Les équipes de RP jonglent avec le travail client facturable, les tâches internes et les communications courtes, et Everhour garde le temps d'agence organisé.
Saisissez vos heures d'arrivée et de départ pour chaque jour. Les heures supplémentaires et le salaire brut sont calculés automatiquement.
| Jour | Arrivée | Début de pause | Fin de pause | Pause | Départ | Total |
|---|
Le calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Utilisez cette page pour organiser le temps des agences de RP pour la semaine avant qu'il ne devienne des factures, des rapports d'utilisation ou une révision de la paie. L'unité de travail est l'activité réelle de l'équipe de compte : réponses aux médias, rédaction de communiqués de presse, mises à jour sur les réseaux sociaux, interviews, recherche, événements et communication avec le client. Chaque entrée doit fournir assez de contexte pour indiquer le client, la campagne ou le projet, la tâche et le statut facturable.
L'objectif pratique est une séparation nette entre les heures facturables au client et le temps interne. La facturation au temps est courante dans les RP et les services professionnels connexes, donc oublier un appel client ou un bloc de recherche réduit la précision des factures et la visibilité de l'utilisation. Axios, citant Gould+Partners, a rapporté 1 685 heures facturées par employé d'agence RP en 2022 à un taux horaire moyen de 250 $, ce qui montre pourquoi de petits écarts de suivi comptent à grande échelle.
Construisez chaque entrée autour de six champs : personne, date, client, campagne ou projet, tâche et statut facturable. Ajoutez la durée, le taux en USD lorsque l'entrée alimente la facturation client, et une courte note qui nomme le livrable ou la communication. Une ligne d'exemple peut être : Acme Co., lancement de produit, brouillon de communiqué de presse, facturable, 2,25 heures, taux horaire de 250 $, rédiger l'annonce principale et le bloc de citation.
Les responsables d'agence ont besoin à la fois du détail client et des totaux de la semaine de travail. Pour les employés couverts par les dispositions du FLSA relatives au salaire minimum ou aux heures supplémentaires, les relevés de l'employeur doivent inclure les heures travaillées chaque jour ouvré et le total des heures travaillées chaque semaine de travail. Le FLSA exige des employeurs couverts qu'ils conservent des relevés exacts pour les travailleurs non exemptés, mais il n'exige pas un format spécifique de papier, feuille de calcul, application ou pointeuse.
Les feuilles de temps RP deviennent désordonnées parce que la journée de travail se fragmente en appels, e-mails, réunions et questions rapides des clients. Les données de contexte de travail d'O*NET indiquent que les spécialistes des RP communiquent quotidiennement par e-mail à 95 %, par téléphone à 86 % et en face à face à 82 %. Un relevé utilisable regroupe la communication dans le contexte du client et de la campagne afin que les responsables de compte puissent l'examiner sans trier des fragments dispersés.
L'erreur courante consiste à suivre uniquement les livrables majeurs et à traiter les communications courtes comme du bruit de fond. Affectez la communication client facturable au client et à la campagne, puis placez l'administration de l'agence, la formation et le travail de développement commercial dans des catégories internes. Utilisez des notes qui identifient l'objectif, comme le suivi d'un journaliste ou le briefing d'un événement, sans collecter plus d'informations personnelles que l'agence n'en a besoin pour la facturation, la paie ou la gestion.
Un outil de suivi ponctuel suffit pour un consultant solo, la clôture d'une petite campagne ou un total hebdomadaire rapide avant l'envoi d'un brouillon de facture. Il atteint ses limites lorsque plusieurs membres du personnel RP travaillent sur le même client, que la consommation d'un forfait doit être surveillée ou qu'un responsable financier a besoin d'un temps revu de manière cohérente entre les comptes. Un système d'enregistrement durable évite que les fichiers hebdomadaires deviennent la seule preuve.
Everhour Timesheets donne aux agences de RP une étape de révision gérée pour les heures de projet et de travail. Le personnel soumet le temps hebdomadaire, les managers approuvent, rejettent ou approuvent partiellement les entrées, et le temps soumis ou approuvé reste protégé contre les modifications ordinaires dans le cadre du flux d'approbation. Ce flux de travail prend en charge la révision de la facturation et la révision de la paie avant que les heures ne passent dans les factures, les rapports ou la transmission à la paie.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Utilisez le client, la campagne ou le projet, la tâche, la personne, la date, la durée, le statut facturable et une courte note. Ajoutez le taux horaire en USD lorsque l'entrée alimente une facture basée sur le temps. La note doit identifier l'activité RP, comme une réponse aux médias, un brouillon de communiqué de presse, une mise à jour sur les réseaux sociaux, de la recherche, une préparation d'interview, un soutien d'événement ou une communication client.
Suivez la communication client qui affecte le temps facturable, le périmètre ou les décisions de compte. Regroupez les très petits échanges dans une entrée claire de client et de campagne lorsque des lignes séparées ajoutent du désordre. Gardez les échanges internes de l'agence, la formation et le travail de développement commercial en dehors des catégories facturables au client, sauf si le contrat client ou la politique de facturation de l'agence traite ce travail comme facturable.
L'utilisation peut être calculée comme les heures facturables divisées par toutes les heures enregistrées pour la période ou par une capacité fixe telle qu'une semaine de 40 heures. Choisissez un dénominateur et utilisez-le de manière cohérente entre les équipes et les périodes de reporting. Mélanger les méthodes fait paraître les responsables de compte plus ou moins facturables à cause du calcul, et non à cause du travail client réel.
Le FLSA n'exige pas le paiement d'une prime d'heures supplémentaires uniquement parce que le travail a lieu le samedi, le dimanche, un jour férié ou un jour de repos régulier. Pour les employés non exemptés couverts, les heures supplémentaires fédérales s'appliquent aux heures travaillées au-delà de 40 dans une semaine de travail fixe de 168 heures, à au moins 1,5 fois le taux normal, sauf si une loi d'État, une politique ou un contrat ajoute davantage.
Oui. Le FLSA exige des employeurs couverts qu'ils conservent des relevés exacts pour les dossiers des travailleurs non exemptés, mais il n'exige pas une méthode spécifique de suivi du temps. Le relevé requis doit montrer les heures travaillées chaque jour ouvré et le total des heures travaillées chaque semaine de travail pour les employés couverts par les dispositions du FLSA relatives au salaire minimum ou aux heures supplémentaires. Les dossiers de paie doivent être conservés pendant au moins trois ans, et les relevés de base du temps et des gains pendant au moins deux ans.
Everhour Timesheets collecte les heures de projet et les heures de travail hebdomadaires par personne, afin que les responsables de compte puissent examiner le temps avant la facturation client ou la paie. Le personnel soumet le temps pour approbation ; les managers approuvent, rejettent ou approuvent partiellement les entrées, et le temps soumis ou approuvé reste protégé contre les modifications ordinaires dans le cadre du flux d'approbation.
Faites passer les équipes de compte RP de totaux hebdomadaires approximatifs à des feuilles de temps soumises, des approbations par les managers et des heures revues verrouillées. Everhour Timesheets garde la révision de la facturation et de la paie liée au travail d'agence approuvé.
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