Les thérapeutes séparent les soins aux clients, la documentation et le suivi des paiements ; Everhour garde le temps de projet structuré pour les workflows de facturation.
Saisissez vos heures d'arrivée et de départ pour chaque jour. Les heures supplémentaires et le salaire brut sont calculés automatiquement.
| Jour | Arrivée | Début de pause | Fin de pause | Pause | Départ | Total |
|---|
Le calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
Définissez un budget, attribuez des tarifs et soyez alerté avant de le dépasser.
Mesure
Suivez votre budget par le temps ou par les coûts
Tous les rapports dont vous avez besoin — configurés à votre façon, toujours à jour.
Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
Un outil de suivi des heures facturables en thérapie vous aide à enregistrer le temps lié aux séances avec les clients, à la documentation, à la coordination des soins, aux orientations, au suivi avec les assurances et au suivi des paiements clients. Les cabinets privés, cliniques, centres ambulatoires, écoles, hôpitaux et prestataires de télésanté ont tous besoin de catégories claires, car un total hebdomadaire seul ne montre pas quelles heures ont produit des soins facturables, quelles heures ont soutenu les opérations et quelles heures doivent être examinées pour la paie.
Une entrée utile indique la date, le travailleur, la référence du client ou du dossier, la catégorie de service, l'heure de début et de fin, le temps total, le statut de facturation et des notes qui évitent les détails identifiant inutilement le client. Pour les thérapeutes salariés couverts par les dispositions de la FLSA sur le salaire minimum ou les heures supplémentaires, les dossiers de l'employeur doivent inclure les heures travaillées chaque journée de travail et le total des heures travaillées chaque semaine de travail, que le cabinet utilise du papier, des feuilles de calcul ou un logiciel.
Les thérapeutes suivent couramment les soins directs aux clients séparément des dossiers d'évolution confidentiels, de la coordination des soins, des orientations et de l'administration des paiements. Une journée type peut inclure une séance de psychothérapie individuelle de 50 minutes, 12 minutes de documentation, 20 minutes de coordination d'une orientation et 15 minutes de suivi d'une réponse d'un assureur. Ces entrées appartiennent à des catégories différentes, car elles répondent à des questions différentes sur la facturation, la paie et la charge de travail.
La facturation de la psychothérapie ajoute des détails liés au temps. Les recommandations CMS Medicare identifient 90832, 90834 et 90837 pour la psychothérapie sans évaluation et gestion médicales, tandis que 90833, 90836 et 90838 sont des codes additionnels de psychothérapie utilisés avec les services E/M. Pour une psychothérapie de plus de 90 minutes, le dossier médical doit documenter le temps en face à face avec le patient et la nécessité médicale du temps prolongé.
Un outil de suivi doit garder les rendez-vous manqués, la psychothérapie de crise, l'activité E/M et le temps de psychothérapie dans des couloirs séparés. CMS identifie CPT 90839 pour la psychothérapie de crise des 60 premières minutes et 90840 pour chaque tranche supplémentaire de 30 minutes. Lorsque l'E/M et la psychothérapie sont déclarés à la même date, le temps E/M est exclu du temps utilisé pour déclarer la psychothérapie.
Les rendez-vous manqués nécessitent un traitement particulier. CMS permet aux médecins et fournisseurs de facturer directement aux bénéficiaires de Medicare les rendez-vous manqués uniquement si la politique et le montant s'appliquent de manière égale aux patients Medicare et non Medicare, et les frais de rendez-vous manqué ne doivent pas être facturés à Medicare. Une entrée de temps peut documenter le créneau et le suivi de la politique, mais elle ne doit pas transformer une absence en service facturé à Medicare.
Un outil de suivi ponctuel suffit lorsque vous avez besoin d'une vue hebdomadaire propre, d'un brouillon de récapitulatif de facturation ou d'un moyen de séparer le temps de séance du travail administratif non facturable. Il fonctionne aussi pour une revue individuelle lorsque vous devez vérifier si le temps de documentation empiète sur les soins aux clients. Gardez les détails identifiables des patients hors des notes de temps génériques, sauf si le système et le fournisseur sont adaptés à ces données.
Un workflow géré devient nécessaire lorsque le temps suivi alimente les factures, la revue de la paie, les budgets, les approbations et les exports. Everhour peut transformer le temps des thérapeutes par client, projet ou catégorie de service en workflows de budget et de facturation, tandis que les outils d'approbation et de reporting aident un cabinet à examiner les entrées avant paiement ou facturation. Les systèmes qui traitent des informations de santé protégées nécessitent l'analyse HIPAA et les garanties écrites qui s'appliquent aux services de business associate.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Classé parmi les meilleurs outils de suivi du temps sur G2, Capterra et TrustRadius — avec des éloges constants pour sa facilité d'utilisation, ses intégrations et son support.
Suivez les séances directes avec les clients séparément de la documentation, de la coordination des soins, des orientations, du suivi avec les assurances et du suivi des paiements clients. Le statut facturable dépend du payeur, du contrat, de la politique du cabinet et du service réalisé. Un outil de suivi propre enregistre d'abord la catégorie de travail, puis indique si cette entrée appartient à une demande de remboursement, une facture client, un dossier de paie ou un rapport interne de charge de travail.
Les thérapeutes doivent enregistrer le temps de psychothérapie en face à face séparément des autres travaux effectués à la même date. CMS identifie 90832, 90834 et 90837 pour la psychothérapie sans E/M, et 90833, 90836 et 90838 comme codes additionnels de psychothérapie avec E/M. Le temps d'activité E/M n'est pas inclus dans le pool de temps de psychothérapie lorsque les deux services sont déclarés.
Medicare ne doit pas être facturé pour des frais de rendez-vous manqué. CMS permet aux médecins et fournisseurs de facturer directement les bénéficiaires de Medicare uniquement lorsque la politique et le montant relatifs aux rendez-vous manqués s'appliquent de manière égale aux patients Medicare et non Medicare. L'outil de suivi doit étiqueter l'entrée comme rendez-vous manqué ou suivi administratif, et non comme service couvert fourni.
Les entrées de temps ne doivent inclure que les détails nécessaires à la facturation, à la paie, au reporting ou à l'administration du cabinet. Pour les entités couvertes aux États-Unis, HIPAA autorise l'utilisation ou la divulgation d'informations de santé protégées pour le traitement, le paiement et les opérations de soins de santé, et les utilisations ou divulgations courantes doivent être limitées au minimum nécessaire lorsque cette norme s'applique.
Les employeurs couverts doivent tenir des dossiers exacts pour les travailleurs non exemptés au titre de la FLSA. Pour les salariés couverts par les dispositions de la FLSA sur le salaire minimum ou les heures supplémentaires, les dossiers doivent inclure les heures travaillées chaque journée de travail et le total des heures travaillées chaque semaine de travail. Sauf exemption, les salariés couverts reçoivent une rémunération des heures supplémentaires pour les heures travaillées au-delà de 40 dans une semaine de travail fixe de 168 heures, à au moins 1,5 fois le taux normal.
Everhour Project Budgeting prend en charge les budgets basés sur les heures et sur l'argent, les périodes budgétaires récurrentes et les alertes de seuil à 75 %, 90 %, 100 % ou à des niveaux personnalisés. Un cabinet peut suivre le temps par rapport aux budgets de client, de programme ou de service et voir la pression budgétaire avant que le travail supplémentaire dépasse la limite prévue.
Everhour Reporting peut regrouper et filtrer le temps enregistré par projet, client, membre, tâche, temps facturable, coût de main-d'œuvre et autres colonnes. Les cabinets de thérapie peuvent examiner le temps de séance client séparément de la documentation, de la coordination et du suivi des paiements, puis exporter les rapports en CSV, Excel/XLSX ou PDF.
Suivez le temps de séance, le travail administratif et les limites budgétaires dans un seul workflow. Everhour Project Budgeting relie les budgets récurrents, les alertes et la revue du temps facturable à une facturation plus propre des cabinets de thérapie.
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