Les factures de sous-traitants reposent souvent sur la facturation à l'avancement, la retenue de garantie et les ordres de modification. Everhour garde les données de facturation des projets bien organisées.
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Une facture de sous-traitant nécessite généralement plus qu'une ligne de main-d'œuvre et un total. La facturation dans la construction suit couramment des jalons ou un pourcentage d'achèvement ; la facture doit donc relier le montant actuel au contrat, aux travaux approuvés et au solde restant. Un entrepreneur général ou un maître d'ouvrage a besoin d'assez de détails pour rapprocher la facture du contrat de sous-traitance, du bon de commande, du bordereau de valeurs et des dossiers du chantier.
Utilisez la facture pour présenter clairement la demande de paiement : montant du contrat initial, ordres de modification approuvés, facturations antérieures, montant actuel dû, retenue de garantie conservée et solde restant. Ajoutez le nom de votre entreprise, les informations du client, le numéro de facture, la date d'émission, les conditions de paiement, le nom du chantier, l'adresse du chantier et les instructions de règlement. Aux États-Unis, les factures du secteur privé ne suivent pas un format fédéral prescrit unique, mais elles soutiennent tout de même les registres commerciaux.
La facturation à l'avancement fonctionne mieux lorsque chaque ligne de facture correspond à un bordereau de valeurs. Un sous-traitant en béton peut lister la mobilisation, le coffrage, le ferraillage, la mise en place, la finition et le nettoyage comme valeurs distinctes. Chaque ligne peut afficher la valeur prévue, le pourcentage achevé, le montant gagné à ce jour, le montant déjà facturé, le montant actuel dû et le solde restant à facturer.
Les ordres de modification approuvés doivent être placés en dehors de la ligne du contrat initial, sauf si le contrat indique le contraire. Une ligne distincte d'ordre de modification garde le périmètre initial clair et donne au réviseur un lien direct entre l'approbation et la facture. Le traitement de la taxe sur les ventes et l'utilisation dépend des règles étatiques et locales, du nexus, et du caractère taxable du produit ou du service dans cette juridiction. Les États-Unis n'utilisent pas de régime national de facturation avec TVA ou GST.
Les facturations à l'avancement dans la construction incluent souvent une retenue de garantie, couramment de 5 % à 10 % retenus sur le projet total ou sur chaque valeur d'avancement jusqu'à l'achèvement. Sur les contrats de construction fédéraux aux États-Unis, la retenue de garantie ne peut être conservée que lorsque l'avancement satisfaisant n'a pas été atteint, ne peut pas dépasser 10 % du montant estimé approuvé, et les montants retenus doivent être payés rapidement une fois toutes les exigences contractuelles remplies.
Le calendrier des renonciations au privilège mérite la même attention que le total de la facture. Les renonciations sont couramment regroupées en renonciations conditionnelles et inconditionnelles pour les paiements à l'avancement et les paiements finaux. Une renonciation doit identifier les travaux, matériaux et projet spécifiques liés au paiement. Traitez une renonciation inconditionnelle comme une libération finale, car en signer une avant que le paiement soit encaissé peut créer un risque si le paiement est retardé ou échoue.
Un outil de facturation gratuit suffit pour une facture ponctuelle lorsque le chantier est simple, que le périmètre approuvé est clair et que les justificatifs existent déjà. Il convient à une facture d'avancement unique, à une demande de solde final ou à une petite facture d'ordre de modification lorsque vous avez seulement besoin d'un PDF propre et d'un enregistrement pour vos dossiers.
Un workflow géré compte lorsque plusieurs équipes, chantiers, taux et périodes de facturation alimentent la facture. Les rapports Everhour transforment le temps enregistré, les budgets, les coûts et les données de projet en rapports personnalisables avec 45+ colonnes, regroupements, filtres, plages de dates et exports. Cela donne aux sous-traitants une piste plus solide entre le temps terrain, le coût du projet et la révision de la facture.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Une facture de sous-traitant doit inclure les informations de votre entreprise et du client, le numéro de facture, la date d'émission, le nom du chantier, l'adresse du chantier, la référence du contrat ou du bon de commande, les conditions de paiement, les lignes d'articles, le montant actuel dû, la retenue de garantie, les facturations antérieures, les ordres de modification approuvés et les détails de règlement. Les facturations à l'avancement affichent généralement aussi le montant du contrat, le montant facturé à ce jour, le pourcentage d'achèvement et le solde restant.
Les sous-traitants facturent couramment par jalon lorsque le contrat définit des déclencheurs de paiement spécifiques, comme l'achèvement du gros œuvre technique ou l'inspection finale. La facturation au pourcentage d'achèvement convient aux travaux mesurés par rapport à un bordereau de valeurs, où chaque tâche ou phase a une valeur contractuelle attribuée. Utilisez la méthode indiquée dans le contrat de sous-traitance, car la facture doit correspondre à l'échéancier de paiement convenu avant le début des travaux.
La retenue de garantie apparaît lorsque le contrat l'exige ou que le processus de paiement du projet l'utilise. Les facturations à l'avancement dans la construction retiennent souvent 5 % à 10 % sur chaque valeur d'avancement ou sur le projet total jusqu'à l'achèvement. Pour les contrats de construction fédéraux aux États-Unis, la retenue de garantie a un maximum de 10 % et ne s'applique que lorsque l'avancement satisfaisant n'a pas été atteint.
Les ordres de modification approuvés peuvent apparaître sur la même facture d'avancement lorsqu'ils sont clairement séparés de la valeur du contrat initial. Indiquez le numéro de l'ordre de modification, la date ou la référence d'approbation, la description et le montant. Les travaux non approuvés ne doivent pas être enfouis dans une ligne de facture ordinaire, car cela rend la révision plus difficile et crée un risque de litige de paiement.
Une facture de sous-traitant aux États-Unis n'a pas besoin d'une ligne nationale de TVA ou de GST, car les États-Unis n'utilisent pas de régime national de facturation avec TVA ou GST. Les obligations de taxe sur les ventes et l'utilisation proviennent des règles étatiques et locales. Le caractère taxable dépend du nexus, du lieu de vente et du fait que le service, la charge de main-d'œuvre, le matériau ou le produit spécifique soit taxable.
Les rapports Everhour transforment le temps enregistré, les budgets, les coûts et les données de projet en rapports personnalisables avec 45+ colonnes, regroupements, filtres, plages de dates et exports. Un sous-traitant peut examiner le temps facturable, le coût du projet, le client, le membre, la tâche et les détails de statut de facture avant de préparer une facture d'avancement ou un dossier justificatif.
Utilisez les rapports Everhour pour organiser le temps, les coûts, les budgets et les détails de facturation des sous-traitants avant la révision de la facture, afin que les dossiers de projet approuvés soutiennent une facturation client plus claire.
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