Les factures de transport dépendent des détails d'expédition, des tarifs et des frais accessoires. Everhour transforme le travail facturable approuvé en factures.
Renseignez vos informations, ajoutez des lignes, puis cliquez sur Imprimer une fois prêt.
| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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La facturation transport commence par un document que l'expéditeur, le courtier, le transporteur ou le client peut associer à la mission. Incluez le numéro de facture, la date de facture, le nom du client, l'adresse de paiement, la date d'expédition, l'origine, la destination, le connaissement ou la référence de chargement, et les conditions de paiement. Pour le fret, la facture doit relier chaque frais au mouvement des marchandises, et pas seulement afficher un total de service forfaitaire.
Les transporteurs routiers pour compte d'autrui couverts soumis au 49 CFR Part 373 ont des champs de connaissement spécifiques pour les biens remis au transport dans le commerce interétatique ou étranger, notamment les noms de l'expéditeur et du destinataire, les extrémités de l'itinéraire, le nombre de colis, la description du fret, ainsi que le poids, le volume ou la mesure lorsqu'ils sont utilisés pour la tarification. Les contrats privés peuvent exiger plus de détails, comme des numéros de bon de commande, des numéros de remorque, des notes de détention, des références de preuve de livraison ou des justificatifs de supplément carburant.
Une ligne de facture de transport commence généralement par les frais de fret de base. Ajoutez clairement la base tarifaire, par exemple au mile, au quintal, au chargement forfaitaire, à la palette, à l'heure, à la journée ou selon une autre unité convenue. Une ligne simple peut indiquer : `Trajet principal, Chicago, IL vers Columbus, OH, 412 miles à 2,75 $ par mile`. Le client peut alors vérifier l'itinéraire, la quantité, le tarif et le montant étendu.
Les frais accessoires doivent avoir leurs propres lignes lorsqu'ils affectent la facture. Les factures de fret ou de dépenses des transporteurs de biens pour compte d'autrui couverts doivent inclure les tarifs exacts appliqués, le total des frais dus et les détails des frais de services spéciaux. Si la facture inclut de la détention, un hayon élévateur, une livraison à l'intérieur, du stockage, une réexpédition ou d'autres services spéciaux, indiquez la nature, le montant et les points de service pour chaque frais. Les suppléments carburant sont des conditions commerciales négociées en privé, et non une formule réglementée unique.
Les litiges de facturation de fret commencent souvent par des identifiants manquants. Un client peut retarder le paiement lorsque la facture ne comporte pas le numéro de connaissement, le numéro de chargement, le bon de commande, la date de livraison ou la référence de destination utilisée dans son système de réception. Les expéditions LTL nécessitent aussi un support précis pour la classe et la tarification, car les classes de fret NMFTA vont de 50 à 500, et une mauvaise classification peut créer des frais de reclassification ou des surprises de facturation.
Le calendrier de paiement mérite la même précision. Pour les transporteurs de biens pour compte d'autrui couverts et les transitaires de biens ménagers, la période de crédit standard commence le lendemain de la présentation de la facture de fret et est de 15 jours, sauf si une période tarifaire différente s'applique. Une période de crédit tarifaire ne peut pas dépasser 30 jours calendaires. Les expéditions prépayées des transporteurs routiers couverts doivent être facturées dans les 7 jours suivant la réception, et les expéditions en port dû dans les 7 jours suivant la livraison à destination, hors samedis, dimanches et jours fériés légaux.
Une facture ponctuelle gratuite fonctionne pour un chargement unique, une petite mission de transport ou un client qui a seulement besoin d'un PDF clair avec les références d'expédition, les tarifs, les frais accessoires et les instructions de paiement. Elle fonctionne aussi lorsque vous calculez les frais ailleurs et n'avez besoin que d'un document finalisé pour approbation, recouvrement ou archivage.
Un workflow géré est important lorsque le temps, les dépenses et le statut facturable alimentent la facture. Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable suivi et les dépenses en factures, calcule les montants à partir des tarifs tout en excluant les tâches non facturables, et prend en charge les paramètres client, les taxes, les remises, les conditions de paiement et la personnalisation des factures. Les factures peuvent être exportées vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks, avec synchronisation du statut, du numéro, de la date d'émission et du montant vers Everhour.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Une facture de transport doit identifier le client, le transporteur ou le fournisseur, le numéro de facture, la date de facture, la date d'expédition, l'origine, la destination, l'adresse de paiement, les conditions de paiement, la référence d'expédition, la base tarifaire, les frais exacts et le total dû. Les factures de fret incluent couramment les numéros de connaissement ou de chargement, les descriptions de colis ou de fret, les frais accessoires et les références de preuve de livraison lorsque le client les utilise pour approbation.
Les frais accessoires doivent apparaître comme des lignes de facture distinctes avec le nom du service, le montant et le contexte de la mission. Les factures de fret des transporteurs de biens pour compte d'autrui couverts qui incluent des services spéciaux doivent indiquer la nature et le montant de chaque frais de service spécial ainsi que les points où le service a été rendu. Des lignes claires réduisent les litiges concernant la détention, le hayon élévateur, le stockage, la réexpédition et les frais similaires.
Les États-Unis n'utilisent pas de régime national de facturation TVA ou GST. Les obligations de taxe sur les ventes et d'utilisation sont imposées par les États et les juridictions locales. Le traitement fiscal dépend du lien fiscal, du produit ou service, du lieu de vente et des règles étatiques ou locales. Les vendeurs qui réalisent des ventes taxables peuvent avoir besoin d'un enregistrement de taxe sur les ventes au niveau de l'État plutôt que d'un numéro de TVA ou de GST des États-Unis.
Les références d'expédition manquantes retardent le paiement parce que le client ne peut pas associer la facture au chargement, au connaissement, au bon de commande, au dossier de livraison ou à l'entrée de réception. Une facture claire doit relier chaque frais à l'expédition et montrer la base tarifaire convenue. Les frais accessoires ont aussi besoin de suffisamment de détails pour montrer le service, le montant et le lieu ou le point de service.
Les conditions de paiement du fret ne sont pas toujours de 15 jours. Pour les transporteurs de biens pour compte d'autrui couverts et les transitaires de biens ménagers, la période de crédit standard est de 15 jours, sauf si une période tarifaire différente s'applique. Les transporteurs peuvent publier des règles tarifaires avec des périodes de crédit différentes, mais ces périodes ne peuvent pas dépasser 30 jours calendaires. Les conditions contractuelles et de connaissement peuvent aussi affecter les frais de recouvrement et les remises.
Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable suivi et les dépenses en factures client, calcule les montants à partir des tarifs et exclut les tâches non facturables. Les dossiers client peuvent stocker les projets, les contacts, les taux de taxe, les remises et les conditions de paiement, puis les factures peuvent être exportées vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks avec synchronisation du statut de facture vers Everhour.
Suivez le travail de transport facturable, les dépenses, les tarifs et les conditions client dans Everhour, puis générez des factures qui transfèrent l'enregistrement de facturation vers la comptabilité avec moins de ressaisie manuelle.
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