Everhour ajoute un suivi intégré et des contrôles de facturation aux projets Basecamp, afin que le travail approuvé puisse avancer proprement vers la facturation.
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Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungLe calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
Un processus d'heures facturables commence avec le travail déjà organisé dans Basecamp : projets, listes de tâches à faire, tâches à faire, personnes assignées, dates d'échéance et statut d'achèvement. Le relevé de facturation nécessite une vue plus précise qu'une simple liste de tâches. Chaque entrée de temps doit relier la personne, la date, le projet Basecamp, la tâche à faire, la liste, les heures travaillées et une courte note lorsque l'entrée nécessite un contexte client.
La facturation client nécessite aussi une séparation visible entre le travail qui génère du chiffre d'affaires et le travail qui soutient le compte. La découverte, la production, la revue et la mise en œuvre peuvent être facturables selon l'accord. Les réunions de statut internes, le nettoyage administratif ou les reprises hors périmètre peuvent rester non facturables. Gardez les deux catégories visibles, car le temps non facturable explique la marge, la pression sur la dotation en personnel et pourquoi un projet a consommé plus d'effort que ce que montre la facture.
La configuration des taux détermine si les heures facturables se transforment en montant correct en dollars. Un projet Basecamp connecté à Everhour peut être configuré comme facturable, à forfait fixe ou non facturable. Les prestations en régie peuvent utiliser un taux horaire de projet ou des taux horaires par membre, et les taux personnalisés par tâche couvrent les cas où un type de travail spécifique est facturé différemment du reste du projet.
Les contrôles au niveau des tâches sont importants lorsqu'un même projet Basecamp contient du travail mixte. Un projet facturable peut tout de même inclure des tâches à faire marquées comme non facturables, afin que leurs heures restent dans les rapports sans augmenter le montant facturé au client. Pour les projets avec taux par membre, le taux de projet d'un employé spécifique peut être défini à 0 lorsque le travail de cette personne ne doit pas être facturé. Définissez ces règles avant la revue, car un nettoyage tardif transforme la facturation en estimation hasardeuse.
Un relevé défendable destiné au client montre plus qu'un total. Il montre qui a effectué le travail, quelle tâche à faire Basecamp ce travail concernait, la liste ou section à laquelle cette tâche appartenait, le statut de la tâche, la date, les heures et tout commentaire qui explique le montant facturé. Les rapports Basecamp d'Everhour peuvent inclure le projet, la tâche à faire, la liste, l'ID de tâche et le statut de la tâche, ce qui donne au contrôle de la facturation une piste d'audit fondée sur les tâches.
L'erreur courante consiste à masquer le travail non facturable avant la revue de la facture. Une facture propre peut exclure ce temps, mais le responsable du projet doit tout de même le voir. Comparez le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût par membre ou par tâche avant d'envoyer quoi que ce soit à la comptabilité. Cela permet de repérer les entrées sur la mauvaise tâche à faire, le travail enregistré après un changement de périmètre et les tâches qui nécessitent un taux personnalisé.
Un décompte ponctuel fonctionne lorsqu'un petit projet comporte quelques entrées, un seul taux et aucune étape d'approbation. Il cesse de fonctionner lorsque plusieurs personnes enregistrent du temps, que certaines tâches à faire Basecamp ne sont pas facturables, que les taux de tâche diffèrent ou que le client attend une ventilation ligne par ligne. À ce stade, le relevé de facturation nécessite des périodes verrouillées, des contrôles d'approbation, des rapports et une protection contre la facturation des mêmes heures deux fois.
Everhour transforme la transmission manuelle en processus piloté : le temps est suivi depuis Basecamp via l'extension de navigateur, soumis pour approbation, valorisé avec des taux de projet, de membre ou de tâche, et utilisé pour générer des factures à partir du temps et des dépenses facturables non facturés. Les heures approuvées peuvent être regroupées en lignes de facture par projet, tâche, personne, date ou autre ventilation disponible avant export vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Définissez d'abord le statut de facturation au niveau du projet, puis gérez les exceptions au niveau des tâches. Un projet peut être facturable, à forfait fixe ou non facturable dans Everhour. Dans un projet facturable, marquez certaines tâches à faire Basecamp comme non facturables lorsque leur temps doit rester dans les rapports sans augmenter la facture client.
Utilisez un taux de projet lorsque le client paie un prix horaire unique pour tout le projet. Utilisez les taux par membre lorsque différentes personnes facturent à des prix différents. Utilisez un taux personnalisé par tâche lorsqu'un type de travail spécifique sur un projet en régie a son propre prix de facturation.
Incluez le client ou le projet, la tâche à faire Basecamp, la liste ou section, la personne, la date, les heures, le statut de facturation, le taux, le montant facturable et toute note utile. Le rapport doit séparer le temps facturable et non facturable afin que le total de la facture reste clair, tout en permettant au responsable du projet de voir tout le travail réalisé pour ce compte.
Réutiliser du temps déjà facturé crée des facturations en double. Une fois le temps inclus dans une facture Everhour, il est marqué comme facturé afin qu'il n'apparaisse plus comme travail non facturé. Vérifiez le statut de la facture avant de créer la facture suivante, surtout lorsque les projets s'étendent sur plusieurs périodes de facturation.
Gardez les heures non facturables dans les rapports, car elles expliquent la rentabilité du projet et la santé du compte. Les exclure de la facture est différent de les supprimer de la revue. Le temps non facturable montre le soutien interne, les révisions hors périmètre de facturation et le travail qui réduit la marge même lorsque le montant facturé au client reste inchangé.
Everhour Overtimes prend en charge les limites d'heures supplémentaires quotidiennes et hebdomadaires, ainsi que les paliers heures normales, heures supplémentaires à 1,5x et heures supplémentaires doubles à 2x. Les administrateurs peuvent examiner les heures supplémentaires dans Team Hours et utiliser les calculs de paie fondés sur le coût horaire des employés et le temps suivi avant la facturation ou le contrôle de la paie.
Everhour Billing & Invoicing crée des factures à partir du temps facturable et des dépenses facturables non facturés, puis marque le temps inclus comme facturé. Ce statut empêche les mêmes heures approuvées d'apparaître dans de futurs brouillons de facture, tandis que le numéro de facture, la date d'émission, le montant et le statut restent visibles dans Everhour.
Suivez le travail Basecamp avec visibilité des heures supplémentaires, approbations, taux facturables et statut de facture dans Everhour, afin que la facturation client utilise des heures contrôlées plutôt qu'une feuille de calcul manuelle.
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