Les chefs de projet facturent à partir de SOW, de budgets et de jalons. Everhour garde le travail suivi prêt pour une facturation client plus nette.
Renseignez vos informations, ajoutez des lignes, puis cliquez sur Imprimer une fois prêt.
| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Une facture de chef de projet transforme les parties commerciales du plan de projet en une facture prête pour le client. Le point de départ est généralement le SOW, le devis ou le budget approuvé, la facture étant liée aux activités, livrables, calendrier, critères d'acceptation, responsabilités et conditions de paiement. Pour un chef de projet, la facture doit montrer le travail facturé, la période de facturation ou le jalon, et le montant dû.
Le format de facture relève principalement de la tenue des registres et du contrat pour les travaux ordinaires du secteur privé aux États-Unis. Les règles fiscales fédérales ne prescrivent pas un formulaire national de facture pour le secteur privé, et les États-Unis n'utilisent pas de régime national de facture de TVA ou de GST. Les factures restent importantes comme documents justificatifs indiquant les revenus, les dépenses et la source des recettes brutes.
La facturation des chefs de projet relève couramment de structures à prix fixe, en régie, à remboursement de coûts, avec acompte, par jalon ou selon un échéancier de paiement. Une facture à prix fixe facture le prix convenu pour un périmètre défini. Une facture en régie facture les heures de main-d'œuvre directe à des taux spécifiés, plus les coûts réels de matériaux, logiciels, déplacements ou équipements. Une facture à remboursement de coûts suit le contrat et reste normalement dans une limite approuvée.
Une facture de projet claire sépare le modèle de facturation de la description du travail. Par exemple, une facture de jalon peut indiquer : « Coordination de la livraison de la phase 2, jalon 2 sur 4, accepté le 15 mai 2026, 4 500 $. » Une ligne en régie peut indiquer : « Coordination de projet, 18 heures à 95 $ par heure, 1er-15 mai 2026. » Le client doit voir pourquoi le montant est dû sans relire tout le plan de projet.
Les chefs de projet doivent garder les lignes de facture proches de la structure budgétaire déjà approuvée par le client. Les lignes utiles comprennent la main-d'œuvre, les honoraires de consultants, les matières premières, les licences logicielles, les déplacements, l'équipement, les éléments fixes et les coûts divers. Pour un contrôle budgétaire plus strict, affectez les coûts de main-d'œuvre et de matériaux aux tâches de structure de découpage du projet et comparez le budget prévu aux dépenses réelles avant l'envoi de la facture.
L'erreur fréquente consiste à copier chaque tâche du tableau de projet dans la facture. Les clients ont besoin d'assez de détails pour vérifier le périmètre, l'avancement et les frais, pas d'un vidage opérationnel des tâches. Regroupez les petites tâches internes dans des catégories destinées au client, excluez l'administration non facturable des totaux facturables, et montrez clairement les exceptions lorsque le SOW autorise des déplacements remboursables, des logiciels spéciaux ou du travail supplémentaire approuvé par le client.
Une application de facturation gratuite suffit lorsque vous avez besoin d'un document pour un jalon défini, un petit projet à prix fixe ou une courte mission en régie. Elle doit vous laisser un numéro de facture clair, une date de facture, les coordonnées du client, les conditions de paiement, les lignes d'articles, le traitement fiscal le cas échéant et les instructions de paiement. Les conditions de paiement à réception, à nombre de jours net et de retard de paiement doivent correspondre au contrat.
Un flux de travail géré devient nécessaire lorsque le temps facturable suivi par client, projet, tâche ou personne alimente la facture. Everhour peut transformer le temps facturable non facturé et les dépenses en factures, exclure le travail non facturable, regrouper les lignes d'articles selon la structure attendue par le client et exporter les factures vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks sous forme de brouillons pour le suivi comptable.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Une facture de chef de projet doit suivre le SOW ou le devis accepté, car ce document définit les activités, livrables, calendrier, responsabilités, critères d'acceptation et conditions de paiement. La facture n'a pas besoin de répéter tout le SOW, mais elle doit relier chaque montant facturé au périmètre approuvé, au jalon, à la période de facturation ou à la catégorie de coût remboursable.
Un chef de projet peut demander un acompte avant le début du travail lorsque le contrat ou le devis accepté le permet. La facture doit libeller les frais comme un acompte, un paiement initial, une provision ou un paiement planifié, puis indiquer si le montant s'applique à un futur jalon, réduit le solde final ou couvre une période de travail définie.
Les factures de chef de projet utilisent couramment des conditions à réception ou à nombre de jours net, comme net 15, net 30 ou net 60. La facture doit indiquer clairement la date d'échéance ou la condition. Les conditions de retard de paiement sont des conditions contractuelles et doivent indiquer clairement la structure des frais, comme des frais fixes ou un pourcentage par période de retard.
Le traitement de la taxe sur les ventes aux États-Unis dépend des règles de l'État et locales, du nexus, de l'imposabilité du produit ou du service et du lieu de vente. Les États-Unis n'ont pas de régime national de facture de TVA ou de GST ni de taux national unique de taxe sur les ventes. Un chef de projet vendant des services taxables ou des articles taxables peut devoir s'inscrire à la taxe sur les ventes au niveau de l'État lorsque cela est requis.
Les factures de contrats fédéraux suivent les règles FAR lorsque le travail relève des marchés publics fédéraux. FAR 32.905 définit les champs d'une facture correcte, comme le nom et l'adresse du contractant, la date et le numéro de facture, les références du contrat ou de la commande, les descriptions, les quantités, les prix unitaires et les montants totaux par ligne, les conditions de paiement, les informations de règlement et les données TIN ou EFT lorsque les procédures de l'agence les exigent.
Everhour Reporting permet aux chefs de projet de créer des rapports avec plus de 45 colonnes, des regroupements, des filtres, des plages de dates et des exports en CSV, Excel/XLSX ou PDF. Un chef de projet peut examiner le temps facturable, le temps non facturable, les coûts, le chiffre d'affaires, le bénéfice, le statut de facture et les métadonnées du projet avant d'envoyer les factures client.
Everhour marque le temps comme facturé après son inclusion dans une facture, afin que le même temps non facturé n'apparaisse pas de nouveau dans une future facture. Ce flux de travail protège les chefs de projet qui facturent des provisions récurrentes, des factures de jalon et du travail en régie pour le même client.
Utilisez Everhour Reporting pour examiner le temps facturable, les coûts, le statut de facture et la performance du projet avant de facturer les clients, puis gardez les factures de projet liées à des données défendables.
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