Everhour ajoute des feuilles de temps hebdomadaires, des approbations et un suivi budgétaire autour des to-dos Basecamp pour les managers qui contrôlent les heures de l'équipe.
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Le suivi du temps du personnel pour le travail Basecamp commence par une question : un manager peut-il voir qui a travaillé, sur quel to-do, à quelle date et pendant combien de temps ? Le résultat exploitable est un relevé hebdomadaire par personne, relié au projet, à la liste et au to-do qui portait l'affectation. Ce relevé doit permettre un contrôle avant la paie, la facturation, l'analyse de l'utilisation ou une conversation de statut avec le client.
Basecamp reste la carte du travail : les projets contiennent des listes, des to-dos, des personnes chargées du travail, des dates d'échéance, des notes, des sous-tâches et le statut d'achèvement. Les heures du personnel deviennent plus faciles à auditer lorsque chaque entrée suit cette carte au lieu de se trouver dans une note autonome. Pour un chef d'équipe, l'objectif est une vue unique des feuilles de temps du personnel qui montre les jours manquants, les totaux inhabituels, le travail rouvert et les modifications tardives avant que quiconque approuve la semaine.
Utilisez le to-do Basecamp comme point d'ancrage par défaut pour le temps du personnel. Le to-do porte le titre de la tâche, les notes, la personne chargée du travail, les sous-tâches, la date d'échéance ou la plage de dates, et le statut d'achèvement ; il donne donc aux personnes chargées du contrôle plus de contexte qu'une entrée limitée au projet. Si le travail commence dans une conversation, un élément de planning ou une discussion de fichier, créez ou choisissez le to-do qui porte le travail avant d'enregistrer les heures.
Les contrôles de suivi intégrés fonctionnent via le flux de travail de l'extension de navigateur ; fixez donc cette attente pour le personnel qui enregistre du temps depuis les écrans Basecamp. Une entrée propre indique la personne, la date, les heures, le projet Basecamp, la liste et le to-do, ainsi qu'une courte note lorsque le travail nécessite une explication. Une personne chargée du contrôle doit pouvoir trier la semaine par projet, personne, statut de tâche ou liste sans demander une deuxième feuille de calcul.
Le contrôle hebdomadaire nécessite une séquence fixe : le personnel soumet les heures de projet ou les heures travaillées, le manager vérifie les totaux, puis le manager approuve, rejette ou approuve partiellement les entrées. Le temps soumis doit rester protégé contre les modifications non encadrées pendant le contrôle. Le temps approuvé doit rester verrouillé pour les membres ordinaires, car les équipes de paie et de facturation ont besoin d'une version revue de la semaine avec des totaux stables.
Les corrections doivent rester dans la même piste de contrôle. Les corrections admin peuvent rectifier une erreur de personne, de date, de tâche ou de total, mais la correction doit conserver suffisamment d'historique pour que la comptabilité comprenne le changement. Les repères de couleur, les rappels, l'historique d'activité et les signalements de totaux quotidiens inhabituels aident les personnes chargées du contrôle à repérer les heures manquantes, les chronomètres arrêtés automatiquement et les modifications ultérieures avant que le relevé quitte l'équipe.
Une feuille de travail ponctuelle suffit pour une petite opération de nettoyage, par exemple recueillir les heures du personnel d'une semaine après un court projet Basecamp. Elle ne suffit plus dès que ces heures alimentent le contrôle de la paie, la préparation des factures, le reporting des coûts ou des budgets clients récurrents. Le flux de travail durable nécessite des soumissions, des approbations, des périodes verrouillées, des corrections admin et des exports qui renvoient tous au même relevé de travail Basecamp.
Everhour Project Budgeting relie ce relevé revu à des budgets en temps ou en argent pendant que le personnel enregistre des heures et des dépenses. Pour les projets Basecamp, les admins peuvent choisir un taux horaire, un forfait fixe ou un statut non facturable, marquer certaines tâches comme non facturables ou utiliser des taux personnalisés, et envoyer des e-mails budgétaires automatiques à 50 %, 80 % ou à des seuils personnalisés. La protection budgétaire peut arrêter les chronomètres et bloquer l'enregistrement supplémentaire une fois qu'un budget est dépassé.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Chaque membre du personnel doit enregistrer ses propres heures sur le to-do partagé, avec la date et une courte note qui identifie sa part du travail. Ne regroupez pas le temps de plusieurs personnes dans l'entrée d'une seule personne. La paie, la facturation et le contrôle de la charge de travail ont tous besoin de la répartition par personne, même lorsque l'affectation se trouve sous un seul to-do Basecamp.
Créez ou choisissez un to-do séparé lorsque le travail a un responsable, un livrable, un statut de facturation ou un parcours de contrôle différent. Une entrée générale fourre-tout rend le temps du personnel difficile à approuver, car la personne chargée du contrôle ne peut pas savoir quel travail a avancé. Le to-do doit contenir suffisamment de contexte pour que la personne qui approuve la semaine comprenne les heures.
Attribuez l'approbation à la personne responsable de l'utilisation en aval des heures. Un chef de projet peut contrôler le temps facturable au client, tandis que les RH, le service financier ou les opérations peuvent contrôler les heures travaillées destinées à la paie. Les semaines mixtes nécessitent une responsabilité d'approbation claire avant que les totaux passent dans les factures, le contrôle de la paie ou les rapports de gestion.
Une modification silencieuse après approbation affaiblit le relevé, car la paie, les factures et les rapports budgétaires peuvent déjà utiliser le total approuvé. Une correction doit identifier la personne, la date, le to-do, la valeur d'origine, la nouvelle valeur et la raison. Rejeter ou rouvrir l'entrée pour correction garde la piste de contrôle plus claire que l'écrasement d'une semaine approuvée.
Les heures hors projet doivent figurer à côté du temps de projet uniquement lorsque le relevé hebdomadaire sépare clairement les catégories. Les congés, le travail administratif et les autres heures travaillées ne doivent pas gonfler les totaux de projets facturables. Le contrôle de la capacité nécessite toute la semaine, tandis que la facturation client nécessite uniquement les heures affectées au travail facturable et approuvées selon la politique de l'équipe.
Everhour Project Budgeting met à jour les budgets en temps et en argent à mesure que les personnes enregistrent des heures sur les projets Basecamp. Les admins peuvent définir un taux horaire, un forfait fixe ou un statut non facturable et envoyer des e-mails budgétaires à 50 %, 80 % ou à des seuils personnalisés, afin que le contrôle du temps du personnel et le contrôle budgétaire utilisent la même source.
Everhour Timesheets permet aux employés de soumettre des heures de projet hebdomadaires ou des heures travaillées, puis permet aux managers d'approuver, de rejeter ou d'approuver partiellement le temps soumis. Le temps soumis est verrouillé sauf s'il est retiré ou rejeté, et le temps approuvé reste verrouillé pour les membres ordinaires avant que la paie, la facturation ou le reporting ne l'utilisent.
Suivez le temps des projets Basecamp dans Everhour, définissez des budgets en temps ou en argent, et envoyez des alertes budgétaires à mesure que les heures approuvées du personnel s'accumulent. Gardez le contrôle hebdomadaire lié au contrôle budgétaire.
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