Les heures des sous-traitants influencent les factures, les validations et les coûts de mission, et Everhour ajoute des contrôles d'équipe pour un suivi reproductible.
Saisissez vos heures d'arrivée et de départ pour chaque jour. Les heures supplémentaires et le salaire brut sont calculés automatiquement.
| Jour | Arrivée | Début de pause | Fin de pause | Pause | Départ | Total |
|---|
Le calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Mesure
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Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
Utilisez cette page pour transformer le temps des sous-traitants en un registre qui prend en charge la facturation, la revue de projet et la revue de la paie. Le résultat exploitable est un registre au niveau de la ligne, avec les heures de main-d'œuvre directe rattachées au bon code de mission ou de projet, à la catégorie de main-d'œuvre contractuelle, au taux horaire applicable et aux justificatifs qui soutiennent l'entrée.
Pour les travaux en temps et matériaux ou en heures de main-d'œuvre, la main-d'œuvre facturable utilise généralement les heures de main-d'œuvre directe multipliées par le taux horaire contractuel applicable, y compris la main-d'œuvre de sous-traitants admissible lorsque le contrat l'autorise. Une entrée propre sépare également la main-d'œuvre des matériaux remboursables, de certains sous-contrats, des déplacements, de l'utilisation informatique, des autres coûts directs et des coûts indirects applicables si le contrat inclut ces éléments.
Commencez par les champs qui rendent une entrée de temps exploitable : nom du travailleur, date, code de mission ou de projet, élément de travail, catégorie de main-d'œuvre, heures de main-d'œuvre directe, taux horaire contractuel et statut de validation. Ajoutez une courte note qui identifie la tâche sans collecter d'informations personnelles ou sensibles inutiles. Les entreprises américaines qui traitent des informations personnelles doivent éviter les pratiques déloyales ou trompeuses au titre de la Section 5 du FTC Act.
Une ligne de bon ou de facture peut lister le code de mission, l'élément de travail défini, la catégorie de main-d'œuvre approuvée, les heures de main-d'œuvre directe, le taux horaire contractuel et la référence liée aux matériaux ou aux coûts directs. Les bons fédéraux en temps et matériaux ou en heures de main-d'œuvre peuvent nécessiter des registres individuels quotidiens du temps par mission, des registres de qualification par catégorie de main-d'œuvre ou des justificatifs approuvés par le contracting officer ; l'entrée doit donc avoir un registre source derrière elle.
Le choix du taux crée des questions de revue évitables pour les factures de sous-traitants. Les taux horaires des contrats fédéraux en temps et matériaux incluent les salaires, les coûts indirects, les frais généraux et administratifs, ainsi que le profit. Le taux attribué à la catégorie de main-d'œuvre compte autant que le nombre d'heures enregistrées, car le montant facturable provient du taux contractuel appliqué aux heures de main-d'œuvre directe.
Les heures supplémentaires nécessitent un traitement séparé avant la facturation. En vertu de la clause fédérale sur le temps et les matériaux, les taux horaires ne changent généralement pas simplement parce que le travail est effectué en heures supplémentaires, sauf si le barème prévoit des taux d'heures supplémentaires, et le remboursement de la prime d'heures supplémentaires nécessite une approbation lorsque cela s'applique. Les bons fédéraux en temps et matériaux ou en heures de main-d'œuvre ne peuvent généralement pas être soumis plus d'une fois toutes les deux semaines, bien que les petites entreprises puissent recevoir des paiements plus fréquents.
Un outil de suivi ponctuel fonctionne pour une mission courte, une seule facture ou un récapitulatif rapide de la main-d'œuvre directe par code de mission. Il suffit lorsqu'une personne peut vérifier les entrées, que le contrat comporte des règles de taux simples et que les justificatifs existent déjà dans les registres quotidiens de mission ou les feuilles de temps approuvées.
Un workflow géré devient nécessaire lorsque plusieurs travailleurs soumettent du temps, que des superviseurs valident les entrées, que les périodes doivent être verrouillées ou que les affectations de projet changent selon la mission. Everhour Team Management convient à ce workflow de plus long terme pour les équipes de sous-traitants en combinant contrôles de validation, règles de verrouillage, correction du temps par un administrateur et affectations de projet fondées sur les rôles sous des paramètres par défaut de politique d'équipe partagée.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Aucun système universel de suivi du temps aux États-Unis ne s'applique à chaque sous-traitant. Si une entreprise sous-traitante est un employeur couvert, elle doit tenir des registres FLSA précis pour les employés non exemptés, et la FLSA autorise toute méthode complète et exacte. Les contrats peuvent ajouter des exigences de preuve plus strictes, y compris des registres individuels quotidiens du temps par mission pour les bons fédéraux en temps et matériaux ou en heures de main-d'œuvre.
Une entrée exploitable identifie la personne, la date, le code de mission ou de projet, l'élément de travail, la catégorie de main-d'œuvre, les heures de main-d'œuvre directe, le taux horaire contractuel et le statut de validation. Les registres en temps et matériaux ont également besoin de liens vers les matériaux, les déplacements, l'utilisation informatique, les autres coûts directs et les coûts indirects applicables lorsque le contrat rend ces éléments remboursables.
Les règles fédérales en temps et matériaux traitent les heures supplémentaires avec prudence. Les taux horaires n'augmentent généralement pas simplement parce que le travail est effectué en heures supplémentaires, sauf si le barème du contrat prévoit des taux d'heures supplémentaires, et le remboursement de la prime d'heures supplémentaires nécessite une approbation lorsque cela s'applique. Un sous-traitant doit libeller les heures supplémentaires séparément afin que le réviseur puisse appliquer le barème du contrat et les conditions d'approbation.
Les bons fédéraux en temps et matériaux ou en heures de main-d'œuvre ne peuvent généralement pas être soumis plus d'une fois toutes les deux semaines. Les petites entreprises peuvent recevoir des paiements plus fréquents. Les conditions du contrat, les instructions de l'agence et les procédures de facturation approuvées contrôlent toujours le workflow de soumission réel ; gardez donc les registres quotidiens du temps prêts avant la clôture de la période du bon.
Si l'entreprise sous-traitante emploie des travailleurs non exemptés couverts par les dispositions de la FLSA sur le salaire minimum ou les heures supplémentaires, les registres de paie doivent inclure les heures travaillées chaque jour et le total des heures travaillées chaque semaine de travail. Les employés non exemptés couverts doivent recevoir des heures supplémentaires après 40 heures dans une semaine de travail de 168 heures à un taux au moins égal à 1,5 fois le taux régulier. Les employeurs doivent conserver les registres de paie pendant au moins trois ans et les registres de base du temps et des gains pendant au moins deux ans.
Everhour Team Management donne aux administrateurs un workflow de validation et des règles de verrouillage afin que les heures soumises par les sous-traitants puissent être examinées, corrigées par un administrateur si nécessaire et protégées après validation. Les affectations de projet et les rôles permettent aux travailleurs de suivre le temps uniquement sur les missions auxquelles ils sont affectés.
Passez de journaux d'heures ponctuels à un workflow de validation contrôlé. Everhour Team Management ajoute un workflow de validation, des règles de verrouillage et la correction du temps par un administrateur pour des validations du temps des sous-traitants plus propres.
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