La facturation des recruteurs varie selon le type d'engagement. Everhour prend en charge des workflows plus propres pour le temps, les rapports et les factures derrière les frais facturés aux clients.
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| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Une facture de recrutement doit refléter le service qui a créé les frais : placement au succès, recherche de cadres avec provision, recrutement temporaire, recrutement contractuel, outplacement, externalisation ou conseil RH. Une facture de placement en embauche directe facture généralement l'employeur après une embauche réussie, tandis qu'une facture de recherche avec provision suit l'échéancier de paiement indiqué dans la lettre d'engagement. Les factures de staffing se répètent généralement chaque semaine ou chaque mois et affichent les frais de main-d'œuvre liés aux travailleurs, aux postes ou aux missions.
La facture doit rendre évident le déclencheur de facturation. Pour un recruteur au succès, cela signifie nommer le candidat placé, le poste, l'employeur, la date de début si pertinente, la base salariale convenue et le pourcentage d'honoraires. Une commission courante de recruteur payée par l'employeur est de 20 % à 30 % du salaire de première année, tandis que les recherches de cadres dirigeants sont souvent décrites à 25 % à 35 %. L'employé ne paie généralement rien dans le modèle de placement payé par l'employeur.
Utilisez des postes qui correspondent à l'engagement au lieu de forcer chaque facture de recruteur dans une ligne de service générique. Une facture d'embauche directe peut afficher « Honoraires de placement, Senior Account Executive, Jane Lee, 22 % de 115 000 $ de salaire de première année ». Une facture de recherche avec provision peut afficher « Recherche de cadre avec provision, jalon 2, phase de présentation des candidats ». Une facture de staffing peut lister la main-d'œuvre hebdomadaire par poste, travailleur, taux de facturation et période couverte.
Les bonnes factures de recruteur incluent aussi le numéro de facture, la date de facture, la raison sociale du client, le nom du recruteur ou de l'agence, les conditions de paiement, les informations de règlement et une brève description du service. Ajoutez les dépenses remboursables uniquement lorsque l'accord les autorise, et indiquez-les séparément des honoraires de placement ou de staffing. Si le client utilise des bons de commande, des départements, des centres de coûts ou des validations par le responsable du recrutement, incluez ces références avant d'envoyer la facture.
Les États-Unis n'utilisent pas de régime national de facture de TVA ou de GST, et les factures du secteur privé ne suivent pas un format fédéral prescrit unique. Les factures restent importantes comme pièces justificatives pour les registres d'entreprise, car elles montrent les montants des transactions et les sources des encaissements. Le traitement de la taxe sur les ventes et l'utilisation dépend des règles étatiques et locales, du nexus, de la taxabilité des services et du lieu où la vente a lieu.
Les services de recrutement nécessitent un examen attentif au niveau de l'État avant d'ajouter une taxe sur les ventes. La Californie taxe généralement les ventes au détail de biens meubles corporels et seulement certains frais de service ou de main-d'œuvre, tandis que le Texas définit 16 grandes catégories de services taxables. N'ajoutez pas de numéro de TVA ou de GST des États-Unis. Si un vendeur réalise des ventes taxables, une inscription au niveau de l'État, telle qu'un permis de vendeur ou un compte de taxe sur les ventes, s'applique lorsque c'est requis.
Une facture gratuite fonctionne pour un seul honoraire de placement, un jalon de provision ponctuel ou un simple frais de staffing que vous pouvez documenter à partir de l'accord. Elle suffit lorsque le total de la facture provient d'un seul événement de recrutement, d'un seul client et d'une condition de paiement claire comme net 15 ou net 30. Le client doit pouvoir approuver la facture sans demander les détails manquants sur le poste, le candidat ou la période.
Un workflow géré devient nécessaire lorsque les recruteurs facturent de nombreux clients, recherches et missions de staffing. Les rapports Everhour peuvent regrouper le travail suivi par client, projet, membre, tâche, plage de dates et statut de facture, puis exporter les données en CSV, Excel/XLSX ou PDF. Cela donne aux équipes de recrutement une piste d'approbation plus claire avant que le temps facturable, les dépenses et les frais récurrents ne passent dans les factures client.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Le moment de facturation doit suivre l'accord d'engagement écrit. Les honoraires de placement dépendent généralement de l'accord de l'employeur et du candidat sur l'emploi, et les honoraires de chasseur de têtes ne sont normalement payés que lorsque le candidat est embauché. Certains accords utilisent l'acceptation, la date de début, la période de garantie ou un autre événement défini comme déclencheur de facturation, la facture doit donc refléter cette condition.
Une ligne d'honoraires de placement doit afficher le poste, le nom du candidat si approprié, l'employeur, la base des honoraires, le pourcentage d'honoraires et le montant total. Une commission courante de recruteur payée par l'employeur est de 20 % à 30 % du salaire de première année de la nouvelle recrue. Les postes de direction peuvent utiliser des pourcentages plus élevés, la facture doit donc citer le taux indiqué dans l'accord client au lieu de s'appuyer sur une convention de marché.
Les factures de recruteur aux États-Unis n'ont pas besoin d'un numéro de TVA ou de GST, car le pays n'utilise pas de régime national de facture de TVA ou de GST. Les obligations de taxe sur les ventes et l'utilisation proviennent des règles étatiques et locales. Un recruteur qui réalise des ventes taxables peut avoir besoin d'une inscription à la taxe sur les ventes au niveau de l'État lorsque c'est requis, mais cela est distinct d'un identifiant de TVA ou de GST.
Les factures de recherche avec provision suivent des honoraires et un échéancier de paiement écrits, souvent à travers des phases comme le lancement, la présélection ou l'achèvement. Les factures au succès facturent généralement après une embauche réussie. Les conditions d'engagement de recherche de cadres doivent être écrites et couvrir le périmètre, le calendrier, les honoraires, l'échéancier de paiement, les livrables, les garanties, les interdictions de sollicitation, les conflits et la gestion des données lorsque ces conditions s'appliquent.
Les frais de staffing temporaire peuvent utiliser la même structure de facture de base, mais les postes nécessitent des détails différents. Lorsque l'agence reste l'employeur du travailleur et fournit de la main-d'œuvre à un client, le client peut payer des frais récurrents. La facture doit afficher la période de facturation, le travailleur ou le poste, les heures ou unités facturées, le taux et toutes les dépenses approuvées ou les détails de majoration issus de l'accord.
Everhour Reporting permet aux équipes de recrutement de créer des rapports avec plus de 45 colonnes, des filtres, des regroupements, des plages de dates et des champs de statut de facture. Une équipe peut regrouper le travail facturable par client, projet, membre ou tâche, puis exporter des rapports CSV, Excel/XLSX ou PDF pour examen par le client avant la facturation.
Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable non facturé et les dépenses en factures, avec un regroupement des lignes par projet, tâche, personne, date ou autres ventilations disponibles. Les tâches non facturables restent en dehors du total facturable, et les factures exportées peuvent être transférées vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks en tant que brouillons.
Utilisez Everhour Reporting pour regrouper le temps des recruteurs par client, recherche, poste et statut de facturation avant la création des factures, donnant aux équipes de recrutement des exports plus propres et une piste d'approbation plus solide.
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