La facturation du fret exige des détails au niveau de l'expédition et une gestion claire des tarifs. Everhour prend en charge les tarifs facturables derrière le workflow de facturation.
Renseignez vos informations, ajoutez des lignes, puis cliquez sur Imprimer une fois prêt.
| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Une facture de transport fournit au client un justificatif payable pour un chargement, un itinéraire, un affrètement, une livraison ou un service de fret terminé. Pour le travail de fret, la facture est généralement liée à un connaissement, aux détails d'enlèvement et de livraison, aux identifiants d'expédition et à la base tarifaire utilisée pour fixer le prix du mouvement. Une facture claire permet à la répartition, à la comptabilité et au client de faire correspondre la facture au travail réel sans rechercher des e-mails.
Pour les transporteurs routiers pour compte d'autrui couverts soumis à 49 CFR Part 373, le connaissement pour les biens remis dans le commerce interétatique ou étranger indique les noms de l'expéditeur et du destinataire, l'origine et la destination, le nombre de colis, la description du fret, ainsi que le poids, le volume ou la mesure lorsqu'ils sont utilisés pour la tarification. Ce détail source doit rester proche de l'enregistrement de facture, car il explique pourquoi les frais existent et comment le montant a été établi.
Une facture de fret ou de frais pour un transporteur de biens pour compte d'autrui couvert doit indiquer la date d'expédition, l'origine et la destination, les détails du fret ou des colis, les tarifs exacts appliqués, le total des frais dus, les détails des frais de services spéciaux, les transporteurs participants, les points de transfert et l'adresse de paiement ou de l'établissement principal. Une facture pratique pour un client de transport inclut aussi le numéro de facture, la date d'émission, les conditions de paiement, le numéro de commande ou de chargement, et la personne ou le service responsable du paiement.
Les lignes doivent séparer les frais de fret de base des frais accessoires et des services spéciaux. Une ligne utile pourrait indiquer : transport principal, Chicago à Dallas, 18 palettes, 22 400 livres, tarif par hundredweight, frais de fret totaux. Des lignes distinctes peuvent couvrir le service de hayon élévateur, l'immobilisation, la livraison à l'intérieur, les frais de lumper ou d'autres frais convenus. Si une surcharge carburant s'applique, indiquez la méthode ou le montant convenu, car l'EIA ne calcule, n'évalue ni ne réglemente les surcharges de carburant diesel.
Le calendrier de paiement du transport dépend souvent du statut du transporteur, des règles tarifaires, des conditions du connaissement et du contrat client. Pour les transporteurs de biens pour compte d'autrui couverts et les transitaires de biens ménagers, la période de crédit standard commence le jour suivant la présentation de la facture de fret et dure 15 jours, sauf si une période tarifaire différente s'applique. Les périodes de crédit tarifaires publiées peuvent différer de la période standard, mais elles ne peuvent pas dépasser 30 jours calendaires.
Les factures de fret des transporteurs routiers couverts ont aussi des règles de calendrier de présentation. Les expéditions prépayées doivent être facturées dans les 7 jours suivant la réception de l'expédition, et les expéditions en port dû dans les 7 jours suivant la livraison à destination, hors samedis, dimanches et jours fériés légaux. Les frais de service ou de recouvrement pour paiement tardif doivent s'appuyer sur les règles tarifaires ou les conditions contractuelles du connaissement, avec le montant exact en dollars, le pourcentage spécifié, les limites de crédit, les remises et les pénalités indiqués clairement.
Un outil de facturation ponctuel suffit lorsque vous avez besoin d'une seule facture de fret pour une expédition terminée, d'un petit lot de tâches de livraison ou d'un client qui a seulement besoin d'un PDF avec les détails d'expédition et de tarif. Il fonctionne bien lorsque la base de facturation est déjà définitive, que les frais accessoires sont connus et que les conditions de paiement proviennent directement du contrat, du tarif ou du connaissement.
Un workflow géré devient nécessaire lorsque le travail de répartition, le temps facturable, les surcharges carburant, les validations de frais accessoires et les tarifs propres aux clients changent selon les projets ou les couloirs. Everhour sépare les coûts internes des tarifs facturables destinés au client, prend en charge les valeurs par défaut par personne et les remplacements par projet, conserve l'historique daté des tarifs et valorise le travail facturable par projet, membre ou tâche. Cette structure garde la facturation du transport liée à l'enregistrement du travail au lieu d'être reconstruite manuellement en fin de mois.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Une facture de transport doit afficher la date d'expédition, l'origine et la destination, les détails du client ou du payeur, le numéro de chargement ou de référence, la description du fret, la quantité ou le nombre de colis, la mesure de tarification, les tarifs exacts, les frais accessoires et le total dû. Pour les transporteurs de biens pour compte d'autrui couverts, les règles fédérales applicables aux transporteurs routiers exigent des champs précis sur la facture de fret ; l'enregistrement de facture doit donc conserver ces détails.
Les surcharges carburant ne suivent pas une formule fédérale unique. L'EIA indique qu'elle ne calcule, n'évalue ni ne réglemente les surcharges de carburant diesel. Les expéditeurs et les entreprises de transport négocient les méthodes de surcharge en privé, souvent en utilisant les données hebdomadaires de prix de détail du diesel de l'EIA dans des formules propres à l'entreprise. La facture doit afficher le montant ou la méthode de surcharge convenu afin que le client puisse le vérifier.
Les États-Unis n'utilisent pas de régime national de facture avec TVA ou GST. Les règles de taxes de vente et d'utilisation des États et des collectivités locales s'appliquent lorsque la transaction est taxable, et le résultat dépend du nexus, du service ou du produit vendu, du taux de l'État et local, et du lieu de vente. La taxabilité des services varie aussi selon l'État et le type de service.
Les litiges de facturation du fret commencent souvent lorsque les conditions de la facture entrent en conflit avec le tarif, le connaissement ou le contrat client. Pour les transporteurs de biens pour compte d'autrui couverts et les transitaires de biens ménagers, la période de crédit standard est de 15 jours, sauf si une période tarifaire différente s'applique, et une période de crédit tarifaire ne peut pas dépasser 30 jours calendaires. Les frais de retard doivent aussi avoir un fondement indiqué.
La classe de fret LTL peut modifier la facture lorsque l'expédition est mal classée. La National Motor Freight Classification de la NMFTA attribue des classes LTL de 50 à 500 en fonction de la densité, de la manutention, de l'arrimage et de la responsabilité. Une mauvaise classe peut entraîner des frais de reclassement ou des litiges client ; la facture doit donc relier la classe à la description de l'expédition et aux détails de tarification.
Everhour sépare les coûts des tarifs facturables, afin qu'une équipe de transport puisse comparer le coût interne de la main-d'œuvre avec les frais destinés au client. Les membres peuvent avoir des tarifs par défaut, les projets individuels peuvent remplacer ces tarifs, et les changements de tarifs datés préservent les anciens calculs lorsque les prix changent en milieu d'année ou entre des contrats clients.
Everhour peut transformer le temps facturable et les dépenses suivis en factures, puis calculer les montants à partir des tarifs, du temps et des dépenses facturables tout en excluant le travail non facturable. Les lignes de facture peuvent être groupées par structures telles que projet, tâche, personne ou date, ce qui prend en charge les formats de facturation du transport propres aux clients.
Suivez le travail de transport approuvé avec les tarifs, les changements datés et les remplacements par projet dans Everhour, puis transférez des totaux facturables exacts dans les factures sans reconstruire manuellement l'enregistrement des frais.
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