Everhour relie le temps des projets Basecamp aux budgets, aux taux, à la capacité et aux alertes pour le travail client des agences.
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Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungLe calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
Définissez un budget, attribuez des tarifs et soyez alerté avant de le dépasser.
Mesure
Suivez votre budget par le temps ou par les coûts
Tous les rapports dont vous avez besoin — configurés à votre façon, toujours à jour.
Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
Utilisez cette page lorsqu'une agence a besoin d'une lecture rapide du budget sur du travail client organisé dans Basecamp. L'objectif pratique consiste à rattacher chaque liste de tâches ou tâche à un projet budgété, à enregistrer le temps réellement passé sur ce travail, et à voir si les heures ou l'argent restants correspondent encore au plan avant la prochaine mise à jour client.
Pour le travail d'agence, la question du budget commence généralement par la forme du contrat. Un contrat de services récurrent nécessite une limite récurrente, un projet à prix fixe nécessite un plafond lié au périmètre, et une mission en régie nécessite des taux qui transforment le temps enregistré en coût ou en montant facturable. Le rapport doit afficher le budget prévu, réel et restant sans obliger un chef de projet à reconstruire les totaux dans une feuille de calcul.
Commencez par utiliser le projet Basecamp comme conteneur budgétaire. Gardez le travail client organisé par projet, liste et tâche, puis définissez l'objectif budgétaire en heures ou en argent. Pour les budgets en argent, attribuez le modèle de taux qui correspond à l'accord : taux horaire du projet, taux par membre, prix fixe, travail non facturable ou taux personnalisés par tâche pour certaines tâches en régie.
Une vue budgétaire utile distingue trois chiffres : prévu, réel et restant. Le prévu vient du budget ou de l'estimation, le réel vient des saisies de temps approuvées ou prêtes pour contrôle, et le restant indique la marge disponible avant que l'équipe ait besoin d'une décision relative au périmètre, à la dotation en personnel ou au client. Les taux de coût indiquent le coût de main-d'œuvre interne ; les taux facturables indiquent le montant facturé au client.
Les dépassements d'agence restent cachés lorsque les équipes n'examinent les totaux qu'en fin de mois. Définissez des seuils d'alerte avant le début du projet, puis choisissez des pourcentages correspondant au risque du projet. Un administrateur peut utiliser 50 % pour une courte phase de découverte lorsque le premier avertissement doit laisser de la place à une décision sur le périmètre, ou 80 % pour un contrat de services récurrent plus important lorsque l'équipe a besoin d'un point de contrôle plus tardif. Des seuils personnalisés couvrent les projets avec un rythme de revue différent.
Examinez les dépassements par type de travail plutôt qu'uniquement par total d'heures. Une liste de stratégie client, des tâches de production et des tâches de révision peuvent toutes consommer le budget différemment. Le rapport utile garde disponibles le projet Basecamp, la tâche, la liste, l'ID de tâche et le statut de la tâche afin qu'un responsable de compte puisse voir si le dépassement vient d'un nouveau périmètre, d'erreurs d'estimation ou de changements de taux.
Un contrôle budgétaire ponctuel suffit lorsque l'agence a besoin d'une lecture rapide du statut avant une réunion. Saisissez le plan actuel, collectez le dernier temps enregistré, examinez le budget restant et envoyez la mise à jour. Ce processus fonctionne pour un petit projet avec un seul décideur et une fenêtre de temps courte.
Le travail client récurrent nécessite un processus encadré. Everhour peut intégrer des contrôles de suivi du temps dans Basecamp via l'extension de navigateur, transférer les projets, listes et tâches dans les rapports, comparer le travail planifié et effectué, et envoyer des e-mails de budget aux seuils définis par l'administrateur. Le temps contrôlé alimente ensuite les vues de budget, de coût et de facturation sans reconstruire le même rapport de statut chaque semaine.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Commencez par utiliser le projet Basecamp comme conteneur du budget client, puis utilisez les listes et les tâches pour le détail du périmètre. Les agences doivent éviter de traiter chaque tâche comme son propre objet budgétaire. Le détail par tâche fonctionne mieux via les estimations, le temps enregistré, le statut de la tâche et le coût déclaré, tandis que l'objectif budgétaire reste au niveau du projet ou du client.
Une revue hebdomadaire doit afficher les heures ou les honoraires prévus, le temps réellement enregistré, le coût interne, le montant facturable, le budget restant et les tâches qui font varier l'écart. Regroupez la vue par projet Basecamp, liste, tâche et personne lorsque le responsable doit expliquer le chiffre au client ou ajuster la dotation en personnel avant que le budget soit épuisé.
Le coût est sous-estimé lorsque les taux facturables remplacent les taux de coût internes, que le travail non facturable disparaît de la revue, ou que les saisies manuelles tardives manquent la période de reporting. Gardez les taux de coût séparés des taux appliqués au client, incluez le temps non facturable dans la revue opérationnelle, et verrouillez les périodes contrôlées uniquement après que l'équipe a corrigé les saisies manquantes.
Un administrateur doit définir la première alerte au moment où une vraie décision reste possible. Utilisez un seuil précoce pour la découverte, un périmètre risqué ou une fenêtre budgétaire courte ; utilisez un seuil plus tardif pour les contrats de services récurrents stables avec un travail prévisible. Les pourcentages personnalisés gardent l'avertissement aligné sur le rythme de revue de l'agence.
Saisissez le temps depuis le contexte du projet, sur la tâche qui représente le travail. Les contrôles intégrés au navigateur gardent la saisie liée au projet Basecamp, à la liste, à la tâche, à l'ID de tâche et au statut de la tâche. Les contrôles intégrés nécessitent l'extension de navigateur, donc les équipes utilisant les applications natives Basecamp ont besoin d'un chemin de saisie distinct.
Everhour Resource Planning affiche les affectations sur des plannings visuels avec des vues par membre et par projet, la capacité hebdomadaire, les écarts de disponibilité et les congés planifiés. Les responsables de projet comparent la capacité planifiée avec le temps réellement suivi sur les projets Basecamp avant d'ajouter du travail, afin que la revue budgétaire reflète les heures consommées et la capacité restante de l'équipe.
Everhour peut configurer les projets Basecamp avec un taux horaire, un prix fixe ou un statut non facturable, puis envoyer des e-mails de budget automatiques à 50 %, 80 % ou à un seuil personnalisé choisi par un administrateur. La même configuration prend en charge les tâches non facturables et les taux personnalisés par tâche, de sorte que les totaux d'alerte suivent les règles de facturation du projet.
Utilisez Everhour Resource Planning pour comparer la capacité planifiée avec le temps réellement suivi sur les projets Basecamp, tenir compte des écarts de disponibilité et des congés, et garder les décisions budgétaires d'agence liées à la charge de travail réelle.
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