La facturation des agences médias passe par les IO, les forfaits et les coûts refacturés, et Everhour garde les rapports liés à ce travail.
Renseignez vos informations, ajoutez des lignes, puis cliquez sur Imprimer une fois prêt.
| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Les agences médias facturent généralement selon plusieurs modèles : travail au projet, forfaits d'agence attitrée, services à taux horaire, accords à coût majoré et commissions médias. La facture doit indiquer quel modèle s'applique à la période de facturation en cours. Un forfait mensuel pour la planification, des frais de configuration de campagne et un coût média refacturé doivent apparaître sur des lignes distinctes, car le client approuve chacun d'eux selon une attente différente.
Pour une facture d'achat média, commencez par le contexte de l'ordre d'insertion. Incluez le numéro d'IO, l'annonceur, la marque ou le nom de la campagne, la période de facturation, les livrables, les dates et toute référence exigée par l'agence. Un client qui examine une campagne paid social ou display doit voir le lien entre la facture et le plan média approuvé sans ouvrir trois fichiers séparés.
L'ordre d'insertion standard IAB/4As définit l'achat média avant son lancement : types et quantités de livrables, prix, dépense maximale, dates de début et de fin de campagne, et coordonnées du serveur publicitaire tiers lorsque c'est pertinent. Une facture qui omet ces repères crée un travail de vérification évitable, surtout lorsque le client a plusieurs campagnes actives le même mois.
Les coûts médias suivent généralement l'IO et les rapports associés. Selon les conditions standard IAB/4As, les entreprises médias facturent les agences en utilisant le coût net après toute commission d'agence, sur la base de la livraison réelle, d'un forfait fixe ou d'une livraison au prorata sur la durée de l'IO, comme spécifié dans l'IO. Les agences peuvent demander un justificatif de performance, et les rapports de l'entreprise média peuvent ventiler l'activité par jour, exécution créative, emplacement, impressions, clics, dépenses ou coûts, et variables définies par l'IO.
Les conditions d'achat média utilisent souvent une norme de paiement à 30 jours à compter de la réception de la facture, sauf si l'IO indique un autre calendrier. Le calendrier compte aussi en amont. Les conditions standard IAB/4As prévoient la facture média initiale après le premier mois de livraison ou dans les 30 jours suivant l'achèvement de l'IO, selon ce qui survient en premier, et les factures ne nécessitant pas de correction sont généralement dues dans les 90 jours suivant la livraison de tous les livrables.
Les factures des États-Unis ne suivent pas de régime national de facturation de TVA ou de GST. Les règles de taxe sur les ventes et d'utilisation au niveau des États et des collectivités locales déterminent si une taxe s'applique, selon le nexus, le lieu de vente et le produit ou service taxable. La taxabilité des services varie selon l'État et le type de service, de sorte qu'une facture d'agence doit indiquer le traitement fiscal utilisé pour ce client et éviter d'ajouter une ligne de taxe nationale générique.
Une facture gratuite suffit lorsque vous avez besoin d'une facture claire pour une campagne, un forfait ou un placement média, et que vous disposez déjà de chiffres approuvés provenant de l'IO, des feuilles de temps et des rapports. Elle convient aussi à une petite agence qui envoie une facture mensuelle avec quelques lignes, des conditions net 30 et une archive PDF simple.
Un flux géré devient nécessaire lorsque les heures facturables suivies, le temps de compte non facturable, les forfaits, les dépenses et les rapports de campagne alimentent tous la facturation. Les rapports Everhour donnent aux agences des colonnes configurables, des regroupements, des filtres, des exportations, l'envoi planifié par e-mail et des tableaux de bord de rentabilité, afin que la revue de facturation puisse utiliser les mêmes données sous-jacentes de temps et de projet que les rapports client.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Une facture d'agence média doit identifier le client, l'annonceur, la marque ou la campagne, le numéro de facture, la date de facture, la période de facturation, les conditions de paiement et les lignes de facture. Pour les achats médias, ajoutez le numéro d'IO, les références approuvées, les dates de campagne, les livrables, la base tarifaire et les détails de dépense. Pour un forfait ou un travail au projet, indiquez séparément les frais, le périmètre couvert et toutes les heures facturables ou dépenses refacturées.
Une agence média peut combiner des forfaits et des coûts médias lorsque le contrat client l'autorise, mais les lignes doivent rester séparées. La ligne de forfait couvre les services de l'agence pour la période. Les lignes de coûts médias doivent référencer la campagne, l'IO, l'emplacement ou la plateforme et indiquer si le montant est refacturé, net de commission d'agence ou lié à une autre méthode de tarification convenue.
Une facture d'agence média américaine n'utilise pas de numéro national d'enregistrement à la TVA ou à la GST, car les États-Unis n'ont pas de régime national de facturation de TVA ou de GST. Les obligations de taxe sur les ventes et d'utilisation proviennent des règles des États et des collectivités locales. Les vendeurs qui réalisent des ventes taxables peuvent avoir besoin d'un enregistrement de taxe sur les ventes au niveau de l'État, comme un permis de vendeur ou un compte de taxe sur les ventes lorsque cela est requis.
Le justificatif de performance doit correspondre à la période facturée et aux références de campagne figurant sur la facture. Les éléments utiles incluent les rapports par jour, exécution créative, emplacement, impressions, clics, dépenses ou coûts, ainsi que les variables définies par l'IO que le client utilise pour l'approbation. La facture doit résumer le montant facturé ; le fichier justificatif doit donner aux réviseurs assez de détails pour l'approuver sans contester la livraison.
La clause de responsabilité séquentielle détermine si l'agence ou l'annonceur supporte les montants médias impayés. Selon les conditions standard IAB/4As, sauf indication contraire dans l'IO, l'agence n'est responsable envers l'entreprise média qu'après que les fonds de l'annonceur ont été crédités à l'agence, et l'annonceur reste seul responsable des sommes non créditées. La facture et l'IO doivent être alignés sur cette responsabilité de paiement.
Les rapports Everhour permettent aux agences médias de créer des rapports avec plus de 45 colonnes, filtres, regroupements, plages de dates, exportations, envoi planifié par e-mail et tableaux de bord de rentabilité. Une agence peut examiner le temps facturable, le temps non facturable, les coûts de projet, le chiffre d'affaires, le statut des factures et les marges avant d'envoyer une facture client.
Everhour Billing & Invoicing transforme le temps facturable suivi et les dépenses en factures client, avec des lignes regroupées par projet, tâche, personne, date ou autres ventilations disponibles. Le temps facturé est marqué comme facturé, ce qui empêche le même travail approuvé de réapparaître dans une facture ultérieure.
Transformez le travail de campagne, les forfaits et le temps facturable en rapports qui appuient chaque facture. Everhour donne aux agences médias des rapports de facturation configurables et des exportations liées à la rentabilité des projets.
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