancement produit » ou « acompte remboursable pour lieu d'événement ». Ajoutez les dates, quantités, tarifs et prix étendus lorsque le modèle tarifaire utilise des heures ou des coûts détaillés.
La taxe sur les ventes nécessite un examen séparé, car les États-Unis ont des règles de taxe sur les ventes et l'utilisation au niveau des États et des collectivités locales, et non un régime national de facture avec TVA ou GST. La taxabilité des services varie selon l'État et le type de service. La Californie taxe généralement les ventes au détail de biens meubles corporels et seulement certains frais de service ou de main-d'œuvre, tandis que le Texas définit 16 grandes catégories de services taxables.
Une facture gratuite suffit pour une campagne unique, un projet court ou un petit compte au forfait avec un seul montant mensuel et quelques lignes de dépenses. Elle fonctionne mieux lorsque vous connaissez déjà le périmètre approuvé, la date d'échéance, le traitement fiscal et les coûts refacturés, et que vous avez seulement besoin d'un document prêt pour le client pour la facturation.
Un flux de travail géré convient aux agences de RP qui facturent plusieurs clients, combinent forfaits et travail par projet, ou ont besoin d'heures facturables par client, campagne, personne et tâche. Everhour Reporting peut regrouper et filtrer le temps suivi avec plus de 45 colonnes, puis exporter les données de facturation de l'agence pour examen avant que la facture ne passe en comptabilité.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Une facture d'agence de RP nécessite les coordonnées de l'agence et du client, le numéro de facture, la date de facture, la période de facturation, le nom de la mission, les lignes, les honoraires, les coûts remboursables, les taxes le cas échéant, les conditions de paiement et les informations de règlement. Les factures au forfait, de campagne et de projet doivent aussi identifier le périmètre ou la phase afin que le client puisse faire correspondre la facture à la proposition approuvée.
Les lignes de dépenses séparées fonctionnent le mieux lorsque le contrat traite les coûts comme additionnels aux honoraires de l'agence. Les acomptes pour lieux, les outils de veille médias, les déplacements, les prestataires de production ou les coûts d'événement doivent rester séparés du forfait ou des frais de service. Cette structure rend les coûts refacturés plus faciles à examiner et évite que les honoraires de l'agence semblent gonflés.
Une même facture peut inclure les deux si l'accord client l'autorise et si les lignes restent claires. Utilisez une section pour le forfait récurrent et une autre pour les frais approuvés de campagne, de projet ou remboursables. La période de facturation, le nom de la mission et les descriptions de lignes doivent rendre chaque frais traçable jusqu'au périmètre ou à l'approbation de changement.
Les agences de RP n'ont pas besoin d'un champ KPI propre à toute la profession sur chaque facture. Les références aux KPI aident lorsque le contrat lie la facturation aux productions, aux résultats ou au reporting d'impact. Dans ce cas, la facture peut faire référence à la période de reporting ou au livrable, tandis que le rapport KPI détaillé reste dans un rapport client séparé.
Aucun pourcentage universel de frais de retard ni aucune condition de paiement universelle ne s'applique à toute la profession des agences de RP. Les dates d'échéance et les pénalités de retard sont des conditions commerciales à indiquer dans le contrat de mission ou la facture. Les échéances net-15, net-30, les dates d'échéance par jalon et les calendriers de paiement au forfait exigent tous une formulation claire avant que le client reçoive la facture.
Everhour Reporting permet aux agences de RP de créer des rapports avec des colonnes pour le client, le projet, le membre, la tâche, le temps facturable, les coûts de main-d'œuvre, le bénéfice, le statut de facture et les métriques de budget. Les équipes peuvent regrouper et filtrer les données par campagne, forfait ou client, puis exporter les rapports en CSV, Excel/XLSX ou PDF pour examen de facturation.
Everhour Billing & Invoicing transforme le temps facturable suivi et les dépenses en factures, calcule les montants à partir des tarifs et des dépenses facturables, et exclut le travail non facturable. Les lignes de facture peuvent être regroupées par projet, tâche, personne, date ou autres ventilations disponibles afin de correspondre au format de facturation préféré du client.
Suivez le travail RP par client, campagne et forfait, puis utilisez Everhour Reporting pour examiner le temps facturable, les coûts, les marges et le statut des factures avant la facturation.
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