Everhour ajoute des estimations, des taux et des rapports budgétaires aux tâches à faire Basecamp afin que les heures prévues puissent être comparées au travail réel.
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Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungLe calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
Définissez un budget, attribuez des tarifs et soyez alerté avant de le dépasser.
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Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
Utilisez ce flux de travail lorsqu'une tâche à faire Basecamp a besoin d'un nombre d'heures prévues avant le début du travail. La tâche à faire donne au travail un titre, des notes, un responsable, des sous-tâches, une date d'échéance et un statut d'achèvement. L'estimation donne à l'équipe un second point de contrôle : l'effort attendu. Rattachez ce nombre à la tâche à faire précise plutôt qu'à la conversation plus large qui l'entoure, afin que le temps enregistré ultérieurement dispose d'une cible de comparaison nette.
Vous avez généralement besoin de l'un de ces trois résultats : une promesse de livraison compatible avec les heures disponibles de l'équipe, une prévision budgétaire qui utilise des unités de travail plutôt que de larges suppositions, ou un contrôle ultérieur indiquant si le plan a tenu. Une bonne estimation décrit la forme de la tâche assez clairement pour que les heures réelles puissent prouver si le périmètre était réduit, important ou mal enregistré.
Une estimation utile couvre le travail nécessaire pour terminer la tâche à faire telle qu'elle est rédigée : recherche, production, revue, correction et transfert si ces étapes relèvent du même responsable. Les sous-tâches aident à révéler les éléments cachés. Une date d'échéance donne la cible calendaire ; l'estimation donne le budget d'effort. Gardez les deux séparés afin qu'une attente de deux jours pour un retour ne devienne pas une estimation de deux jours de travail.
Définissez un nombre qu'une personne peut défendre avant le démarrage du chronomètre. Par exemple, une tâche à faire intitulée « Rédiger l'e-mail d'intégration client » avec des notes couvrant le texte, la revue et la mise en forme finale a besoin d'une seule estimation pour cet élément terminé. Un titre vague comme « Intégration » nécessite des sous-tâches ou des tâches à faire distinctes avant que le nombre d'heures ait un sens, car le temps enregistré mélange sinon planification, rédaction, revue et modifications.
Après le début du travail, comparez l'estimation aux heures enregistrées sur la même tâche à faire Basecamp. Utilisez le nom de la liste, le nom de la tâche à faire, l'ID de tâche et le statut lorsque vous contrôlez les enregistrements, car ces champs empêchent des travaux similaires de se confondre. Un dépassement signifie que l'effort réel a dépassé l'effort prévu. Ce signal doit être diagnostiqué avant que vous ne modifiiez les estimations futures.
L'écart a deux explications courantes. Le périmètre du travail a été sous-estimé, ou l'enregistrement du temps inclut une activité qui appartenait ailleurs. Contrôlez les commentaires, les notes, les sous-tâches et le statut d'achèvement avant de considérer que l'estimation est erronée. Un petit dépassement sur une tâche à faire claire améliore le plan suivant. Un grand dépassement sur une tâche à faire vague indique généralement que l'élément de travail avait besoin d'un périmètre plus étroit avant que quiconque ne l'estime.
Une estimation pour un seul projet suffit lorsque vous n'avez besoin que d'un chiffre de planification rapide pour une petite liste de tâches à faire Basecamp. Indiquez les heures prévues, suivez le travail terminé et contrôlez l'écart après achèvement. Cette approche fonctionne pour un plan interne léger où personne n'a besoin de coût basé sur des taux, de facturation client, d'alertes budgétaires, d'historique d'approbation ou de comparaison entre projets.
Un flux de travail encadré devient important lorsque les estimations deviennent des données d'entrée pour les budgets, la dotation en personnel et la facturation client. Everhour connecte les projets, listes et tâches à faire Basecamp via l'extension de navigateur, puis permet au temps suivi d'alimenter des rapports avec les estimations de tâches, les heures restantes, les heures au-delà de l'estimation, les règles de temps facturable et les alertes budgétaires à 50 %, 80 % ou à des seuils personnalisés.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Incluez la revue et les reprises lorsque ces activités font partie de l'achèvement de la tâche à faire Basecamp. Une tâche à faire pour une livraison client finale doit couvrir la rédaction, la vérification, les corrections et le transfert si le même responsable les gère. Excluez le temps d'attente, les approbations gérées par une autre personne et le travail de suivi sans rapport qui appartient à une tâche à faire distincte.
Une estimation peut couvrir plusieurs sous-tâches lorsqu'elles forment un seul élément de travail terminé sous le même responsable. Séparez l'estimation lorsque les sous-tâches représentent différents responsables, différents livrables ou des parcours de revue distincts. Une répartition entre plusieurs responsables rend le temps enregistré difficile à lire, car un dépassement peut masquer quelle partie du travail s'est étendue.
Comptez les heures enregistrées sur la même tâche à faire Basecamp qui a reçu l'estimation initiale. Le temps enregistré sur le projet, la liste ou une tâche à faire voisine doit rester en dehors de la comparaison, sauf si l'estimation couvrait intentionnellement ce périmètre plus large. Les heures réelles restent utiles lorsque l'élément de travail prévu et l'élément de travail enregistré correspondent.
Une date d'échéance contrôle le calendrier, tandis que l'estimation contrôle l'effort. Augmentez l'estimation uniquement lorsque le travail lui-même s'étend, par exemple avec l'ajout d'une revue, d'une recherche ou de livrables supplémentaires. Une échéance vendredi pour une tâche de 3 heures décrit toujours 3 heures d'effort, même si le calendrier laisse plusieurs jours avant l'achèvement.
Les tâches à faire terminées créent un ensemble de référence pour le plan suivant. Contrôlez le travail terminé par type de tâche, responsable, notes de périmètre et écart. Un dépassement répété sur des tâches à faire similaires signifie que l'estimation standard doit augmenter ou que la tâche à faire doit être divisée en parties plus petites avant attribution.
Everhour sépare les taux de coût internes des taux facturables présentés au client, avec des taux par défaut par personne et des remplacements au niveau du projet lorsqu'un projet Basecamp nécessite une tarification différente. Les changements de taux datés conservent les anciens calculs liés au taux en vigueur, et le travail facturable peut être chiffré par projet, membre ou tâche.
Everhour synchronise les champs de projet, liste, tâche à faire, ID de tâche et statut Basecamp dans les rapports, afin que le temps enregistré puisse être contrôlé dans la même structure de travail. Les rapports peuvent comparer le temps suivi aux estimations de tâches et afficher les heures restantes ou au-delà de l'estimation pour le suivi.
Connectez les tâches à faire Basecamp aux taux de coût et taux facturables Everhour, aux enregistrements d'estimation et aux règles de temps facturable afin que les heures prévues deviennent des données d'entrée budgétaires avec un historique des taux daté et une facturation client plus propre dans Everhour.
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